一、制度引言為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，確保檔案資料的完整保存、安全管理及高效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本檔案管理制度。本制度適用于企業(yè)各部門(mén)及所屬單位在經(jīng)營(yíng)、管理、研發(fā)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，涵蓋文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、人事、聲像等不同類(lèi)型，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理提升檔案的憑證價(jià)值與利用效能。二、管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)企業(yè)設(shè)立檔案管理部門(mén)（如行政部或獨(dú)立檔案科），統(tǒng)籌檔案管理體系建設(shè)：制定檔案管理細(xì)則、流程及分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展檔案工作；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，監(jiān)督各部門(mén)檔案收集、整理、移交的合規(guī)性；審核檔案質(zhì)量，協(xié)調(diào)檔案的保管、利用與保密工作；牽頭檔案鑒定、銷(xiāo)毀及數(shù)字化建設(shè)等專(zhuān)項(xiàng)工作。（二）各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理：按要求收集、整理本部門(mén)工作中形成的文件，定期移交至檔案管理部門(mén)；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檢查、培訓(xùn)及檔案利用工作；對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保歸檔文件與業(yè)務(wù)活動(dòng)一致。（三）檔案管理員要求檔案管理員需具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案法規(guī)及數(shù)字化管理工具：執(zhí)行檔案管理制度，完成檔案的收集、整理、編目、保管等基礎(chǔ)工作；維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)與權(quán)限管控；提供檔案利用服務(wù)，登記借閱、復(fù)制等使用情況；參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀及應(yīng)急處置工作。三、檔案分類(lèi)與整理規(guī)范（一）分類(lèi)原則檔案按職能、項(xiàng)目、類(lèi)型綜合分類(lèi)，常見(jiàn)類(lèi)別及規(guī)則如下：文書(shū)檔案：按“年度-部門(mén)-業(yè)務(wù)類(lèi)型”分類(lèi)（如“2023-行政部-規(guī)章制度”）；會(huì)計(jì)檔案：按“年度-檔案類(lèi)型”分類(lèi)（如“2023-會(huì)計(jì)憑證/會(huì)計(jì)賬簿”）；科技檔案：按“項(xiàng)目-階段-文件類(lèi)型”分類(lèi)（如“XX研發(fā)項(xiàng)目-設(shè)計(jì)階段-圖紙”）；人事檔案：按“個(gè)人-檔案類(lèi)別”分類(lèi)（如“張三-履歷/考核材料”）；聲像檔案：按“主題-介質(zhì)類(lèi)型”分類(lèi)（如“產(chǎn)品宣傳-照片/視頻”）。（二）整理流程1.文件組卷：以“件”為單位整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，確保文件完整、無(wú)缺頁(yè)；2.編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)包含“年度+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”（如“2023-WS-001”，WS為文書(shū)檔案代碼）；3.目錄編制：檔案目錄需記錄檔號(hào)、題名、形成日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者等核心信息，紙質(zhì)與電子目錄同步更新。四、歸檔要求與流程（一）歸檔范圍企業(yè)各部門(mén)在工作中形成的有保存價(jià)值的文件均需歸檔，包括但不限于：文書(shū)類(lèi)：合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、對(duì)外發(fā)文等；會(huì)計(jì)類(lèi)：記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；科技類(lèi)：研發(fā)圖紙、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等；人事類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、勞動(dòng)合同、職稱(chēng)評(píng)審材料、離職手續(xù)等；聲像類(lèi)：會(huì)議照片、宣傳視頻、產(chǎn)品實(shí)拍、重要活動(dòng)影像等。（二）歸檔時(shí)間日常文件：次年第一季度前完成歸檔（如2023年文件需在2024年3月底前移交）；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔（如XX研發(fā)項(xiàng)目驗(yàn)收后30日內(nèi)移交）；人事檔案：?jiǎn)T工離職手續(xù)辦結(jié)后15日內(nèi)完成檔案移交或轉(zhuǎn)出。（三）歸檔質(zhì)量要求紙質(zhì)檔案：字跡清晰、無(wú)涂改，文件材料需為原件（確無(wú)原件的復(fù)印件需注明原因）；電子檔案：格式規(guī)范（如PDF、DOC、JPG、MP4等），元數(shù)據(jù)完整（含創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任者、版本號(hào)），與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致；聲像檔案：視頻、音頻需清晰可辨，照片需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物及事件背景。五、檔案保管與利用規(guī)則（一）保管條件庫(kù)房環(huán)境：溫度控制在14-24℃，濕度45%-60%，遠(yuǎn)離水源、熱源及強(qiáng)磁場(chǎng)；安全設(shè)施：安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控系統(tǒng)、滅火器、防蟲(chóng)藥（如樟腦丸），檔案柜需牢固、防潮；電子檔案存儲(chǔ)：采用專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲(chǔ)，定期進(jìn)行病毒查殺與系統(tǒng)維護(hù)。（二）保管期限檔案保管期限分為永久和定期（如3年、5年、10年等），參考《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行：永久保管：企業(yè)章程、重大合同、年度審計(jì)報(bào)告、員工人事檔案等；定期保管：部門(mén)工作總結(jié)（3年）、項(xiàng)目過(guò)程文件（5年）、普通業(yè)務(wù)憑證（10年）等。（三）利用流程1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱；借出檔案需在7個(gè)工作日內(nèi)歸還（特殊情況可申請(qǐng)續(xù)借）；2.檔案復(fù)制：需復(fù)制檔案時(shí)，填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核后提供，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)制件”字樣及用途；3.電子檔案利用：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢，不同崗位設(shè)置差異化權(quán)限（如普通員工可查閱公開(kāi)類(lèi)檔案，管理人員可查閱部門(mén)級(jí)檔案）。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定小組組成由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)代表組成檔案鑒定小組，每5年開(kāi)展一次檔案鑒定（或根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整周期）。（二）鑒定與銷(xiāo)毀流程1.鑒定評(píng)估：鑒定小組對(duì)到期檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出“繼續(xù)保管”或“銷(xiāo)毀”意見(jiàn)；2.審批流程：銷(xiāo)毀意見(jiàn)需報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重要檔案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議；3.銷(xiāo)毀執(zhí)行：編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明檔號(hào)、題名、數(shù)量等信息，由2名以上監(jiān)銷(xiāo)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，《銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久存檔。七、保密與安全管理（一）保密措施借閱涉及商業(yè)秘密、人事隱私的檔案，需簽訂《保密協(xié)議》，明確保密責(zé)任與期限；電子檔案采用加密存儲(chǔ)（如AES加密），傳輸過(guò)程需通過(guò)VPN或企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，禁止通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸；定期審核檔案利用權(quán)限，離職人員需及時(shí)注銷(xiāo)系統(tǒng)賬號(hào)。（二）安全應(yīng)急庫(kù)房安全：每月檢查溫濕度、消防設(shè)施、防盜系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改；數(shù)據(jù)備份：電子檔案每月進(jìn)行增量備份，每年進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)（如云端或異地服務(wù)器）；災(zāi)難預(yù)案：制定火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)情況的應(yīng)急處置預(yù)案，每年組織1次演練。八、附則本制度由企業(yè)檔案管