行政流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)前言為規(guī)范公司日常行政管理，提升工作效率，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證行政事務(wù)有序開(kāi)展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋辦公用品管理、會(huì)議室使用、文件審批、差旅申請(qǐng)等常見(jiàn)行政流程，適用于公司各部門及全體員工，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作減少溝通成本，保障行政工作的一致性與規(guī)范性。一、辦公用品管理流程（一）適用范圍與場(chǎng)景本流程適用于公司各部門日常辦公所需物品的申領(lǐng)、領(lǐng)用、庫(kù)存管理及核銷，包括但不限于文具、耗材、設(shè)備配件等。適用于新員工入職物資配備、部門常規(guī)補(bǔ)充、專項(xiàng)活動(dòng)物資采購(gòu)等場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：需求提出申請(qǐng)人（部門員工或指定接口人）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量、用途說(shuō)明及預(yù)計(jì)使用日期。申領(lǐng)物品為常規(guī)品類（如A4紙、簽字筆等）可直接填寫(xiě)；非常規(guī)品類（如專業(yè)設(shè)備配件、定制禮品等）需附簡(jiǎn)要需求說(shuō)明（如“部門打印機(jī)維修需更換硒鼓，型號(hào)X”）。步驟2：部門審核申領(lǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人處，負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)物品的必要性與合理性（如是否為工作必需、數(shù)量是否符合實(shí)際需求、是否存在重復(fù)申領(lǐng)等）。審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)人在“部門審批”欄簽字確認(rèn)；審核不通過(guò)的，需注明原因并退回申請(qǐng)人調(diào)整。步驟3：行政統(tǒng)籌行政部每日17:00前接收各部門提交的《辦公用品申領(lǐng)表》，匯總后核對(duì)庫(kù)存情況。庫(kù)存充足時(shí)，直接安排備貨；庫(kù)存不足或?yàn)榉浅Ｒ?guī)品類時(shí)，行政部啟動(dòng)采購(gòu)流程，明確采購(gòu)周期（常規(guī)物品不超過(guò)2個(gè)工作日，非常規(guī)物品不超過(guò)5個(gè)工作日），并同步告知申請(qǐng)人預(yù)計(jì)領(lǐng)用時(shí)間。步驟4：領(lǐng)用登記申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政部領(lǐng)用區(qū)核對(duì)物品。核對(duì)無(wú)誤后，在《辦公用品領(lǐng)用登記臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、物品名稱及數(shù)量；行政部工作人員更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符。步驟5：庫(kù)存盤點(diǎn)與核銷行政部每月末進(jìn)行一次全面庫(kù)存盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存差異，分析差異原因（如損耗、遺失等），形成《月度庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》提交行政部負(fù)責(zé)人。對(duì)臨近保質(zhì)期的物品（如墨盒、膠水等）提前通知各部門優(yōu)先使用；對(duì)已損壞或無(wú)法使用的物品，按流程報(bào)備后進(jìn)行核銷處理。（三）常用表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申請(qǐng)人申領(lǐng)日期序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)12部門審批行政審批（簽字）（簽字）表2：辦公用品領(lǐng)用登記臺(tái)賬領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門申請(qǐng)人物品名稱數(shù)量庫(kù)存余量經(jīng)手人（行政）（四）執(zhí)行要點(diǎn)與問(wèn)題規(guī)避提前規(guī)劃：常規(guī)物品建議每月25日前提交次月申領(lǐng)需求，避免臨時(shí)申領(lǐng)影響工作；按需申領(lǐng)：禁止為個(gè)人或非工作用途申領(lǐng)辦公物資，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)；節(jié)約使用：提倡節(jié)約原則，如雙面用紙、舊筆芯更換筆桿等，減少資源浪費(fèi)；及時(shí)反饋：發(fā)覺(jué)物品質(zhì)量問(wèn)題（如筆不出水、紙張破損等），需在領(lǐng)用后1個(gè)工作日內(nèi)反饋行政部處理。