公司文件存檔管理制度與標(biāo)準(zhǔn)一、適用范圍與制度目的本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)運(yùn)營、管理活動中形成的具有保存價值的各類文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等）。旨在規(guī)范文件存檔全流程管理，保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性、安全性，為日常工作查閱、歷史追溯、合規(guī)審計(jì)及公司決策提供有效支持，同時避免因文件管理混亂導(dǎo)致的信息丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)。二、職責(zé)分工（一）行政部（檔案管理部門）負(fù)責(zé)制定和完善公司文件存檔管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行；負(fù)責(zé)對公司各部門移交的檔案進(jìn)行分類、編目、保管、利用及鑒定銷毀工作；負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保證檔案存放環(huán)境符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫等要求；負(fù)責(zé)電子檔案的備份、維護(hù)及安全管理，定期檢查電子檔案的可讀性；開展檔案管理培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門規(guī)范文件整理與歸檔。（二）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件存檔工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門文件日常整理與歸檔；監(jiān)督本部門文件形成、積累、整理過程，保證文件材料真實(shí)、完整、規(guī)范；審核本部門移交檔案的清單，保證檔案內(nèi)容與移交清單一致。（三）文件形成人/經(jīng)辦人按照文件規(guī)范要求起草、制作文件，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)對經(jīng)手文件進(jìn)行初步整理（如檢查簽字、附件完整性等），及時向本部門兼職檔案管理員移交；配合檔案管理部門的查閱、借閱及鑒定工作。三、文件分類與歸檔范圍（一）文件分類按部門分類：行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、市場部、銷售部、研發(fā)部、生產(chǎn)部等；按文件類型分類：管理制度類：公司章程、內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范、會議紀(jì)要等；合同協(xié)議類：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、意向書等；人事管理類：員工招聘資料、勞動合同、人事任免文件、培訓(xùn)記錄、考勤記錄等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷憑證（需與會計(jì)檔案銜接）等；業(yè)務(wù)運(yùn)營類：項(xiàng)目方案、客戶資料、產(chǎn)品資料、市場調(diào)研報(bào)告等；證照資質(zhì)類：公司營業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質(zhì)證書、獲獎證明等；聲像材料類：公司活動照片、錄音錄像、電子光盤等。（二）歸檔范圍公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的具有查考利用價值的文件材料（包括正本及副本）；上級單位發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件材料；下級單位報(bào)送的重要報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃等；反映公司重大事件、重要活動、重點(diǎn)項(xiàng)目的文件材料；其他對公司具有保存價值的文件材料。四、文件歸檔全流程操作說明（一）文件形成與審核文件起草：文件形成人根據(jù)工作需求起草文件，內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確，格式符合公司《公文寫作規(guī)范》要求（標(biāo)題、字體、字號、行距、頁邊距等標(biāo)準(zhǔn)）。審核與簽發(fā)：文件起草完成后，提交部門負(fù)責(zé)人審核，涉及跨部門事項(xiàng)需相關(guān)部門會簽，最后由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理*簽發(fā)。簽發(fā)后的文件為最終版本，不得隨意修改。（二）文件整理組卷文件檢查：部門兼職檔案管理員對需歸檔的文件進(jìn)行檢查，保證文件齊全（含、附件、審批單）、字跡清晰、簽批手續(xù)完備，無破損或涂改痕跡。排序與編頁：按照文件形成時間或邏輯順序?qū)ξ募M(jìn)行排序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼（正面標(biāo)注在右上角，反面標(biāo)注在左上角），空白頁不編號。填寫卷內(nèi)目錄：每組文件填寫《文件歸檔卷內(nèi)目錄》（見表1），包含序號、文件名稱、文件編號、形成日期、頁數(shù)、密級、備注等字段，保證信息與文件一致。裝訂與封裝：紙質(zhì)文件采用不銹鋼夾或線裝方式裝訂，厚度不超過3cm，避免使用金屬訂書釘；聲像材料放入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，標(biāo)注檔案名稱、年度、部門等信息。（三）移交歸檔歸檔時間：年度歸檔：各部門于次年1月31日前完成上一年度文件的整理歸檔；專項(xiàng)歸檔：重大項(xiàng)目、重要活動文件在完成后1個月內(nèi)完成歸檔；日常歸檔：日常形成的文件，每月末整理后次月5日前完成歸檔。移交流程：部門兼職檔案填寫《文件歸檔移交清單》（見表2），一式兩份，注明檔案名稱、數(shù)量、歸檔日期、移交人等信息；與行政部檔案管理員*共同核對檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后雙方在《移交清單》上簽字確認(rèn)，一份部門留存，一份行政部備案。