文檔管理標準化流程文件歸檔指引版一、適用范圍與應用背景本指引適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的內部文件歸檔管理，涵蓋行政、人事、財務、項目、合同等各類紙質與電子文檔。通過標準化歸檔流程，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性及可追溯性，提升信息檢索效率，降低管理成本，滿足合規(guī)審計、歷史查閱及知識傳承需求。二、文件歸檔全流程操作步驟（一）文件收集：明確范圍與責任主體收集范圍界定常規(guī)文件：包括但不限于部門規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示報告、合同協(xié)議、項目資料（立項書、驗收報告等）、人事檔案（錄用、離職、考核記錄）、財務憑證（發(fā)票、報銷單、報表）等。特殊文件：涉密文件（需標注密級）、審計報告、法律文書、重大決策文件（如董事會決議）等，需單獨收集并加強管理。責任分工各部門指定專人（如“部門文檔專員*”）負責本部門文件收集，保證文件形成后3個工作日內完成初步整理。檔案管理部門（或行政部）每季度末向各部門下發(fā)《文件催交通知單》，未按要求提交的需在2個工作日內說明原因。（二）文件整理：規(guī)范分類與初步篩選文件檢查與去重檢查文件完整性：如會議紀需包含參會人員、決議事項；合同需含雙方蓋章頁、附件等。剔除重復件、草稿（除非最終版本需保留修改痕跡）、無效文件（如過期臨時通知）。分類排序按“年度-部門-文件類型”三級分類法排序，例如：“2024年度-行政部-制度類”“2023年度-項目部-合同類”。同一類型文件按“重要程度-形成時間”排序，重要文件（如合同、決策文件）置前。（三）文件分類：建立科學分類體系一級分類（按部門/職能）綜合管理類（行政、人事、總務）、業(yè)務運營類（銷售、生產、研發(fā)）、財務管理類（預算、核算、審計）、項目管理類（各項目組）等。二級分類（按文件性質）一級分類下可設“制度文件”“流程文件”“記錄文件”“合同文件”“報告文件”等二級類目。三級分類（按具體用途）例如“制度文件”下可分“管理規(guī)范”“操作手冊”“崗位職責”；“記錄文件”下可分“會議記錄”“培訓記錄”“檢查記錄”。（四）信息錄入：建立電子檔案臺賬填寫《文件歸檔登記表》錄入關鍵信息：文件名稱、文號/編號（如有）、形成部門、責任人、形成日期、密級（公開/內部/秘密）、頁數(shù)、存放位置（檔案盒編號/電子路徑）、歸檔日期、備注（如關聯(lián)項目編號）。電子檔案同步紙質文件需同步掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），電子文件命名規(guī)則為“一級分類_二級分類_文件名_日期_版本號”，例如：“綜合管理_制度_考勤管理規(guī)定_20240115_V1.0”。電子文件至指定檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、檔案管理軟件），由檔案管理員*審核后歸檔。（五）文件歸檔：物理存儲與電子歸檔紙質文件歸檔使用統(tǒng)一規(guī)格的無酸檔案盒（尺寸：A4或16開），盒面標注“一級分類-二級分類-年度-起止日期-盒號”，例如：“綜合管理-制度-2024-2024-01”。文件按順序放入檔案盒，附《文件目錄》（含盒內文件名稱、頁碼、日期），盒內文件不超過100頁（超分盒裝訂）。電子文件歸檔電子文件存儲至專用服務器或云存儲平臺，設置訪問權限（如僅檔案管理員可編輯，部門負責人可查閱）。定期進行電子文件備份（本地備份+異地備份），備份周期為每月一次，備份介質需標注備份日期及內容范圍。（六）保管與維護：保證檔案安全可用存儲環(huán)境要求紙質檔案：存放于專用檔案室，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，遠離水源、火源及強磁場，配備防蟲、防霉藥劑。電子檔案：服務器需定期殺毒，更新系統(tǒng)補丁，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。定期檢查與更新檔案管理員*每半年對紙質檔案進行清點，檢查是否有蟲蛀、霉變、破損，及時修復或復制受損文件。電子檔案每季度進行一次數(shù)據(jù)完整性校驗，保證可正常讀取。借閱與歸還流程因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門審批后，方可借閱（涉密文件需經(jīng)分管領導批準）。借閱期限：普通文件不超過7個工作日，特殊文件不超過3個工作日，到期需及時歸還，超期1天以上需書面說明原因。三、核心模板表格表1：文件歸檔登記表（模板）序號文件名稱文號/編號形成部門責任人形成日期密級頁數(shù)存放位置（檔案盒號/電子路徑）歸檔日期備注12024年度工作計劃行辦202401行政部張*2024-01-05內部8ZH-2024-行政-012024-01-10含附件3份2項目A合同協(xié)議書合同202405項目部李*2024-02-20秘密15HT-2024-項目-052024-02-25與供應商簽訂表2：檔案盒面標簽模板（示例）一級分類二級分類年度起止日期盒號檔案管理員綜合管理制度文件20242024-01-01至2024-03-3101王*表3：檔案借閱申請表（模板）借閱人部門借閱日期歸還日期文件名稱文號/編號借閱事由部門負責人審批檔案管理員簽字劉*財務部2024-03-012024-03-052023年度財務報表財202312年度審計核查（簽字）（簽字）四、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）文件命名與分類規(guī)范禁止使用“資料1”“文件2”等模糊命名，需體現(xiàn)文件核心內容（如“考勤管理規(guī)定2024版”而非“新考勤規(guī)定”）。分類體系一旦確定，不得隨意調整，確需變更需經(jīng)檔案管理部門審核并書面通知各部門。（二）密級文件管理涉密文件需單獨存放，紙質文件鎖入專用鐵皮柜，電子文件加密存儲，借閱需經(jīng)分管領導*審批并登記在冊。禁止在非涉密計算機、網(wǎng)絡中傳輸或存儲涉密文件，違者將按公司保密制度處理。（三）電子與紙質檔案同步電子文件需與紙質文件內容一致，掃描件需清晰完整，關鍵頁（如簽字頁、蓋章頁）不得缺失。紙質檔案掃描后，原稿不得銷毀（除非按規(guī)定到期銷毀），電子文件僅作為備份或檢索使用。（四）過期檔案處理到期檔案需由檔案管理部門會同形成部門鑒定，對無保存價值的文件填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后，由2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在銷毀清單上簽字。涉密檔案銷毀需送至指定保密銷毀機構，并取得銷毀證明。（五）責任追溯與培訓各部門文檔專員*離職或