采購(gòu)流程規(guī)范化手冊(cè)一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)物料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等場(chǎng)景。旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購(gòu)行為，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率，同時(shí)明確各部門職責(zé)分工，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)資源合理配置。無(wú)論是常規(guī)月度采購(gòu)、臨時(shí)緊急采購(gòu)，還是年度框架協(xié)議采購(gòu)，均需參照本手冊(cè)執(zhí)行。二、采購(gòu)流程分步操作指南（一）需求提出與申請(qǐng)發(fā)起主體：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需求、項(xiàng)目實(shí)施等），由部門負(fù)責(zé)人指定專人（需求經(jīng)辦人）發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容：需明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交貨日期及特殊要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式等）。提交材料：填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)配套工具表單），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。特殊情況：緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件），需在申請(qǐng)單上標(biāo)注“緊急”字樣，并同步電話通知采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人，事后補(bǔ)簽審批流程。（二）需求審批與預(yù)算核對(duì)審批權(quán)限：預(yù)算金額≤5000元：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人雙審批；5000元＜預(yù)算金額≤20000元：增加財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；預(yù)算金額＞20000元：需分管副總（副總姓名）審批。審批要點(diǎn)：審批人需核對(duì)采購(gòu)需求的合理性（是否符合部門工作計(jì)劃）、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性（是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)）、技術(shù)參數(shù)的明確性（避免模糊描述導(dǎo)致后續(xù)爭(zhēng)議）。預(yù)算管控：財(cái)務(wù)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算余額核對(duì)，若超預(yù)算需需求部門說(shuō)明原因并提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，按預(yù)算調(diào)整流程審批。（三）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商來(lái)源：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇（名錄由采購(gòu)部門定期維護(hù)，包含供應(yīng)商資質(zhì)、歷史合作評(píng)價(jià)等信息）；新供應(yīng)商需通過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)資質(zhì)等），必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察（生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、供貨穩(wěn)定性等）。采購(gòu)方式：?jiǎn)未尾少?gòu)金額＜10000元：采用詢比價(jià)方式，至少邀請(qǐng)3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《供應(yīng)商詢價(jià)表》（詳見(jiàn)配套工具表單），比質(zhì)比價(jià)后選擇最優(yōu)供應(yīng)商；單次采購(gòu)金額≥10000元：采用公開(kāi)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，成立由采購(gòu)、需求、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門組成的評(píng)審小組，按招標(biāo)流程確定中標(biāo)供應(yīng)商。結(jié)果確認(rèn)：確定供應(yīng)商后，由采購(gòu)部門填寫《供應(yīng)商選擇審批表》，附詢價(jià)記錄或招標(biāo)結(jié)果，按審批權(quán)限報(bào)批。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)訂單編制：審批通過(guò)后，采購(gòu)專員（采購(gòu)員姓名）根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)及需求參數(shù)，編制《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。訂單審核：采購(gòu)訂單需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，保證訂單信息與《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商選擇審批表》一致，付款方式符合公司財(cái)務(wù)制度。訂單發(fā)送：審核通過(guò)后，將《采購(gòu)訂單》加蓋公章（或電子簽章）發(fā)送至供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)書面確認(rèn)（蓋章或郵件回復(fù)）。（五）物料/服務(wù)驗(yàn)收驗(yàn)收主體：需求部門牽頭，采購(gòu)部門、質(zhì)量部門（如涉及物料質(zhì)量）共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容：數(shù)量核對(duì)：對(duì)照采購(gòu)訂單清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，是否短缺或多收；質(zhì)量檢驗(yàn)：按約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)圖紙）進(jìn)行檢驗(yàn)，需留存檢驗(yàn)記錄（如檢測(cè)報(bào)告、照片）；單據(jù)核對(duì)：檢查供應(yīng)商提供的送貨單、合格證等隨貨文件是否與訂單一致。