企業(yè)行政工作流程自動(dòng)化操作手冊一、自動(dòng)化工具應(yīng)用范圍本手冊適用于企業(yè)行政工作中高頻、重復(fù)性強(qiáng)的流程場景，通過自動(dòng)化工具實(shí)現(xiàn)資源高效調(diào)配、流程標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)化管理，具體覆蓋以下業(yè)務(wù)場景：會(huì)議室資源管理：解決傳統(tǒng)線下預(yù)訂沖突、使用狀態(tài)不透明、設(shè)備調(diào)配滯后等問題；辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放：替代人工登記與庫存盤點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)申領(lǐng)-審批-發(fā)放-庫存更新全流程自動(dòng)化；訪客預(yù)約與接待：簡化訪客登記流程，提前推送接待信息至相關(guān)部門，提升接待效率；行政文件審批：如假期申請、用印申請、費(fèi)用報(bào)銷等，實(shí)現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)、留痕與時(shí)效提醒。二、核心業(yè)務(wù)流程操作指南（一）會(huì)議室預(yù)訂自動(dòng)化操作適用場景：員工通過系統(tǒng)預(yù)訂會(huì)議室，系統(tǒng)自動(dòng)檢測沖突、同步設(shè)備需求并推送通知。操作步驟：登錄系統(tǒng)員工通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或行政自動(dòng)化平臺(tái)賬號登錄，進(jìn)入“會(huì)議室管理”模塊。選擇會(huì)議室與時(shí)間段在“會(huì)議室列表”中查看各會(huì)議室實(shí)時(shí)狀態(tài)（空閑/占用），支持按“容量”“設(shè)備（投影儀/視頻會(huì)議系統(tǒng)）”等條件篩選；選擇目標(biāo)會(huì)議室，填寫預(yù)訂日期、開始及結(jié)束時(shí)間（精確到30分鐘），系統(tǒng)自動(dòng)檢測時(shí)間段是否沖突（沖突時(shí)提示“該時(shí)段已被預(yù)訂”）。填寫會(huì)議信息輸入會(huì)議名稱、申請人所在部門、參會(huì)人數(shù)（默認(rèn)不超過會(huì)議室容量，超容量需提交額外說明）；勾選所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板筆等），系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)設(shè)備清單并提示當(dāng)前可用狀態(tài)。提交審批與確認(rèn)“提交預(yù)訂”，系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議室類型自動(dòng)推送審批至部門負(fù)責(zé)人或行政專員（如小會(huì)議室需部門審批，大會(huì)議室需行政部審批）；審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)訂成功通知至申請人郵箱及企業(yè)通訊群，包含會(huì)議室位置、設(shè)備清單及使用注意事項(xiàng)；若審批駁回，系統(tǒng)同步駁回理由，申請人可修改后重新提交。使用后反饋與歸檔會(huì)議結(jié)束后，申請人可在系統(tǒng)中標(biāo)記“使用完成”，系統(tǒng)自動(dòng)更新會(huì)議室狀態(tài)為“空閑”；支持會(huì)議紀(jì)要（非必填），相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔至“會(huì)議室使用記錄”，便于后續(xù)統(tǒng)計(jì)分析使用率。（二）辦公用品申領(lǐng)自動(dòng)化操作適用場景：員工在線申領(lǐng)辦公用品，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)庫存、觸發(fā)采購流程并同步發(fā)放記錄。操作步驟：進(jìn)入申領(lǐng)模塊登錄行政自動(dòng)化平臺(tái)，“辦公用品管理”→“在線申領(lǐng)”，查看當(dāng)前可用物品清單（含名稱、規(guī)格、單位、安全庫存數(shù)量）。選擇申領(lǐng)物品與數(shù)量在物品列表中勾選所需物品，輸入申領(lǐng)數(shù)量（系統(tǒng)自動(dòng)提示“當(dāng)前庫存”及“可申領(lǐng)最大數(shù)量”，超過庫存時(shí)顯示“庫存不足，請等待采購”）；針對高價(jià)值物品（如筆記本電腦、打印機(jī)墨盒），需額外填寫“申領(lǐng)理由”（如“新員工入職”“設(shè)備維修替換”）。