為規(guī)范員工健康檔案管理工作，保障員工健康權(quán)益，提升企業(yè)健康管理水平，依據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《企業(yè)職工健康管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，特制定本制度。本制度適用于企業(yè)全體在職員工（含試用期、勞務(wù)派遣人員）的健康檔案管理，旨在通過系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理，為員工健康監(jiān)測、職業(yè)健康防護及企業(yè)健康管理決策提供可靠依據(jù)。一、管理原則員工健康檔案管理遵循真實完整、動態(tài)更新、嚴(yán)格保密、高效利用的原則：真實完整：檔案內(nèi)容需如實反映員工健康狀況，涵蓋入職至在職期間的各類健康相關(guān)信息，確保無遺漏、無虛假；動態(tài)更新：根據(jù)員工健康變化、年度體檢、職業(yè)健康檢查等情況及時更新檔案，保證信息時效性；嚴(yán)格保密：檔案涉及員工個人隱私，需采取必要措施防止信息泄露，僅限授權(quán)人員依規(guī)查閱；高效利用：檔案信息服務(wù)于員工健康管理、職業(yè)健康評估、工傷認(rèn)定及企業(yè)健康福利優(yōu)化等工作，提升管理效能。二、職責(zé)分工（一）人力資源部作為健康檔案管理的牽頭部門，負責(zé)：1.統(tǒng)籌員工健康檔案的建立、更新、歸檔及日常維護工作；2.協(xié)調(diào)各部門開展員工健康信息收集，審核檔案內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性；3.制定檔案管理流程，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，定期向管理層匯報檔案管理成效；4.配合行政部、醫(yī)務(wù)室開展健康管理活動，為員工健康福利政策制定提供數(shù)據(jù)支持。（二）行政部協(xié)助人力資源部推進健康檔案管理，主要職責(zé)包括：1.組織員工年度體檢、職業(yè)健康檢查及專項健康篩查，收集體檢報告并移交人力資源部；2.協(xié)調(diào)外部醫(yī)療機構(gòu)（如體檢中心、職業(yè)病防治機構(gòu)）對接，確保健康數(shù)據(jù)的專業(yè)性與合規(guī)性；3.開展員工健康宣傳、培訓(xùn)活動，引導(dǎo)員工主動參與健康管理，及時反饋健康變化信息。（三）醫(yī)務(wù)室（或委托醫(yī)療機構(gòu)）作為專業(yè)支持部門，負責(zé)：1.對員工健康檔案中的疾病史、體檢報告等內(nèi)容進行專業(yè)評估，提出健康干預(yù)建議；2.為患有慢性病、職業(yè)病或工傷康復(fù)期的員工制定個性化健康管理方案，并跟蹤執(zhí)行效果；3.參與檔案內(nèi)容的審核，確保健康評估、醫(yī)療建議等信息科學(xué)合理。（四）員工本人對自身健康檔案信息的真實性負責(zé)，需：1.入職時如實填報個人健康信息（如既往病史、過敏史、家族遺傳病史等）；2.健康狀況發(fā)生變化（如確診重大疾病、工傷、傳染病等）時，7個工作日內(nèi)主動向人力資源部提交書面說明及相關(guān)醫(yī)療證明；3.配合企業(yè)開展的健康檢查、健康管理活動，提供真實有效的健康相關(guān)資料。三、健康檔案內(nèi)容員工健康檔案為一人一檔，內(nèi)容涵蓋以下模塊（根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)特點可動態(tài)調(diào)整）：（一）基礎(chǔ)信息模塊個人基本信息：姓名、性別、年齡、崗位、入職時間、勞動合同期限、聯(lián)系方式等；職業(yè)相關(guān)信息：崗位性質(zhì)（如是否接觸粉塵、化學(xué)毒物、噪聲等職業(yè)病危害因素）、工作環(huán)境說明、職業(yè)健康檢查周期等。（二）健康檢查模塊年度體檢報告：包含常規(guī)體檢項目（血常規(guī)、心電圖、B超等）及企業(yè)定制項目（如行業(yè)特殊檢查）；職業(yè)健康檢查報告：接觸職業(yè)病危害因素員工的專項檢查報告，含崗前、崗中、離崗體檢結(jié)果；專項篩查報告：如慢性病篩查（高血壓、糖尿病）、傳染病篩查（乙肝、肺結(jié)核）等企業(yè)或地方政策要求的檢查。（三）健康評估模塊疾病史記錄：既往重大疾病、慢性病、傳染病、精神疾病等診斷及治療情況；職業(yè)病/工傷記錄：職業(yè)病診斷證明、工傷認(rèn)定決定書、康復(fù)治療方案及進展；健康風(fēng)險評估：結(jié)合體檢結(jié)果、生活習(xí)慣（吸煙、飲酒、運動等）形成的健康風(fēng)險等級及建議。