中小企業(yè)進(jìn)銷存管理系統(tǒng)需求文檔一、項(xiàng)目背景與需求概述（一）項(xiàng)目背景中小企業(yè)在采購(gòu)、銷售、庫(kù)存環(huán)節(jié)的管理效率直接影響資金周轉(zhuǎn)與盈利水平。當(dāng)前多數(shù)企業(yè)依賴手工臺(tái)賬或簡(jiǎn)單Excel記錄，存在數(shù)據(jù)滯后（庫(kù)存更新不及時(shí)導(dǎo)致超賣/積壓）、流程脫節(jié)（采購(gòu)與庫(kù)存信息不互通，重復(fù)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)高）、核算誤差（人工統(tǒng)計(jì)成本耗時(shí)且易出錯(cuò)）等痛點(diǎn)。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)張，傳統(tǒng)管理方式已無(wú)法滿足精細(xì)化運(yùn)營(yíng)需求，亟需一套集成化、智能化的進(jìn)銷存管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)化、決策科學(xué)化。（二）系統(tǒng)目標(biāo)1.流程閉環(huán)管理：打通采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)全流程，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)觸發(fā)-數(shù)據(jù)同步-自動(dòng)核算”的一體化管理，減少人工干預(yù)與錯(cuò)誤。2.庫(kù)存精準(zhǔn)管控：通過(guò)實(shí)時(shí)庫(kù)存監(jiān)控、安全庫(kù)存預(yù)警、智能調(diào)撥建議，降低庫(kù)存積壓與缺貨風(fēng)險(xiǎn)，提升資金利用率。3.成本利潤(rùn)透明：自動(dòng)歸集采購(gòu)成本、銷售毛利，生成多維度經(jīng)營(yíng)報(bào)表（如商品銷售排行、客戶貢獻(xiàn)度），為決策提供數(shù)據(jù)支撐。4.效率顯著提升：核心業(yè)務(wù)操作（如開單、入庫(kù)）效率提升50%以上，減少重復(fù)勞動(dòng)，釋放人力投入核心業(yè)務(wù)。二、功能需求詳細(xì)說(shuō)明（一）基礎(chǔ)信息管理模塊核心作用：維護(hù)業(yè)務(wù)開展所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，確保各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)一致性。1.供應(yīng)商管理支持供應(yīng)商信息錄入（名稱、聯(lián)系人、地址、結(jié)算方式、合作商品），支持按行業(yè)、區(qū)域、合作等級(jí)分類。支持供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合作協(xié)議）上傳與到期提醒，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。自動(dòng)關(guān)聯(lián)歷史采購(gòu)記錄、付款情況，生成供應(yīng)商信用評(píng)級(jí)（如“優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商”“高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商”），輔助采購(gòu)決策。2.客戶管理客戶信息建檔（名稱、聯(lián)系人、地址、結(jié)算周期、歷史交易），支持按客戶類型（批發(fā)/零售）、區(qū)域、銷售額分層。支持客戶信用額度設(shè)置與超額預(yù)警（如某客戶信用額度10萬(wàn)，超限時(shí)自動(dòng)凍結(jié)銷售訂單），降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。自動(dòng)統(tǒng)計(jì)客戶復(fù)購(gòu)率、平均客單價(jià)，生成客戶價(jià)值分析報(bào)表，助力精準(zhǔn)營(yíng)銷。3.商品管理商品信息維護(hù)（名稱、規(guī)格、型號(hào)、單位、成本價(jià)、售價(jià)、庫(kù)存預(yù)警線），支持多屬性（如顏色、尺碼）商品的SKU管理。支持商品分類（如“辦公用品”“電子產(chǎn)品”）、品牌、批次管理，便于按維度統(tǒng)計(jì)銷售/庫(kù)存數(shù)據(jù)。支持商品條碼/二維碼生成與打印，配合PDA設(shè)備實(shí)現(xiàn)快速出入庫(kù)掃描，提升操作效率。4.