行政物資采購與領用標準化操作手冊前言為規(guī)范公司行政物資的采購與領用管理，提高物資使用效率，保障各部門工作有序開展，明確各環(huán)節(jié)職責分工，特制定本手冊。本手冊旨在通過標準化流程，保證行政物資采購的合規(guī)性、經(jīng)濟性，領用的合理性、可追溯性，為公司運營提供堅實的物資保障。一、適用范圍與場景說明本手冊適用于公司各部門（含分支機構）的行政物資采購與領用管理，涵蓋辦公文具、辦公設備耗材、清潔用品、勞保用品、辦公家具等非生產(chǎn)類物資。具體場景包括：部門日常辦公所需常規(guī)物資的補充采購；新設部門或人員擴張導致的物資新增需求；辦公設備故障維修、耗材更換等專項物資采購；各類行政物資的領用、發(fā)放與登記管理。二、行政物資采購標準化流程（一）需求提報與審批需求發(fā)起各部門根據(jù)實際工作需要，由指定人員（一般為部門綜合管理員或負責人）填寫《行政物資采購申請表》（詳見第五章表5.1），明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途及使用人等信息。常規(guī)物資（如A4紙、簽字筆等）可按月度匯總提報；臨時或?qū)ｍ椥枨螅ㄈ缧沦彺蛴C、維修配件等）需提前3個工作日提交申請。審批流程部門內(nèi)部審批：申請表經(jīng)部門負責人審核，確認需求合理性及必要性后簽字。金額分級審批：單次采購金額≤1000元：由行政部主管審批；1000元＜單次采購金額≤5000元：由行政部主管審核后，報財務部經(jīng)理審批；單次采購金額＞5000元：需經(jīng)行政部主管、財務部經(jīng)理聯(lián)合審核，報公司分管領導審批。審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至行政部采購組；審批未通過的，由申請人根據(jù)意見修改后重新提報。（二）供應商選擇與采購執(zhí)行供應商篩選行政部采購組根據(jù)采購需求，優(yōu)先從公司《合格供應商名錄》中選擇供應商（名錄內(nèi)供應商不足時，需啟動新增供應商流程）。單次采購金額≥2000元的，需至少對比3家供應商的報價（含產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨周期、售后服務等），填寫《供應商比價表》，附在采購申請表后作為審批依據(jù)。采購訂單下達審批通過后，采購組與供應商確認最終需求，簽訂采購合同（單次采購金額≥5000元時需簽訂合同），或通過公司采購系統(tǒng)下達電子訂單，明確物資名稱、數(shù)量、單價、交貨地址、交貨時間及付款方式等。緊急采購（如突發(fā)故障需立即更換的耗材）可先通過電話溝通需求，采購后24小時內(nèi)補辦審批手續(xù)。（三）物資驗收與入庫到貨驗收物資送達后，行政部采購組組織申請人（或部門指定人員）、倉庫管理員共同驗收，核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀是否完好、質(zhì)量是否合格。驗收合格后，三方在《物資驗收單》（詳見第五章表5.3）上簽字確認；驗收不合格的，采購組需及時聯(lián)系供應商退換貨，并記錄退換原因及處理結(jié)果。入庫登記驗收合格的物資，由倉庫管理員錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存臺賬，標注物資編碼、存放位置等信息，并通知申請人領用。（四）付款與結(jié)算票據(jù)核對供應商根據(jù)采購合同/訂單開具合規(guī)付款憑證（需注明公司名稱、稅號、物資明細及金額），采購組核對驗收單、采購申請表、訂單及付款憑證信息一致性，確認無誤后提交財務部。付款審批財務部審核票據(jù)合規(guī)性后，按公司資金審批流程辦理付款：金額≤5000元：由財務部經(jīng)理審批；金額＞5000元：需報公司分管領導審批。付款完成后，財務部將付款憑證復印件反饋至行政部備案。三、行政物資領用標準化流程（一）領用申請與審批領用發(fā)起員工根據(jù)工作需要領用物資時，通過OA系統(tǒng)或填寫《行政物資領用登記表》（詳見第五章表5.2），注明領用部門、領用人、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用事由等信息。部門通用物資（如打印機墨盒、文件夾等）需由部門綜合管理員統(tǒng)一申領；個人專屬物資（如工牌、辦公椅等）需由本人申領。