結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：需求部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門（如參與）在《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》（詳見(jiàn)配套工具表單）上簽字確認(rèn)，原件交財(cái)務(wù)部門，復(fù)印件留采購(gòu)部門存檔；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，并通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通處理方案（退貨、換貨或折價(jià)），處理結(jié)果需書面記錄并報(bào)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。（六）付款結(jié)算結(jié)算申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商開(kāi)具合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票等），采購(gòu)專員收到票據(jù)后，與《采購(gòu)訂單》《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》核對(duì)一致，填寫《付款審批單》，附相關(guān)單據(jù)復(fù)印件。審批流程：《付款審批單》按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（參照需求審批權(quán)限），財(cái)務(wù)部門確認(rèn)審批通過(guò)后，安排付款。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，付款后3個(gè)工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件交采購(gòu)部門存檔。三、配套工具表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位用途說(shuō)明特殊要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部門意見(jiàn)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)（如需）：簽字：日期：分管副總審批（如需）：簽字：日期：（二）供應(yīng)商詢價(jià)表采購(gòu)編號(hào)詢價(jià)日期詢價(jià)截止時(shí)間采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式供應(yīng)商資質(zhì)說(shuō)明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)、相關(guān)證書等）備注（如供貨周期、質(zhì)量承諾等）詢價(jià)人：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：（三）采購(gòu)訂單訂單編號(hào)訂單日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商地址聯(lián)系人聯(lián)系方式交貨地址收貨人收貨電話序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)合計(jì)金額（大寫）：小寫：付款方式：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：違約責(zé)任：采購(gòu)部門（蓋章）：供應(yīng)商（蓋章）：日期：日期：（四）物料/服務(wù)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)采購(gòu)編號(hào)供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)訂單數(shù)量驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收情況說(shuō)明（如質(zhì)量、數(shù)量、單據(jù)等）：參與驗(yàn)收人員簽字：需求部門：采購(gòu)部門：質(zhì)量部門（如需）：日期：日期：日期：（五）付款審批單付款單位供應(yīng)商名稱采購(gòu)編號(hào)付款金額（大寫）：小寫：付款事由：附件清單：《采購(gòu)訂單》《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》、供應(yīng)商票據(jù)等采購(gòu)部門意見(jiàn)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)：簽字：日期：分管副總審批（如需）：簽字：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性要求采購(gòu)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守《_________采購(gòu)法》（如適用）、《_________招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，禁止任何形式的暗箱操作、利益輸送。供應(yīng)商選擇必須堅(jiān)持“公開(kāi)、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好、價(jià)格合理的供應(yīng)商，嚴(yán)禁指定供應(yīng)商（特殊情況需經(jīng)分管副總審批并說(shuō)明原因）。（二）風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)算管理：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批流程，超預(yù)算采購(gòu)必須履行預(yù)算調(diào)整手續(xù)，避免預(yù)算外支出。合同管理：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥50000元需簽訂正式采購(gòu)合同，合同條款需由法務(wù)部門（或指定專人）審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式。質(zhì)量追溯：建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，對(duì)驗(yàn)收不合格的供應(yīng)商進(jìn)行約談、整改，情節(jié)嚴(yán)重者從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除。（三）溝通與協(xié)作需求部門與采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)前期溝通，保證采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性，避免因需求模糊導(dǎo)致采購(gòu)延誤或物料不符。采購(gòu)過(guò)程中如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨、價(jià)格變動(dòng)等異常情況，采購(gòu)部門需及時(shí)通知需求部門及財(cái)務(wù)部門，協(xié)商解決方案。（四）文檔管理采購(gòu)全流程資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商詢價(jià)表》《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《付款審批單》等）需統(tǒng)一由采購(gòu)部門整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計(jì)或追溯。電子文檔需定期備份，紙質(zhì)文檔需分類存放，保證資料完整、安全。（五）特殊情況處理緊急采購(gòu)：需在《采購(gòu)申請(qǐng)單》中