合同管理流程及標(biāo)準(zhǔn)文本工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)及組織在對(duì)外合作中涉及的合同全生命周期管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：采購業(yè)務(wù)：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等采購合同的起草與審批；銷售業(yè)務(wù)：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等銷售合同的簽訂與履約跟蹤；合作項(xiàng)目：聯(lián)合研發(fā)、市場(chǎng)推廣、渠道合作等合作協(xié)議的規(guī)范管理；人力資源：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等員工相關(guān)文件的簽訂與管理；日常運(yùn)營(yíng)：租賃合同、維修服務(wù)、咨詢委托等支持性事務(wù)的合同處理。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與立項(xiàng)需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見表1），明確合作方基本信息、合同目的、主要條款（如標(biāo)的、數(shù)量、金額、周期等）及立項(xiàng)依據(jù)（如項(xiàng)目批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性、條款合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。（二）合同起草與模板選擇模板匹配：法務(wù)部門根據(jù)合同類型（如采購、銷售、服務(wù)等），從《標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫》（見表2）中選擇對(duì)應(yīng)模板，保證模板覆蓋核心條款（主體信息、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等）。內(nèi)容填充：業(yè)務(wù)部門結(jié)合合作細(xì)節(jié)，填寫模板中的空白項(xiàng)（如合同金額、履行期限、技術(shù)參數(shù)等），不得刪除模板中的必備條款。如有特殊需求，需在“其他約定”欄補(bǔ)充說明，并附相關(guān)附件（如技術(shù)規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。內(nèi)部校對(duì)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性進(jìn)行校對(duì)，重點(diǎn)核對(duì)金額、數(shù)量、期限等關(guān)鍵信息，保證無遺漏或錯(cuò)誤。（三）合同審核與修訂法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體資格（合作方是否為合法存續(xù)的法人/其他組織，是否具備相應(yīng)資質(zhì)）；條款合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，是否存在無效或可撤銷風(fēng)險(xiǎn)）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（雙方責(zé)任、權(quán)利是否明確，違約責(zé)任是否合理）；爭(zhēng)議解決方式（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確）。法務(wù)審核后出具《合同審核意見表》，對(duì)存在問題的條款提出修改建議，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見修訂并重新提交。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核合同金額的準(zhǔn)確性、付款方式與公司財(cái)務(wù)制度的匹配性（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定等），以及涉稅條款的合規(guī)性。其他部門會(huì)簽：根據(jù)合同類型，需相關(guān)部門會(huì)簽（如采購合同需倉儲(chǔ)部門確認(rèn)交付能力，銷售合同需生產(chǎn)部門確認(rèn)供貨周期），相關(guān)部門在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核并反饋意見。（四）合同審批與簽署權(quán)限審批：根據(jù)合同金額及類型，按公司《合同審批權(quán)限表》（見表3）履行審批流程。例如：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。最終確認(rèn)：審批通過后，業(yè)務(wù)部門將終稿合同文本發(fā)送至合作方，雙方就最終條款達(dá)成一致。簽署生效：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專用章（或公章），騎縫章齊全；電子合同：通過公司指定的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽章的合法性和有效性。（五）合同履行與跟蹤履約交底：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門組織內(nèi)部履約交底會(huì)，明確各部門職責(zé)（如采購部門負(fù)責(zé)催貨，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)付款），并將合同復(fù)印件抄送相關(guān)部門。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履約跟蹤表》（見表4），定期記錄履約進(jìn)展（如供貨時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等），對(duì)逾期履約或違約情況及時(shí)上報(bào)，并采取催告、協(xié)商等措施。驗(yàn)收與結(jié)算：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門按約定組織驗(yàn)收（如產(chǎn)品驗(yàn)收、服務(wù)成果驗(yàn)收），出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并提交財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。（六）合同歸檔與終止歸檔管理：合同原件（或電子合同簽署文件）由行政部統(tǒng)一歸檔，編號(hào)規(guī)則為“合同類型-年份-序號(hào)”（如“采購-2024-001”），歸檔材料包括：合同文本、審批文件、附件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。終止與備案：合同正常終止：履行完畢后，業(yè)務(wù)部門在《合同履約跟蹤表》中標(biāo)注“已終止”，并歸檔相關(guān)資料；合同提前終止：因違約或不可抗力導(dǎo)致終止的，業(yè)務(wù)部門需收集終止證據(jù)（如違約通知書、協(xié)商函），并書面通知法務(wù)部門備案，必要時(shí)通過法律途徑處理爭(zhēng)議。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具表單表1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同名稱合作方名稱合作方地址聯(lián)系人/電話合同標(biāo)的□產(chǎn)品□服務(wù)□技術(shù)□其他：________預(yù)計(jì)金額履行期限自______年_月_日至______年_月_日立項(xiàng)依據(jù)主要條款摘要（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、付款方式等核心內(nèi)容）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：______日期：______法務(wù)初審意見表2：標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫（部分示例）合同類型模板名稱適用場(chǎng)景核心條款采購合同《原材料采購合同模板》生產(chǎn)原材料采購1.產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；2.交貨方式、地點(diǎn)；3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；4.付款周期；5.違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）銷售合同《產(chǎn)品銷售合同模板》標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售1.產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量；2.價(jià)格及折扣政策；3.交付時(shí)間；4.質(zhì)保期；5.售后服務(wù)條款勞動(dòng)合同《勞動(dòng)合同模板》員工勞動(dòng)關(guān)系建立1.工作內(nèi)容與地點(diǎn)；2.勞動(dòng)報(bào)酬；3.工作時(shí)間；4.保密條款；5.解除/終止條件表3：合同審批權(quán)限表合同類型金額區(qū)間審批流程采購合同≤10萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總10萬-50萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理＞50萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理辦公會(huì)銷售合同≤20萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總20萬-100萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理服務(wù)合同≤15萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總＞15萬元業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管副總→總經(jīng)理表4：合同履約跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作方履行期限履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況（如：供貨）2024-05-012024-05-03已交付（如：驗(yàn)收）2024-05-052024-05-07驗(yàn)收合格異常情況（如：逾期原因、違約描述）處理措施責(zé)任人四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明等資質(zhì)文件，必要時(shí)通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)及失信信息，避免與無民事行為能力或被吊銷執(zhí)照的主體簽約。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同中必須包含“標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決”等核心條款，避免因條款缺失導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明。金額準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)：合同金額大小寫必須一致，涉及多幣種時(shí)需明確匯率及支付方式；付款節(jié)點(diǎn)應(yīng)與履約進(jìn)度掛鉤，避免預(yù)付款比例過高導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)。審批流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁越權(quán)審批或簡(jiǎn)化審批流程，合同簽署前需保證所有審批節(jié)點(diǎn)已完成，紙質(zhì)合同需保留審批痕跡（如簽字、日期），電子合同需審批日志。保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)：涉及商業(yè)秘密或技術(shù)信息的合同，需明保證