二、會(huì)議室使用管理流程（一）適用范圍與場(chǎng)景本流程適用于公司各類會(huì)議室（包括小型洽談室、大型會(huì)議室、視頻會(huì)議室等）的預(yù)約、使用、維護(hù)及清理，適用于部門會(huì)議、客戶接待、培訓(xùn)、項(xiàng)目研討等場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：線上預(yù)約申請(qǐng)人（會(huì)議組織者）提前通過(guò)公司會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)（如企業(yè)/釘釘預(yù)約模塊）提交申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)議室使用預(yù)約表》，內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、使用部門、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間）、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等）、特殊需求（如茶歇、橫幅擺放等）。若需使用視頻會(huì)議室，需同步填寫(xiě)對(duì)接人及設(shè)備調(diào)試需求（如是否需要連接外部系統(tǒng)）。步驟2：審核確認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)或行政部工作人員在1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)審核預(yù)約申請(qǐng)，重點(diǎn)核對(duì)：會(huì)議室使用時(shí)間是否與其他會(huì)議沖突；參會(huì)人數(shù)是否與會(huì)議室容量匹配（如10人以下使用小會(huì)議室，10-30人使用中會(huì)議室，30人以上使用大會(huì)議室）；所需設(shè)備是否可正常使用。審核通過(guò)后，系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)通知至申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人；審核不通過(guò)的，需注明原因并建議調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室。步驟3：使用前準(zhǔn)備行政部根據(jù)預(yù)約信息提前30分鐘開(kāi)啟會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀連接、麥克風(fēng)測(cè)試、空調(diào)溫度調(diào)節(jié)至24℃），保證環(huán)境整潔（桌面無(wú)雜物、座椅歸位、白板擦凈）。如有特殊需求（如擺放會(huì)議資料、調(diào)試視頻會(huì)議系統(tǒng)），申請(qǐng)人需提前1小時(shí)與行政部對(duì)接，共同完成準(zhǔn)備。步驟4：會(huì)議使用與維護(hù)申請(qǐng)人或指定人員作為會(huì)議負(fù)責(zé)人，在會(huì)議開(kāi)始前檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問(wèn)題立即聯(lián)系行政部處理（緊急情況可撥打內(nèi)線X）。會(huì)議期間，保持會(huì)議室安靜，禁止攜帶食物（除茶歇外）、吸煙；如需使用白板，請(qǐng)使用專用白板筆，避免留下永久性污漬。步驟5：會(huì)后清理與反饋會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議負(fù)責(zé)人需組織人員清理會(huì)場(chǎng)：關(guān)閉設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、燈光、空調(diào)），將座椅歸位，帶走個(gè)人物品及垃圾，保證會(huì)議室恢復(fù)整潔。行政部工作人員在1小時(shí)內(nèi)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題后，在系統(tǒng)中標(biāo)記“使用完成”；如發(fā)覺(jué)設(shè)備損壞或物品遺失，需記錄并追溯負(fù)責(zé)人，按公司規(guī)定處理。（三）常用表單模板表3：會(huì)議室使用預(yù)約表預(yù)約人所在部門聯(lián)系方式會(huì)議名稱參會(huì)人數(shù)使用日期開(kāi)始時(shí)間結(jié)束時(shí)間會(huì)議室所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□視頻會(huì)議系統(tǒng)□白板□其他：________特殊需求□茶歇□橫幅□資料擺放□其他：________部門審批行政審批（簽字）（簽字）（四）執(zhí)行要點(diǎn)與問(wèn)題規(guī)避提前預(yù)約：會(huì)議室需至少提前4小時(shí)預(yù)約，臨時(shí)使用（如2小時(shí)內(nèi)）需電話聯(lián)系行政部確認(rèn)空閑情況；按時(shí)使用：會(huì)議開(kāi)始后15分鐘內(nèi)未到場(chǎng)的，行政部有權(quán)取消預(yù)約并釋放會(huì)議室；設(shè)備愛(ài)護(hù)：禁止私自拆卸、挪用會(huì)議室設(shè)備，如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需承擔(dān)維修費(fèi)用；應(yīng)急處理：會(huì)議期間突發(fā)設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部（內(nèi)線X），同時(shí)可啟用備用會(huì)議室（如有）。