辦公室公文寫作規(guī)范培訓資料一、公文寫作的重要性與基本要求公文是機關(guān)單位履行職責、傳遞決策、協(xié)調(diào)工作的核心工具，兼具信息傳遞、流程規(guī)范、形象展示三大作用。其寫作需遵循以下要求：合法合規(guī)：內(nèi)容符合政策法規(guī)、單位制度，發(fā)文程序合規(guī)（如請示需經(jīng)審批、紀要需經(jīng)會議通過）。準確規(guī)范：格式、內(nèi)容、語言嚴格遵循標準，避免歧義或疏漏。務(wù)實管用：聚焦實際問題，內(nèi)容具體可操作，杜絕空泛表述。二、公文的主要種類及適用場景不同公文有明確的使用邊界，需根據(jù)場景精準選擇：公文類型核心用途典型場景------------------------------**通知**發(fā)布要求、傳達事項、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件會議通知、政策落實通知、文件轉(zhuǎn)發(fā)**報告**向上級匯報工作、反映情況、回復詢問工作總結(jié)報告、突發(fā)事件情況報告**請示**向上級請求指示、批準項目立項請示、經(jīng)費審批請示（需**一文一事**）**函**平行/不相隸屬機關(guān)間商洽、詢問、答復跨單位協(xié)作商請函、資質(zhì)查詢復函**紀要**記載會議主要情況和議定事項辦公會議紀要、專題研討會紀要三、公文格式規(guī)范詳解公文格式分為版頭、主體、版記三部分，需嚴格遵循《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）：（一）版頭部分（公文首頁紅色分隔線以上）份號：涉密公文標注（如“____”），頂格居版心左上角第1行。密級/保密期限：涉密公文標注（如“秘密★1年”），頂格居版心左上角第2行。緊急程度：特急、加急公文標注，頂格居版心左上角（與份號、密級不沖突時）。發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱/規(guī)范化簡稱+“文件”組成（如“XX市人民政府文件”），居中用紅色小標宋體字。發(fā)文字號：機關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號（如“XX發(fā)〔2024〕1號”），居中或左空一字，年份用六角括號。（二）主體部分（紅色分隔線以下、版記以上）標題：發(fā)文機關(guān)+事由+文種（如“XX單位關(guān)于開展安全檢查的通知”），2號小標宋體字，居中排布，回行時詞意完整。主送機關(guān)：公文主要受理機關(guān)，頂格寫于標題下空一行，多個機關(guān)用頓號（同類型）/逗號（不同類型）分隔。正文：公文核心內(nèi)容，3號仿宋體字，每面排22行、每行28字。層次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”區(qū)分，邏輯連貫。附件說明：正文下空一行左空二字標注“附件：1.XXX2.XXX”，附件名稱后不加標點。發(fā)文機關(guān)署名：署全稱/規(guī)范化簡稱，居右空一字，在成文日期之上。成文日期：用阿拉伯數(shù)字（如“2024年X月X日”），右空四字，會議紀要可注會議日期。印章：有署名的公文需加蓋，騎年蓋月（上不壓正文，下騎成文日期）。（三）版記部分（公文末頁最下方）抄送機關(guān)：需知曉的非主送機關(guān)，居左空一字，用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)/日期之上。印發(fā)機關(guān)/日期：印發(fā)機關(guān)為“XX單位辦公室”，印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字，居右空一字，編排在末條分隔線之上。四、公文寫作核心技巧（一）邏輯結(jié)構(gòu)搭建開頭：簡明交代背景、目的或依據(jù)（如“為貫徹XX會議精神，結(jié)合我單位實際，現(xiàn)就XX工作通知如下：”）。