審批流程部門內(nèi)領用：常規(guī)物資由部門負責人審批；單次領用金額≥500元的，需經(jīng)部門負責人及行政部主管聯(lián)合審批?？绮块T領用：需領用部門負責人及物資所屬部門負責人共同審批。（二）物資發(fā)放與登記物資發(fā)放審批通過后，領用人攜帶《行政物資領用登記表》至行政部倉庫，由倉庫管理員核對領用信息與庫存情況，發(fā)放物資并要求領用人當場檢查物資數(shù)量及質(zhì)量。登記確認倉庫管理員在《行政物資領用登記表》上簽字確認，更新庫存臺賬（減少對應物資數(shù)量），并將登記表復印件交領用人留存，原件由行政部每月匯總歸檔。（三）異常情況處理物資短缺若庫存不足，倉庫管理員需及時告知領用人，并協(xié)調(diào)采購組優(yōu)先處理，明確預計到貨時間。質(zhì)量問題領用后發(fā)覺物資存在質(zhì)量問題的，領用人需在24內(nèi)向行政部反饋，行政部核實后聯(lián)系供應商退換，并記錄問題物資批次及處理結(jié)果。離職交接員工離職時，需將個人領用的辦公物資（如筆記本電腦、辦公電話等）交還行政部，辦理交接手續(xù)，未交還的需在離職流程中注明并承擔相應責任。四、常用表單模板及填寫說明（一）行政物資采購申請表字段名稱填寫說明申請部門填寫申請物資的部門全稱申請人填寫發(fā)起申請的員工姓名聯(lián)系方式填寫申請人的辦公電話或分機號申請日期填寫提交申請的日期（年/月/日）物資名稱填寫物資全稱（如“A4復印紙”“無線鼠標”）規(guī)格型號填寫物資的具體規(guī)格（如“80g白色”“藍牙5.0”）單位填寫物資計量單位（如“包”“個”“箱”）數(shù)量填寫申請采購的具體數(shù)量預估單價填寫該物資的市場預估單價（保留兩位小數(shù)）預估總價數(shù)量×預估單價（保留兩位小數(shù)）用途說明簡述物資使用目的（如“部門日常打印”“新員工入職配備”）部門負責人意見由部門負責人簽字，確認需求合理性行政部意見由行政部主管或指定采購人員填寫審批意見及簽字財務部意見由財務部經(jīng)理填寫審批意見及簽字（金額≥1000元時需填寫）分管領導意見由公司分管領導*簽字（金額＞5000元時需填寫）備注填寫其他需要說明的事項（如“緊急采購”“指定供應商”）（二）行政物資領用登記表字段名稱填寫說明領用日期填寫實際領用物資的日期（年/月/日）領用部門填寫領用物資的部門全稱領用人填寫實際領取物資的員工姓名物資名稱填寫物資全稱規(guī)格型號填寫物資的具體規(guī)格（與采購申請表一致）單位填寫物資計量單位數(shù)量填寫實際領用的數(shù)量領用事由簡述領用原因（如“新員工入職”“補充耗材”）審批人填寫審批該領用流程的負責人姓名領用人簽字由領用人本人簽字確認發(fā)放人簽字由倉庫管理員或行政部發(fā)放人員簽字確認備注填寫其他需要說明的事項（如“舊物資換新”“跨部門借用”）（三）物資驗收單字段名稱填寫說明驗收日期填寫物資驗收的日期（年/月/日）采購申請單號填寫對應采購申請表的編號物資名稱填寫驗收物資的全稱規(guī)格型號填寫物資的具體規(guī)格單位填寫物資計量單位采購數(shù)量填寫采購申請中的數(shù)量實收數(shù)量填寫實際驗收的數(shù)量質(zhì)量情況描述物資質(zhì)量（如“外觀完好，功能正?！薄鞍b破損，需聯(lián)系供應商”）驗收人由行政部采購人員或申請人簽字倉庫管理員簽字由倉庫管理員確認數(shù)量及入庫信息申請人簽字由部門申請人對物資質(zhì)量簽字確認處理意見驗收不合格時填寫處理方式（如“退換貨”“折價接收”）五、操作規(guī)范與風險提示（一）操作規(guī)范需求真實性：各部門需根據(jù)實際工作需要提報需求，嚴禁虛報、多報物資，避免資源浪費。審批時效性：審批人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批，緊急需求需加急處理。供應商管理：行政部每季度對《合格供應商名錄》進行評估，更新供應商資質(zhì)及履約情況，保證供應商服務質(zhì)量。臺賬管理：倉庫管理員需每日更新庫存臺賬，保證賬實一致；行政部每月與財務部核對物資采購及領用數(shù)據(jù)，保證信息準確。節(jié)約使用：各部門應倡導節(jié)約用物，鼓勵使用可循環(huán)物資，降低行政成本。（二）風險提示采購合規(guī)風險：嚴禁未經(jīng)審批擅自采購物資，或指定未經(jīng)認可的供應商，保證采購流程符合公司制度及國家相關規(guī)定。質(zhì)量風險：驗收時需