三、文件審批管理流程（一）適用范圍與場(chǎng)景本流程適用于公司內(nèi)部各類文件的起草、審核、簽批、發(fā)布及歸檔，包括但不限于請(qǐng)示報(bào)告、通知公告、制度文件、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)外函件等。適用于跨部門協(xié)作、重大事項(xiàng)決策、日常事務(wù)傳達(dá)等場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：文件起草起草人根據(jù)工作需求，按照公司《公文寫(xiě)作規(guī)范》起草文件，明確文件類型（如“關(guān)于事項(xiàng)的請(qǐng)示”“制度（試行）”）、標(biāo)題（簡(jiǎn)潔明了，概括核心內(nèi)容）、主送/抄送部門、（邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述規(guī)范）、附件（如有需注明）。文件中涉及部門協(xié)作的，需提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)關(guān)鍵信息（如時(shí)間節(jié)點(diǎn)、職責(zé)分工、資源需求等），避免后續(xù)爭(zhēng)議。步驟2：部門內(nèi)部審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人處，負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容是否符合部門工作計(jì)劃、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否規(guī)范、是否存在錯(cuò)別字或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤等。審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)人在“部門審核”欄簽字；審核不通過(guò)的，需標(biāo)注修改意見(jiàn)并退回起草人修訂，修訂后重新提交審核。步驟3：跨部門會(huì)簽（如需）文件內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)的，需啟動(dòng)跨部門會(huì)簽流程。起草人通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起會(huì)簽，依次發(fā)送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如財(cái)務(wù)部、人力資源部、法務(wù)部等），各需會(huì)簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核并反饋意見(jiàn)。對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)有異議的，起草人需與相關(guān)部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后修改文件；無(wú)法達(dá)成一致的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。步驟4：領(lǐng)導(dǎo)簽批會(huì)簽通過(guò)后，文件按審批權(quán)限提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批：日常事務(wù)文件（如部門活動(dòng)通知、周報(bào)）：部門負(fù)責(zé)人簽批即可；涉及跨部門協(xié)作或資源調(diào)配的文件（如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、預(yù)算調(diào)整）：提交分管副總簽批；重大事項(xiàng)文件（如公司制度修訂、年度規(guī)劃）：提交總經(jīng)理簽批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，文件進(jìn)入發(fā)布流程；審批不通過(guò)的，需注明原因并退回起草人終止流程或重新修訂。步驟5：文件發(fā)布與歸檔審批通過(guò)的文件，由行政部（或指定部門）統(tǒng)一編號(hào)、排版（使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板），通過(guò)OA系統(tǒng)、公告欄或郵件發(fā)布，并同步抄送至各相關(guān)部門/人員。文件發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)，行政部將電子版及紙質(zhì)版（如需）歸檔至公司檔案管理系統(tǒng)，注明文件編號(hào)、名稱、發(fā)布日期、審批人、歸檔部門等信息，保證后續(xù)可追溯。（三）常用表單模板表4：文件審批表文件名稱文件編號(hào)起草人所在部門主送部門抄送部門文件類型□請(qǐng)示□報(bào)告□通知□制度□紀(jì)要□其他：________部門審核跨部門會(huì)簽（簽字）（簽字）領(lǐng)導(dǎo)審批（簽字）歸檔情況□已歸檔□未歸檔歸檔日期（四）執(zhí)行要點(diǎn)與問(wèn)題規(guī)避規(guī)范起草：嚴(yán)格按照公文格式要求，避免使用口語(yǔ)化表述，數(shù)據(jù)需注明來(lái)源；提前溝通：涉及多部門的文件，務(wù)必在起草前完成溝通，減少會(huì)簽環(huán)節(jié)的反復(fù)修改；按時(shí)審批：各審核/審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成流程，無(wú)特殊情況不得拖延；版本管理：文件修訂后需更新版本號(hào)（如V1.0→V1.1），避免使用過(guò)期版本發(fā)布。