主體：圍繞主旨分層論述，通知需明確“時間、地點、要求”，請示需清晰“理由、事項、請求”，報告需突出“成效、問題、對策”。結(jié)尾：依文種選擇規(guī)范用語，如通知用“請遵照執(zhí)行”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”。（二）語言風格把控準確：用詞精準（如“必須”“應(yīng)當”），數(shù)字、名稱無誤（如“2024年X月X日”“XX市住建局”）。簡潔：刪繁就簡，避免重復（如“現(xiàn)決定于X月X日召開會議”，而非“現(xiàn)在我們決定在X月X日的時候召開一個會議”）。莊重：使用書面語，杜絕口語化/網(wǎng)絡(luò)化表達（如用“辦結(jié)”替代“搞定”，用“此函”替代“拜拜”）。（三）內(nèi)容要素強化請示：一文一事，主送一個上級機關(guān)，不得抄送下級，理由需充分（如“因項目工期緊張，需追加經(jīng)費X萬元”）。報告：客觀陳述，不得夾帶請示事項，數(shù)據(jù)支撐（如“完成任務(wù)X項，同比增長X%”）。通知：事項清晰，時間、地點、要求明確（如“參會人員需攜帶《XX報告》，于X月X日9:00到三樓會議室簽到”）。五、常見問題及改進建議（一）格式類問題錯誤：發(fā)文字號用方括號（如“[2024]1號”）、標題缺發(fā)文機關(guān)、附件說明后加句號。改進：發(fā)文字號用六角括號（“〔〕”），標題完整（如“XX單位關(guān)于……的通知”），附件說明不加標點。（二）內(nèi)容類問題錯誤：請示主送多個上級機關(guān)、報告夾帶請示（如“請領(lǐng)導批示下一步方向”）、通知事項模糊（如“盡快完成”）。改進：請示主送一個機關(guān)，需其他機關(guān)知曉則抄送；報告只匯報不請示，需請示單獨行文；通知明確時間節(jié)點（如“于X月X日前完成”）。（三）語言類問題錯誤：“我們單位員工都覺得方案挺好”（口語化+主觀）、“大約X左右”（重復）、“貴單位務(wù)必回復”（語氣強硬）。改進：改為“經(jīng)調(diào)研，該方案具有可行性”，“約X”或“X左右”保留一個，函件用“請貴單位于X天內(nèi)函復為盼”（語氣謙和）。六、案例分析：通知的寫作優(yōu)化（一）原案例（問題版）>通知>各部門：>為了做好安全工作，現(xiàn)在要開展檢查，時間大概在下周，你們準備一下相關(guān)材料，到時候來參加會議。>XX單位>2024年X月X日（二）問題分析格式：無發(fā)文字號、標題不完整、正文事項模糊（時間、材料、會議安排均不明確）。內(nèi)容：邏輯混亂，語言口語化（“現(xiàn)在要”“大概”“你們”），未明確檢查目的、范圍。（三）優(yōu)化后版本>XX發(fā)〔2024〕X號>XX單位關(guān)于開展安全生產(chǎn)專項檢查的通知>各部門：>為貫徹落實《XX安全生產(chǎn)管理辦法》要求，切實消除安全隱患，經(jīng)研究，決定開展安全生產(chǎn)專項檢查工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：>一、檢查時間：2024年X月X日—X月X日>二、檢查范圍：各部門辦公區(qū)域、設(shè)備設(shè)施、消防器材等>三、工作要求：>1.各部門于X月X日前完成自查，形成《自查報告》（含問題清單及整改措施）報送至安全管理部；>2.檢查期間，各部門指定專人配合，確保檢查工作順利開展；>3.檢查結(jié)束后，召開專題會議（時間：X月X日14:30，地點：三樓會議室），通報檢查情況，部署整改工作。>特此通知。>XX單位>2024年X月X日（四）優(yōu)化要點格式：補充發(fā)文字號、完整標題，規(guī)范結(jié)構(gòu)（開頭+主體+結(jié)尾）。內(nèi)容：目的清晰，時間、范圍、要求具體，層次分明（“一、”“1.”），語言簡潔正式。七、總結(jié)與提升建議公文寫作是辦公室工作的核心技能，需在規(guī)范基礎(chǔ)上結(jié)合實踐打磨：1.建模板庫：針對通知、請示等文種