倉(cāng)庫(kù)管理倉(cāng)庫(kù)信息建檔（名稱、地址、負(fù)責(zé)人、可用容量），支持多倉(cāng)庫(kù)（如總倉(cāng)、分倉(cāng)、門店倉(cāng)）管理。倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分（如“待檢區(qū)”“合格品區(qū)”“次品區(qū)”），支持按區(qū)域精細(xì)化管理庫(kù)存。（二）采購(gòu)管理模塊核心作用：規(guī)范采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)“需求-采購(gòu)-入庫(kù)-付款”全鏈路管控，降低采購(gòu)成本。1.采購(gòu)申請(qǐng)支持部門/業(yè)務(wù)員發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)（關(guān)聯(lián)商品、數(shù)量、需求日期），可基于庫(kù)存預(yù)警（如商品庫(kù)存低于安全線）自動(dòng)生成建議采購(gòu)量。申請(qǐng)單支持多級(jí)審批（如業(yè)務(wù)員提交→主管審核→財(cái)務(wù)審批），審批意見可追溯，避免無(wú)序采購(gòu)。2.采購(gòu)訂單基于采購(gòu)申請(qǐng)生成訂單，自動(dòng)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商、商品、價(jià)格（優(yōu)先取歷史合作價(jià)或協(xié)議價(jià)），支持批量導(dǎo)入商品信息。訂單狀態(tài)跟蹤（如“待發(fā)貨”“部分到貨”“已完成”），支持與供應(yīng)商在線對(duì)賬（上傳送貨單、發(fā)票掃描件）。3.采購(gòu)入庫(kù)到貨后，支持按訂單收貨（掃描商品條碼/批次），自動(dòng)更新庫(kù)存數(shù)量與成本（采用先進(jìn)先出/加權(quán)平均法核算）。支持質(zhì)檢流程（如抽檢/全檢），不合格商品自動(dòng)轉(zhuǎn)入“次品區(qū)”，并觸發(fā)采購(gòu)?fù)素浟鞒獭?.采購(gòu)?fù)素浿С忠蛸|(zhì)量問(wèn)題、超量采購(gòu)發(fā)起退貨，關(guān)聯(lián)原采購(gòu)訂單，自動(dòng)沖減庫(kù)存與應(yīng)付賬款。退貨單需審批（如倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)→財(cái)務(wù)審核），確保賬實(shí)一致。（三）銷售管理模塊核心作用：優(yōu)化銷售流程，提升開單效率，精準(zhǔn)管控應(yīng)收賬款與客戶關(guān)系。1.銷售訂單支持手工錄入或從客戶詢價(jià)單生成訂單，自動(dòng)校驗(yàn)商品庫(kù)存（如庫(kù)存不足時(shí)提示“僅余X件”），避免超賣。訂單支持分期付款、定金管理（如定金到賬后訂單生效），自動(dòng)計(jì)算應(yīng)收金額與回款進(jìn)度。2.銷售出庫(kù)按訂單出庫(kù)，支持PDA掃描出庫(kù)（自動(dòng)匹配商品、批次、倉(cāng)庫(kù)），出庫(kù)后庫(kù)存實(shí)時(shí)扣減，同步生成銷售出庫(kù)單。支持部分出庫(kù)（如商品分批到貨），剩余商品自動(dòng)轉(zhuǎn)為“待出庫(kù)”狀態(tài)，提醒業(yè)務(wù)員跟進(jìn)。3.銷售退貨客戶退貨時(shí)，關(guān)聯(lián)原銷售訂單，自動(dòng)校驗(yàn)商品是否符合退貨條件（如未拆封、在質(zhì)保期內(nèi)）。退貨入庫(kù)后，自動(dòng)沖減銷售額與應(yīng)收賬款，庫(kù)存同步恢復(fù)。4.銷售收款支持多種收款方式（現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、線上支付），自動(dòng)匹配銷售訂單，標(biāo)記回款狀態(tài)（“已回款”“部分回款”“逾期”）。自動(dòng)生成應(yīng)收賬款報(bào)表（按客戶、按商品、按時(shí)間維度），逾期賬款自動(dòng)預(yù)警（如發(fā)送短信/郵件提醒業(yè)務(wù)員催收）。（四）庫(kù)存管理模塊核心作用：實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，通過(guò)智能預(yù)警與調(diào)撥優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，降低資金占用。1.庫(kù)存查詢支持多維度查詢（按商品、倉(cāng)庫(kù)、批次、狀態(tài)），實(shí)時(shí)展示庫(kù)存數(shù)量、成本、位置，支持導(dǎo)出Excel報(bào)表。支持庫(kù)存臺(tái)賬查詢（記錄每筆出入庫(kù)明細(xì)），便于追溯庫(kù)存變動(dòng)原因。2.