（四）醫(yī)療服務(wù)模塊就醫(yī)記錄：門診診斷、住院病歷、手術(shù)記錄、用藥情況等（員工自愿提供或企業(yè)統(tǒng)籌醫(yī)保記錄）；工傷醫(yī)療記錄：工傷治療過程、醫(yī)療費用報銷憑證、傷殘等級鑒定報告；心理健康記錄：心理咨詢記錄、心理測評報告（如企業(yè)提供EAP服務(wù)）。（五）健康管理模塊健康培訓(xùn)記錄：員工參與健康講座、急救培訓(xùn)、職業(yè)病防護培訓(xùn)的簽到及考核結(jié)果；健康干預(yù)記錄：企業(yè)為員工制定的飲食、運動、康復(fù)等干預(yù)方案及執(zhí)行反饋；疫苗接種記錄：流感疫苗、新冠疫苗等接種時間、劑次、生產(chǎn)廠家等信息。四、檔案管理流程（一）建檔流程1.入職建檔：員工入職時，人力資源部發(fā)放《員工健康信息登記表》，員工填寫后提交身份證、既往體檢報告（如有）、職業(yè)病危害崗位崗前體檢報告（如適用）等資料；2.審核歸檔：人力資源部審核資料完整性，與行政部、醫(yī)務(wù)室核對信息后，建立電子檔案（推薦使用加密云存儲或企業(yè)OA系統(tǒng)），同步生成紙質(zhì)檔案（如需），存放于專用檔案柜；3.檔案編號：為每份檔案分配唯一編號（如“姓名首字母+入職年份+序號”），便于檢索與管理。（二）更新流程1.定期更新：每年體檢結(jié)束后15個工作日內(nèi)，行政部將體檢報告移交人力資源部，由專人更新檔案；2.動態(tài)更新：員工健康狀況變化（如確診疾病、工傷）或接受企業(yè)健康干預(yù)后，需在規(guī)定時間內(nèi)提交資料，人力資源部3個工作日內(nèi)完成檔案更新；3.離職歸檔：員工離職時，人力資源部將檔案封存，紙質(zhì)檔案移交企業(yè)檔案管理部門，電子檔案保留至少5年（或按法規(guī)要求），涉及職業(yè)病的檔案需永久保存。（三）查閱與使用流程1.內(nèi)部查閱：人力資源部、醫(yī)務(wù)室因工作需要查閱檔案，需填寫《健康檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批；其他部門（如工會、安全部）因工傷認(rèn)定、健康福利調(diào)整等需求查閱，需經(jīng)人力資源部負責(zé)人審批；查閱時僅限在檔案管理區(qū)域或指定電子設(shè)備上查看，嚴(yán)禁復(fù)制、拍照（特殊情況需審批）。2.外部使用：因職業(yè)病診斷、工傷認(rèn)定、司法調(diào)查等需對外提供檔案，需員工本人（或監(jiān)護人）書面授權(quán)，人力資源部審核后提供復(fù)印件（加蓋公章）；檔案信息原則上不向商業(yè)保險機構(gòu)、無關(guān)第三方提供，確需提供的需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、保密與安全管理（一）信息保密要求員工健康檔案屬于個人隱私信息，任何部門或個人不得擅自泄露。嚴(yán)禁將檔案信息用于與員工健康管理無關(guān)的活動（如商業(yè)推廣、內(nèi)部歧視性決策等）。（二）存儲安全管理紙質(zhì)檔案：存放于帶鎖的專用檔案柜，檔案柜需具備防火、防潮、防蟲功能，由人力資源部指定專人保管，鑰匙/密碼僅限授權(quán)人員持有；電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部加密服務(wù)器或合規(guī)云平臺，設(shè)置訪問權(quán)限（如分級密碼、IP限制），定期（每月）進行數(shù)據(jù)備份，防止因系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致信息丟失或泄露。（三）違規(guī)處理員工故意隱瞞健康信息、提供虛假資料的，視情節(jié)輕重給予警告、記過直至解除勞動合同的處分；管理人員違規(guī)查閱、泄露檔案信息的，給予通報批評、扣減績效，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機關(guān)追究法律責(zé)任。六、監(jiān)督與改進（一）定期檢查人力資源部聯(lián)合行政部、醫(yī)務(wù)室每半年開展一次檔案管理專項檢查，內(nèi)容包括：檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性（如是否存在信息缺失、錯誤）；檔案更新的及時性（如體檢報告是否按時歸檔）；保密措施的執(zhí)行情況（如是否存在違規(guī)查閱、存儲漏洞）。（二）員工反饋設(shè)立“健康檔案管理意見箱”（線上/線下），鼓勵員工對檔案管理流程、信息安全等方面提出建議。人力資源部每季度匯總反饋，針對性優(yōu)化制度。