詢價函撰寫規(guī)范與范文示例在商務(wù)活動中，詢價函是企業(yè)或組織向潛在供應(yīng)商、服務(wù)商發(fā)起的正式溝通文書，用于明確需求、獲取報價并初步評估合作可能性。一份規(guī)范的詢價函不僅能清晰傳遞需求，更能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)，為后續(xù)議價、合作奠定基礎(chǔ)。本文將從撰寫規(guī)范、場景化范文及實操要點三方面，系統(tǒng)解析詢價函的創(chuàng)作邏輯。一、詢價函撰寫規(guī)范（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范：清晰呈現(xiàn)核心要素詢價函的結(jié)構(gòu)需遵循“簡潔明了、重點突出”原則，通常包含以下模塊：標(biāo)題：需明確詢價對象與核心需求，格式建議為“關(guān)于[項目名稱/產(chǎn)品/服務(wù)]的詢價函”。例如：“關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)升級的詢價函”“關(guān)于2024年度物流運輸服務(wù)的詢價函”。稱謂：使用供應(yīng)商全稱或規(guī)范簡稱，體現(xiàn)尊重與精準(zhǔn)性。若為公開詢價（如向多家供應(yīng)商群發(fā)），可統(tǒng)稱“尊敬的供應(yīng)商：”，但建議優(yōu)先針對已知主體個性化稱呼。正文：背景與目的：簡要說明發(fā)起詢價的原因（如項目需求、成本優(yōu)化等），讓供應(yīng)商快速理解合作背景。需求詳情：分條列項闡述產(chǎn)品/服務(wù)的具體要求，包括規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)周期等。例如設(shè)備采購需明確型號、材質(zhì)、產(chǎn)能；服務(wù)外包需明確服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、人員配置等。附加說明：如資質(zhì)要求（ISO認(rèn)證、行業(yè)資質(zhì)等）、樣品要求、答疑渠道等。結(jié)尾：以禮貌性語句收尾，如“期待您的積極響應(yīng)，如有疑問請隨時溝通”，并注明聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、郵箱即可）。落款：注明詢價方全稱、日期，加蓋公章（電子版可標(biāo)注“（蓋章）”）。（二）內(nèi)容規(guī)范：精準(zhǔn)傳遞需求邊界1.項目信息具象化：避免模糊表述，例如將“采購一批電腦”細(xì)化為“采購商用筆記本電腦50臺，配置要求：CPUi5-13代、內(nèi)存16G、硬盤512GSSD、14英寸屏，預(yù)裝Windows11專業(yè)版”。2.技術(shù)要求可驗證：涉及專業(yè)參數(shù)時，需采用行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)或明確檢測依據(jù)。例如“鋼材抗拉強(qiáng)度≥500MPa（執(zhí)行GB/T____標(biāo)準(zhǔn)）”。3.報價要求清晰化：明確報價有效期（如“報價自提交之日起30日內(nèi)有效”）、貨幣單位（如“人民幣”）、報價分解要求（如“需單獨列明設(shè)備費、安裝費、維護(hù)費”）。4.時間節(jié)點明確化：報價截止時間需精確到日或時，例如“請于2024年X月X日前將報價單發(fā)送至指定郵箱”。5.合規(guī)性要求前置：若涉及招投標(biāo)、政府采購等合規(guī)場景，需注明“報價需符合《政府采購法》相關(guān)要求”或“本次詢價為招標(biāo)前市場調(diào)研，最終以正式招標(biāo)流程為準(zhǔn)”。（三）語言規(guī)范：專業(yè)得體，避免歧義1.用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)：避免“大概”“可能”等模糊詞，用“需”“應(yīng)”等指令性詞匯明確要求；數(shù)量表述優(yōu)先用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“5臺”而非“五臺”）。2.語氣禮貌克制：雖為商務(wù)文書，仍需體現(xiàn)合作誠意，避免命令式語氣。例如用“請您提供詳細(xì)報價”而非“必須報價”。3.邏輯層次清晰：通過分點、分段、加粗關(guān)鍵詞（如報價截止時間）等方式，提升閱讀效率。