提交審批與發(fā)放確認(rèn)申領(lǐng)信息無誤后提交，系統(tǒng)根據(jù)物品價(jià)值自動(dòng)分級審批（常規(guī)物品由部門負(fù)責(zé)人審批，高價(jià)值物品需行政部復(fù)核）；審批通過后，系統(tǒng)“辦公用品發(fā)放單”，同步推送至行政專員；員工憑發(fā)放單至行政庫房領(lǐng)取物品，庫管員掃碼確認(rèn)（或勾選“已發(fā)放”），系統(tǒng)自動(dòng)扣減庫存并更新“庫存臺(tái)賬”。庫存預(yù)警與采購系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控庫存數(shù)量，當(dāng)某物品庫存低于“安全庫存”時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)采購提醒，推送采購需求至行政部采購專員；采購?fù)瓿珊?，庫管員在系統(tǒng)中更新“入庫數(shù)量”，庫存狀態(tài)自動(dòng)恢復(fù)可申領(lǐng)。（三）訪客預(yù)約與接待自動(dòng)化操作適用場景：外部訪客通過線上預(yù)約，提前推送接待信息至被訪部門及前臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無縫對接。操作步驟：發(fā)起預(yù)約（被訪人操作）企業(yè)員工登錄系統(tǒng)，“訪客管理”→“新建預(yù)約”，填寫訪客姓名、聯(lián)系方式、所屬單位、到訪事由、預(yù)計(jì)到訪/離開時(shí)間、陪同人（默認(rèn)為當(dāng)前員工）。訪客信息完善（訪客操作）系統(tǒng)自動(dòng)向訪客手機(jī)發(fā)送預(yù)約（短信/企業(yè)），訪客補(bǔ)充信息：證件號碼號（用于登記備案，選填）、車牌號（如需停車）、特殊需求（如“無障礙通道”“翻譯支持”）。審批與通知預(yù)約信息提交后，系統(tǒng)自動(dòng)同步至被訪人部門負(fù)責(zé)人及行政前臺(tái)（無需額外審批，特殊情況可設(shè)置“行政部前置審核”）；預(yù)約成功前1天，系統(tǒng)再次推送通知至被訪人、陪同人及前臺(tái)，包含“訪客信息匯總表”及“接待指引”（如前臺(tái)位置、電梯分布）?，F(xiàn)場接待與記錄訪客到訪時(shí)，前臺(tái)憑預(yù)約信息快速核驗(yàn)（無需手動(dòng)登記），系統(tǒng)自動(dòng)“訪客登記單”（含二維碼），訪客掃碼簽字確認(rèn)；接待完成后，陪同人在系統(tǒng)中標(biāo)記“接待結(jié)束”，訪客數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔至“訪客記錄”，支持按“時(shí)間”“單位”“事由”等條件查詢。（四）行政文件審批自動(dòng)化操作適用場景：員工提交假期申請、用印申請等行政類文件，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批、記錄留痕并提醒時(shí)效。操作步驟：創(chuàng)建審批流程登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“審批中心”→“新建申請”，選擇流程類型（如“年假申請”“公章使用申請”），填寫相關(guān)信息（如假期起止時(shí)間、用印文件名稱、份數(shù)等）。附件與提交按要求附件（如假期申請需附請假單，用印申請需附待用印文件掃描件），確認(rèn)信息無誤后提交，系統(tǒng)自動(dòng)確定審批鏈（如“年假申請”：直屬上級→部門負(fù)責(zé)人→HR部門”）。審批流轉(zhuǎn)與提醒系統(tǒng)按審批鏈順序推送審批任務(wù)，當(dāng)前審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)處理（超時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提醒）；審批人可查看附件、填寫審批意見（通過/駁回/需補(bǔ)充材料），駁回時(shí)需注明原因，申請人將收到駁回通知并修改后重新提交。歸檔與查詢審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)“審批編號”，文件狀態(tài)更新為“已完成”，相關(guān)數(shù)據(jù)同步至“文件檔案庫”；申請人及審批人可隨時(shí)通過“審批中心”查詢流程進(jìn)度，支持按“日期”“流程類型”“狀態(tài)”篩選歷史記錄。