電子檔案移交：通過公司OA系統(tǒng)或指定云盤提交電子檔案，文件命名格式為“部門-文件類型-年度-文件名稱”（如“行政部-管理制度-2023-考勤管理規(guī)定”），并同步提交電子版《文件歸檔移交清單》。（四）檔案保管紙質(zhì)檔案保管：存放于專用檔案庫房，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%），定期記錄溫濕度；檔案柜排列整齊，間距不小于80cm，離墻、離地不小于10cm，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火；定期檢查檔案狀況，對破損、蟲蛀檔案及時修復(fù)或復(fù)制。電子檔案保管：采用“本地備份+異地備份”雙備份機(jī)制，本地備份存儲于公司服務(wù)器，異地備份存儲于加密移動硬盤或第三方安全存儲平臺；定期（每季度）檢查電子檔案的完整性、可讀性，對損壞或無法讀取的檔案及時修復(fù)或重新備份；電子檔案需加密存儲，密碼由檔案管理員*專人保管，每半年更換一次。（五）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通檔案：員工因工作需要借閱，需填寫《檔案借閱申請表》（見表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，可借閱相關(guān)檔案；涉密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時由檔案管理員全程陪同，借閱后立即歸還。借閱流程：借閱人提交《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案名稱、借閱事由、借閱期限（一般不超過5個工作日）；檔案管理員*審核通過后，登記《檔案借閱登記表》（見表4），將檔案交借閱人；借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理員*檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后簽字注銷。注意事項(xiàng)：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制檔案；檔案原則上不得帶出公司，確需帶出的需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并辦理《檔案外借審批單》；涉及公司機(jī)密或客戶隱私的檔案，借閱時需簽訂《保密承諾書》。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：行政部每三年組織一次檔案鑒定工作，會同相關(guān)部門對到期檔案進(jìn)行價值評估。鑒定流程：檔案管理員*編制《檔案銷毀清冊》（見表5），列出待銷毀檔案的名稱、編號、歸檔日期、保管期限、銷毀理由等信息；由檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成）進(jìn)行審核，確認(rèn)無保存價值后，報(bào)總經(jīng)理*審批。銷毀執(zhí)行：銷毀檔案時，由檔案管理員和監(jiān)銷人（行政部負(fù)責(zé)人）共同在場，采用碎紙機(jī)焚燒等方式徹底銷毀，保證信息無法復(fù)原；銷毀后，雙方在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄永久保存。五、檔案管理模板表格表1：文件歸檔卷內(nèi)目錄序號文件名稱文件編號形成日期頁數(shù)密級備注12023年度工作計(jì)劃行辦-2023-0012023-01-058普通2考勤管理規(guī)定修訂版行辦-2023-0152023-03-1212普通附修訂說明…表2：文件歸檔移交清單移交部門：行政部移交日期：2024年1月15日序號檔案名稱——————————12023年度會議紀(jì)要2公司營業(yè)執(zhí)照正本復(fù)印件……移交部門負(fù)責(zé)人簽字：__________行政部負(fù)責(zé)人簽字：__________表3：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式*市場部借閱檔案名稱檔案編號借閱事由2023年Q3市場調(diào)研報(bào)告市場-2023-025編制2024年市場計(jì)劃借閱期限自2024年1月10日至2024年1月15日部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：__________日期：2024年1月10日檔案管理員審批意見：簽字：__________日期：2024年1月10日|表4：檔案借閱登記表序號借閱日期借閱人部門檔案名稱檔案編號借閱事由歸還日期接收人備注12024-01-10*市場部2023年Q3市場調(diào)研報(bào)告市場-2023-025編制計(jì)劃2024-01-12*…………表5：檔案銷毀清冊鑒定日期：2024年3月20日銷毀日期：2024年3月25日序號檔案名稱——————————12019年費(fèi)用報(bào)銷憑證22018年活動方案初稿……鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字：__________總經(jīng)理審批簽字：__________六、執(zhí)行要求與常見問題規(guī)避（一）嚴(yán)格執(zhí)行歸檔時限各部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成文件歸檔，不得拖延或積壓。對未按時歸檔的部門，行政部將在月度例會上通報(bào)批評，情節(jié)嚴(yán)重的扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效。（二）保證文件完整性歸檔文件必須包含正本、附件、審批單等所有關(guān)聯(lián)材料，不得遺漏。對文件材料不完整的，檔案管理員*有權(quán)退回，待補(bǔ)充完整后再接收。（三）規(guī)范檔案編號管理所有檔案需按照“部門-文件類型-年度-序號”規(guī)則編號（如“研發(fā)部-項(xiàng)目方案-2023-008”），編號需唯一，不得重復(fù)或跳號。電子檔案與紙質(zhì)檔案編號需一致，便于檢索。（四）加強(qiáng)保密管理涉密檔案（如未公開的合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料等）需單獨(dú)存放，加密管理，借閱時需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批并全程監(jiān)督。嚴(yán)禁將涉密檔案帶出辦公區(qū)域或通過非加密渠道傳輸。（五）定期