庫(kù)存調(diào)撥支持倉(cāng)庫(kù)間商品調(diào)撥（如總倉(cāng)向門店倉(cāng)補(bǔ)貨），調(diào)撥單需審批（倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)→財(cái)務(wù)審核），調(diào)撥后庫(kù)存自動(dòng)更新。系統(tǒng)可基于各倉(cāng)庫(kù)銷售數(shù)據(jù)，智能推薦調(diào)撥方案（如“門店A庫(kù)存不足，建議從倉(cāng)庫(kù)B調(diào)撥X件”）。3.庫(kù)存盤點(diǎn)支持定期盤點(diǎn)（如月度/季度），可按倉(cāng)庫(kù)、商品分類生成盤點(diǎn)任務(wù)，支持PDA掃碼盤點(diǎn)或Excel導(dǎo)入盤點(diǎn)結(jié)果。自動(dòng)對(duì)比系統(tǒng)庫(kù)存與實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)，生成盤盈/盤虧報(bào)表，差異原因需人工標(biāo)注（如“損耗”“錄入錯(cuò)誤”），審核后調(diào)整庫(kù)存。4.庫(kù)存預(yù)警安全庫(kù)存預(yù)警：商品庫(kù)存低于/高于安全線時(shí)，自動(dòng)推送預(yù)警（如“商品A庫(kù)存低于安全線50件，建議補(bǔ)貨”）。效期預(yù)警：針對(duì)有保質(zhì)期的商品（如食品、耗材），臨近保質(zhì)期時(shí)（如剩余30天）自動(dòng)提醒，便于及時(shí)促銷或處理。（五）財(cái)務(wù)管理模塊核心作用：自動(dòng)歸集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)成本核算、利潤(rùn)分析、財(cái)務(wù)報(bào)表自動(dòng)化，減輕財(cái)務(wù)工作量。1.應(yīng)收應(yīng)付管理自動(dòng)從采購(gòu)/銷售訂單生成應(yīng)付/應(yīng)收賬款，支持按供應(yīng)商/客戶生成對(duì)賬單（含明細(xì)、已付/未付金額）。支持付款計(jì)劃（如“供應(yīng)商A本月應(yīng)付10萬(wàn)，分3期支付”），自動(dòng)提醒付款日期，避免逾期。2.成本核算自動(dòng)核算商品采購(gòu)成本（含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)）、銷售成本（按出庫(kù)批次匹配成本價(jià)），生成商品成本明細(xì)表。按商品、客戶、業(yè)務(wù)員維度統(tǒng)計(jì)毛利（銷售額-成本），支持按時(shí)間段（日/周/月）分析盈利情況。3.財(cái)務(wù)報(bào)表自動(dòng)生成核心報(bào)表：《庫(kù)存資金占用表》（統(tǒng)計(jì)各商品庫(kù)存價(jià)值）、《銷售利潤(rùn)表》（按商品/客戶/業(yè)務(wù)員）、《經(jīng)營(yíng)狀況表》（收入、成本、費(fèi)用、利潤(rùn)匯總）。報(bào)表支持自定義篩選（如按區(qū)域、按時(shí)間）、圖形化展示（柱狀圖、折線圖），便于管理層直觀分析。三、非功能需求（一）性能需求1.響應(yīng)時(shí)間：核心操作（如開單、入庫(kù)、查詢）響應(yīng)時(shí)間≤3秒，批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入（如1000條商品信息）≤10秒。2.并發(fā)能力：支持至少50人同時(shí)在線操作，高峰期（如月末盤點(diǎn)、月初結(jié)賬）并發(fā)數(shù)≥100時(shí)系統(tǒng)無(wú)明顯卡頓。（二）易用性需求1.操作界面：采用簡(jiǎn)潔的“功能導(dǎo)航+快捷操作區(qū)”布局，支持自定義工作臺(tái)（如業(yè)務(wù)員可將“待處理訂單”“庫(kù)存預(yù)警”設(shè)為首頁(yè)）。2.操作指引：關(guān)鍵功能（如首次開單、盤點(diǎn)）提供步驟指引（圖文/視頻），支持快捷鍵（如F2快速修改、Ctrl+S快速保存）。3.移動(dòng)端適配：支持手機(jī)端（微信小程序/APP）查詢庫(kù)存、審批訂單、錄入銷售單，滿足外勤人員需求。（三）兼容性需求1.瀏覽器兼容：支持Chrome（≥80）、Edge（≥90）、Firefox（≥78）等主流瀏覽器，IE僅支持≥11版本（如企業(yè)內(nèi)部仍用IE）。2.系統(tǒng)兼容：服務(wù)端支持WindowsServer（≥2016）或Linux（CentOS≥8），客戶端支持Windows（≥7）、macOS（≥10.13）。（四）可擴(kuò)展性需求1.模塊擴(kuò)展：系統(tǒng)采用微服務(wù)架構(gòu)，支持后續(xù)擴(kuò)展“生產(chǎn)管理”“CRM”等模塊，模塊間數(shù)據(jù)接口開放。