三、常用模板表單表1：會(huì)議室預(yù)訂申請表字段名稱填寫說明示例申請人姓名+部門-市場部會(huì)議名稱簡明扼要，體現(xiàn)會(huì)議主題2024年Q3營銷規(guī)劃會(huì)預(yù)訂日期年月日2024-06-15使用時(shí)間開始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間（精確到30分鐘）14:00-16:30參會(huì)人數(shù)實(shí)際預(yù)計(jì)人數(shù)（不超過會(huì)議室容量）12人所需設(shè)備勾選投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等（如無默認(rèn)設(shè)備需備注）投影儀、麥克風(fēng)特殊需求如“需布置茶歇”“禁止使用投影儀”等（選填）需礦泉水12瓶審批狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)顯示（待審批/已通過/已駁回）待審批表2：辦公用品申領(lǐng)單字段名稱填寫說明示例申領(lǐng)人姓名+部門-行政部申領(lǐng)日期年月日2024-06-14物品名稱系統(tǒng)下拉選擇（如A4紙、簽字筆、文件夾等）A4紙（80g）規(guī)格物品具體參數(shù)（如“500張/包”“黑色0.5mm”）500張/包申領(lǐng)數(shù)量數(shù)字（系統(tǒng)校驗(yàn)庫存，超過最大數(shù)量提示）5包申領(lǐng)理由高價(jià)值物品必填，常規(guī)物品選填新員工入職備用審批人系統(tǒng)自動(dòng)推送（部門負(fù)責(zé)人/行政專員）（行政主管）發(fā)放狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)更新（未發(fā)放/已發(fā)放）已發(fā)放表3：訪客預(yù)約信息表字段名稱填寫說明示例預(yù)約發(fā)起人企業(yè)員工姓名+部門趙六-技術(shù)部訪客姓名外部人員姓名陳經(jīng)理聯(lián)系方式訪客手機(jī)號（用于到訪核驗(yàn)）所屬單位訪客所在公司/機(jī)構(gòu)科技有限公司到訪事由簡述拜訪目的項(xiàng)目技術(shù)對接預(yù)計(jì)到訪時(shí)間年月日+具體時(shí)間（精確到小時(shí)）2024-06-1609:00預(yù)計(jì)離開時(shí)間年月日+具體時(shí)間2024-06-1611:30陪同人企業(yè)內(nèi)部接待人員（默認(rèn)為預(yù)約發(fā)起人）趙六特殊需求如“需停車位”“無障礙通道”等（選填）需預(yù)留1個(gè)停車位接待狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)顯示（待接待/進(jìn)行中/已完成）待接待四、操作關(guān)鍵提示（一）系統(tǒng)權(quán)限管理不同角色對應(yīng)不同操作權(quán)限：普通員工可提交申請、查看進(jìn)度；部門負(fù)責(zé)人可審批本部門流程；行政專員可管理會(huì)議室/庫存、處理異常情況；系統(tǒng)管理員可配置流程規(guī)則、維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)在系統(tǒng)中更新權(quán)限，避免賬號閑置或誤操作。（二）信息填寫規(guī)范申領(lǐng)會(huì)議室、辦公用品時(shí)，需保證“時(shí)間段”“物品名稱”“數(shù)量”等信息準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致資源浪費(fèi)或流程延誤；訪客預(yù)約時(shí)，被訪人需提前確認(rèn)訪到訪時(shí)間，如需變更需至少2小時(shí)前在系統(tǒng)中取消或修改，避免影響接待安排。（三）審批時(shí)效與溝通審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批（常規(guī)流程不超過1個(gè)工作日，緊急流程可加急處理），如遇特殊情況無法審批，需委托同事代為操作并在系統(tǒng)中備注；申請人對審批結(jié)果有疑問時(shí)，可通過系統(tǒng)“溝通”功能直接聯(lián)系審批人，避免線下信息傳遞失真。（四）數(shù)據(jù)安全與備份行政自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)需定期備份（建議每日增量備份、每周全量備份），防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；員工需妥善保管個(gè)人賬號密碼，禁止轉(zhuǎn)借他人使用，離開系統(tǒng)時(shí)及時(shí)退出賬號，避免信息泄露。（五）異常情況處理若系統(tǒng)提示“會(huì)議室沖突”但實(shí)際空閑，可聯(lián)系