四、差旅申請(qǐng)管理流程（一）適用范圍與場(chǎng)景本流程適用于公司員工因公出差（包括市內(nèi)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際）的交通、住宿、補(bǔ)貼等事項(xiàng)的申請(qǐng)、審批及報(bào)銷，適用于客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、會(huì)議培訓(xùn)、業(yè)務(wù)拓展等場(chǎng)景。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：出差申請(qǐng)員工因公出差需提前填寫(xiě)《差旅申請(qǐng)表》，注明出差人信息、出差事由、出差地點(diǎn)、出差起止時(shí)間、交通方式（如飛機(jī)、高鐵、汽車等，需符合公司差旅標(biāo)準(zhǔn)）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（如一線城市不超過(guò)500元/晚，二線城市不超過(guò)350元/晚）、預(yù)借金額（如需）。出差涉及客戶接待或項(xiàng)目合作的，需附相關(guān)會(huì)議通知、邀請(qǐng)函或項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)作為支撐材料。步驟2：審批授權(quán)《差旅申請(qǐng)表》按審批權(quán)限提交：部門內(nèi)短期出差（1天內(nèi)，市內(nèi)）：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門或3天以內(nèi)出差：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；3天以上或出國(guó)出差：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)出差編號(hào)，員工憑此編號(hào)預(yù)訂交通及住宿；審批不通過(guò)的，需注明原因并調(diào)整行程或標(biāo)準(zhǔn)。步驟3：差旅準(zhǔn)備員工根據(jù)審批結(jié)果通過(guò)公司合作供應(yīng)商（如指定旅行社、票務(wù)平臺(tái)）預(yù)訂交通及住宿，或自行預(yù)訂（需保留憑證）。如需提前預(yù)借差旅費(fèi)，填寫(xiě)《借款申請(qǐng)表》提交財(cái)務(wù)部，審批通過(guò)后領(lǐng)取現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至個(gè)人賬戶（出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷沖抵）。步驟4：差旅執(zhí)行與記錄出差期間，員工需遵守公司紀(jì)律及目的地相關(guān)規(guī)定，按時(shí)完成出差任務(wù)，每日記錄工作進(jìn)展（如客戶溝通要點(diǎn)、項(xiàng)目調(diào)研數(shù)據(jù)等）。如需延長(zhǎng)出差時(shí)間或更改出差地點(diǎn)，需提前1天向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)備，說(shuō)明原因并補(bǔ)辦審批手續(xù)。步驟5：費(fèi)用報(bào)銷與總結(jié)出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅費(fèi)用憑證（如交通票據(jù)、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等，發(fā)票抬頭需為公司全稱），填寫(xiě)《差旅費(fèi)用報(bào)銷表》，注明出差編號(hào)、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額等信息，附電子及紙質(zhì)憑證。報(bào)銷表提交至財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)部核對(duì)票據(jù)真實(shí)性、合規(guī)性及是否符合差旅標(biāo)準(zhǔn)（如超標(biāo)費(fèi)用需由分管副總審批），審核通過(guò)后安排付款。涉及重要項(xiàng)目或客戶出差的，需在報(bào)銷時(shí)同步提交《出差總結(jié)報(bào)告》，說(shuō)明出差成果、待跟進(jìn)事項(xiàng)及建議，提交部門負(fù)責(zé)人及行政部備案。（三）常用表單模板表5：差旅申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門出差編號(hào)出差事由出差地點(diǎn)開(kāi)始時(shí)間結(jié)束時(shí)間交通方式□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他：________預(yù)計(jì)費(fèi)用住宿標(biāo)準(zhǔn)預(yù)借金額附件□會(huì)議通知□邀請(qǐng)函□項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)□其他：________部門審批分管副總（簽字）（簽字）總經(jīng)理審批（簽字）表6：差旅費(fèi)用報(bào)銷表報(bào)銷人出差編號(hào)報(bào)銷日期費(fèi)用明細(xì)交通費(fèi)用住宿費(fèi)用餐飲費(fèi)用金額票據(jù)張數(shù)部門確認(rèn)財(cái)務(wù)審核（簽字）（簽字）（四）執(zhí)行要點(diǎn)與問(wèn)題規(guī)避提前申請(qǐng)：出差需至少提前3個(gè)工作日提交申