二、場景化范文示例（一）設(shè)備采購類詢價函標(biāo)題：關(guān)于實驗室分析儀器采購的詢價函稱謂：XX科學(xué)儀器有限公司：正文：我單位因科研項目需求，擬采購一批實驗室分析儀器，現(xiàn)向貴司發(fā)起詢價，具體要求如下：1.設(shè)備需求：氣相色譜儀：1臺，要求具備FID、TCD雙檢測器，柱溫箱控溫范圍5℃-450℃，支持自動進(jìn)樣，需提供原廠售后服務(wù)協(xié)議。紫外可見分光光度計：2臺，波長范圍190nm-1100nm，光度準(zhǔn)確度≤±0.3%T，配石英比色皿5套。2.報價要求：報價包含設(shè)備本體、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、1年質(zhì)保及終身維護(hù)的費用，需單獨列明各項明細(xì)。3.其他說明：請隨報價單提供設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、近3年同類項目業(yè)績證明（合同首頁及蓋章頁掃描件）。我單位將于報價截止后5個工作日內(nèi)組織技術(shù)答疑，具體時間另行通知。結(jié)尾：期待貴司的專業(yè)方案，我們將以公平、公正的原則評估報價，如有疑問請致電：0XX-XXXXXXXX（轉(zhuǎn)801）。落款：XX研究院（蓋章）2024年X月X日（二）服務(wù)外包類詢價函標(biāo)題：關(guān)于2024年度辦公樓保潔服務(wù)的詢價函稱謂：XX保潔服務(wù)有限公司：正文：我單位辦公樓（地址：XX市XX區(qū)XX路XX號，建筑面積約8000㎡）擬外包保潔服務(wù)，服務(wù)周期為2024年1月1日至2024年12月31日，現(xiàn)誠邀貴司參與報價，具體要求如下：1.服務(wù)內(nèi)容：公共區(qū)域（大堂、走廊、會議室、衛(wèi)生間等）每日8:00前完成清掃、消毒，垃圾日產(chǎn)日清；玻璃幕墻每月清潔1次，石材地面季度養(yǎng)護(hù)1次；疫情期間需按屬地防疫要求執(zhí)行消殺工作，相關(guān)耗材由貴司承擔(dān)。2.人員配置：常駐保潔人員不少于6人，需持健康證、保潔從業(yè)培訓(xùn)證書，人員更換需提前7日書面告知。3.報價要求：報價為月度包干價（含人員工資、社保、耗材、稅費等一切費用），請按“月度單價×12個月”提供總價。報價單請于2023年12月20日12:00前郵寄至：XX市XX區(qū)XX路XX號XX辦公室（郵編：XXXX），封面標(biāo)注“2024保潔服務(wù)詢價”。結(jié)尾：煩請貴司結(jié)合服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)提供合理報價，我單位將在收到報價后3個工作日內(nèi)反饋初步意見。落款：XX集團(tuán)行政部（蓋章）2023年12月5日（三）原材料采購類詢價函標(biāo)題：關(guān)于建筑鋼材采購的詢價函稱謂：XX鋼鐵貿(mào)易有限公司：正文：我司承接的XX商業(yè)綜合體項目（位于XX市XX區(qū)）進(jìn)入主體施工階段，需采購一批建筑鋼材，具體需求如下：1.材料要求：HRB400E螺紋鋼：直徑Φ12、Φ14、Φ16，分別為50噸、80噸、100噸，執(zhí)行GB/T1499.____標(biāo)準(zhǔn)，屈服強(qiáng)度≥400MPa；Q235B槽鋼：規(guī)格10#，長度6m，50噸，執(zhí)行GB/T____標(biāo)準(zhǔn)。2.供貨要求：分3批次供貨，首批發(fā)貨時間不晚于2024年X月X日，后續(xù)批次按我方施工進(jìn)度提前3日通知；貨物需送至項目工地（XX市XX區(qū)XX路XX號），運費由貴司承擔(dān)，隨貨提供材質(zhì)單、檢測報告。3.報價要求：報價為到工地含稅價，需注明每噸單價及各規(guī)格總價；結(jié)尾：感謝貴司的支持與配合，期待與您建立長期合作關(guān)系。落款：XX建筑工程有限公司（蓋章）2024年X月X日三、實操注意事項1.信息核驗：發(fā)送詢價函前，需確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)（如經(jīng)營范圍、信用記錄），避免向無資質(zhì)主體詢價。2.溝通留痕：針對供應(yīng)商的疑問或補(bǔ)充需求，建議通過郵件、企業(yè)微信等書面形式回復(fù)，確保雙方認(rèn)知一致。3.靈活調(diào)整：若為“意向性詢價”（非最終采購），需在函件中明確說明“本次詢價僅為市場調(diào)研，不構(gòu)成采購承諾”，避免法