2.二次開發(fā)：提供API接口（如商品信息、訂單數(shù)據(jù)接口），支持企業(yè)對(duì)接ERP、財(cái)務(wù)軟件（如金蝶、用友）。四、數(shù)據(jù)需求（一）數(shù)據(jù)來(lái)源1.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：采購(gòu)、銷售、庫(kù)存等業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的單據(jù)（如訂單、入庫(kù)單）、基礎(chǔ)信息（如供應(yīng)商、商品）。2.外部數(shù)據(jù)：支持導(dǎo)入Excel格式的歷史數(shù)據(jù)（如原有客戶、商品臺(tái)賬），或?qū)与娚唐脚_(tái)（如淘寶、京東）訂單數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.數(shù)據(jù)庫(kù)：采用MySQL（≥8.0）或PostgreSQL（≥13），數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需滿足至少3年業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量（按日均100單估算，單表容量≤100萬(wàn)條時(shí)需分表）。2.備份策略：每日凌晨自動(dòng)全量備份，每周生成差異備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)（如云盤/移動(dòng)硬盤），保留6個(gè)月備份記錄。（三）數(shù)據(jù)安全2.存儲(chǔ)加密：敏感數(shù)據(jù)（如客戶身份證號(hào)、銀行卡號(hào)）采用AES-256加密存儲(chǔ)，密鑰定期輪換（每季度一次）。五、安全需求（一）用戶權(quán)限管理1.角色權(quán)限：預(yù)設(shè)角色（如“業(yè)務(wù)員”“倉(cāng)庫(kù)管理員”“財(cái)務(wù)”“管理員”），每個(gè)角色分配固定權(quán)限（如業(yè)務(wù)員僅可操作銷售訂單，不可修改商品成本）。2.數(shù)據(jù)權(quán)限：支持按部門、倉(cāng)庫(kù)、客戶維度限制數(shù)據(jù)可見性（如上海分公司業(yè)務(wù)員僅能看到上海區(qū)域客戶的訂單）。（二）操作審計(jì)1.日志記錄：記錄所有用戶操作（如登錄、修改訂單、刪除數(shù)據(jù)），包含操作時(shí)間、操作人、操作內(nèi)容、IP地址，日志至少保留1年。2.操作追溯：支持按操作人、時(shí)間、操作類型查詢?nèi)罩?，關(guān)鍵操作（如刪除商品、修改成本價(jià)）需二次驗(yàn)證（如短信驗(yàn)證碼）。（三）防作弊機(jī)制1.登錄安全：支持密碼復(fù)雜度要求（8位以上，含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符），支持短信/微信掃碼雙因素認(rèn)證。2.防篡改：?jiǎn)螕?jù)（如訂單、入庫(kù)單）一旦審核通過(guò)，禁止修改，如需調(diào)整需走“紅沖+重開”流程，確保數(shù)據(jù)可追溯。六、實(shí)施與運(yùn)維需求（一）部署方式1.本地部署：適用于數(shù)據(jù)保密性要求高的企業(yè)，提供Windows/Linux服務(wù)器部署包，需企業(yè)自備服務(wù)器（配置建議：CPU≥4核，內(nèi)存≥8G，硬盤≥500G）。2.云部署：支持阿里云、騰訊云等公有云部署，按用戶數(shù)（如5用戶、10用戶）或功能模塊付費(fèi)，服務(wù)商負(fù)責(zé)服務(wù)器運(yùn)維與數(shù)據(jù)備份。（二）培訓(xùn)計(jì)劃1.管理員培訓(xùn)：系統(tǒng)上線前2天，提供“系統(tǒng)配置+權(quán)限管理+數(shù)據(jù)維護(hù)”專項(xiàng)培訓(xùn)，確保管理員可獨(dú)立運(yùn)維。2.操作員培訓(xùn)：按崗位（業(yè)務(wù)員、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)）分批次培訓(xùn)（每批≤10人），提供操作手冊(cè)（含圖文教程、常見問(wèn)題解答），培訓(xùn)后安排實(shí)操考核。（三）運(yùn)維支持1.故障響應(yīng)：系統(tǒng)故障（如無(wú)法登錄、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤）需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，8小時(shí)內(nèi)提供解決方案（工作時(shí)間：周一至周五