合同文件審批與存檔標(biāo)準(zhǔn)模板包一、適用范圍與場(chǎng)景描述二、合同審批與存檔全流程操作指南（一）合同發(fā)起與初步準(zhǔn)備需求提出：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，確定合同類型、合作方基本信息及核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限等），由部門(mén)負(fù)責(zé)人*確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性。合同草案擬定：業(yè)務(wù)部門(mén)參考本模板包中的《合同信息登記表》及對(duì)應(yīng)類型合同范本，起草合同文本，保證內(nèi)容完整、表述清晰。材料準(zhǔn)備：附上合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等）、項(xiàng)目背景說(shuō)明、技術(shù)附件（如有）及相關(guān)審批依據(jù)（如立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算文件等），形成完整的合同申報(bào)材料。（二）多環(huán)節(jié)審批流程部門(mén)審核責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核內(nèi)容：核對(duì)合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、金額是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)、履行期限是否合理、合作方資質(zhì)是否有效等。輸出要求：審核通過(guò)后，在《合同審批流程表》“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽署“同意”并簽字，連同材料轉(zhuǎn)交下一環(huán)節(jié)；需修改的，明確修改意見(jiàn)并退回業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)整。法務(wù)審核責(zé)任人：法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人（或?qū)Ｂ毞▌?wù)人員）審核內(nèi)容：重點(diǎn)審查合同合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定）、條款完整性（是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心要素）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示（如違約條款、爭(zhēng)議解決方式等）。輸出要求：審核通過(guò)后，簽署“同意”；需修改的，出具《合同法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》，列明修改條款及法律依據(jù)，反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)整后重新提交。財(cái)務(wù)審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核內(nèi)容：審核合同金額準(zhǔn)確性、付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度、資金安排是否與公司現(xiàn)金流匹配、稅費(fèi)條款是否合規(guī)、發(fā)票開(kāi)具要求是否明確等。輸出要求：審核通過(guò)后，簽署“同意”；存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的，注明“需補(bǔ)充資金計(jì)劃說(shuō)明”或“建議調(diào)整付款節(jié)點(diǎn)”等意見(jiàn)，退回業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充材料。領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：根據(jù)合同金額及重要性，由對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門(mén)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)*等）審批權(quán)限：金額≤5萬(wàn)元：部門(mén)總監(jiān)*審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理審核后報(bào)董事長(zhǎng)審批。輸出要求：審批通過(guò)后，在《合同審批流程表》“領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)”欄簽署“同意”并簽字；未通過(guò)的，注明“不同意”及簡(jiǎn)要理由，流程終止。（三）合同簽署與生效文本定稿：所有審批環(huán)節(jié)通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)各環(huán)節(jié)意見(jiàn)修改最終合同文本，保證所有審核意見(jiàn)均已落實(shí)，形成正式簽署版本。簽署授權(quán)：由法定代表人或其授權(quán)的代理人（需提供《授權(quán)委托書(shū)》）代表公司簽署合同，簽署時(shí)需使用公司公章或合同專用章（加蓋騎縫章，多頁(yè)合同生效）。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定生效條件的，需滿足條件后生效），業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合作方確認(rèn)生效日期及后續(xù)履行安排。（四）合同歸檔與管理歸檔時(shí)限：合同簽署生效后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同正本、審批流程表、法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、合作方資質(zhì)證明等材料整理完整，移交至檔案管理部門(mén)*。歸檔登記：檔案管理部門(mén)*核對(duì)材料完整性后，填寫(xiě)《合同存檔清單表》，錄入合同編號(hào)、名稱、存檔日期、存放位置等信息，保證賬實(shí)相符。分類存放：紙質(zhì)合同：按合同類型（采購(gòu)、銷售、租賃等）分類存放于檔案柜，標(biāo)注清晰編號(hào)（如“采-2024-001”）；電子合同：掃描存檔至公司指定服務(wù)器，文件名格式為“合同類型-年份-編號(hào)”（如“銷售-2024-001”），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。借閱管理：因業(yè)務(wù)需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)審批，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，到期歸還并記錄借閱情況。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）合同審批流程表合同基本信息合同編號(hào)合同名稱合同類型（勾選）□采購(gòu)□銷售□租賃□合作□其他簽約方全稱合同金額（元）起草部門(mén)起草人*起草日期審批節(jié)點(diǎn)審核人*審核意見(jiàn)部門(mén)審核法務(wù)審核財(cái)務(wù)審核領(lǐng)導(dǎo)審批簽署情況簽署日期簽署人*（二）合同信息登記表合同基本信息合同編號(hào)合同名稱合同類型簽約方全稱注冊(cè)地址聯(lián)系人*聯(lián)系方式（虛擬）合同金額幣種履行期限交付/驗(yàn)收方式付款方式主要內(nèi)容摘要標(biāo)的物描述質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任爭(zhēng)議解決方式生效條件其他約定審批與存檔審批日期簽署日期存檔編號(hào)存放位置檔案管理員*備注（三）合同存檔清單表序號(hào)存檔日期合同編號(hào)合同名稱存檔類型（勾選）存放位置檔案管理員*借閱記錄1□正本□副本□附件2□正本□副本□附件借閱記錄欄填寫(xiě)：借閱人*、借閱日期、歸還日期、備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同條款審核要點(diǎn)主體資格：合作方需提供真實(shí)有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明及授權(quán)委托書(shū)（非法定代表人簽署時(shí)），保證簽約主體合法。核心條款：合同必須明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，明確違約金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，避免“免責(zé)條款”顯失公平。（二）審批流程規(guī)范要求時(shí)限控制：各部門(mén)審核需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同（如突發(fā)采購(gòu)需求）需標(biāo)注“加急”，審批時(shí)限縮短至1個(gè)工作日。材料完整性：缺失必要材料（如合作方資質(zhì)、預(yù)算文件）的，審批部門(mén)有權(quán)退回，待補(bǔ)充材料后再啟動(dòng)流程。審批權(quán)限：嚴(yán)禁越權(quán)審批，超過(guò)審批權(quán)限的合同需逐級(jí)上報(bào)，不得拆分合同金額規(guī)避審批。（三）存檔管理與風(fēng)險(xiǎn)防范安全性：紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮、防盜的檔案柜，電子檔案設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅檔案管理員*及授權(quán)人員可查閱。完整性：合同正本