企業(yè)公章管理使用規(guī)范及流程企業(yè)公章作為法定表意工具，承載著民事行為效力與法律責(zé)任歸屬，其管理使用的規(guī)范性直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)安全與合規(guī)底線(xiàn)?；趯?shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)與合規(guī)要求，結(jié)合《民法典》《印章管理辦法》等規(guī)定，梳理公章管理使用的核心規(guī)范與流程如下：一、公章管理的核心規(guī)范（一）保管制度1.保管主體：由法務(wù)、行政或財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，保管人需具備責(zé)任心與合規(guī)意識(shí)，且無(wú)利益沖突關(guān)聯(lián)（如涉及關(guān)聯(lián)交易審批的崗位需回避）。2.保管場(chǎng)所：配備防火、防盜、防潮的專(zhuān)用保險(xiǎn)柜，鑰匙與密碼分離管理；非工作時(shí)間公章需封存于固定場(chǎng)所，嚴(yán)禁攜帶公章至私人場(chǎng)所或違規(guī)存放。3.交接流程：人員變動(dòng)時(shí)需辦理書(shū)面交接手續(xù)，列明公章?tīng)顟B(tài)（如是否損壞、使用次數(shù)等），由監(jiān)交人（如部門(mén)負(fù)責(zé)人）簽字確認(rèn)，交接記錄存檔至少五年。（二）使用審批機(jī)制建立分級(jí)授權(quán)體系，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分審批層級(jí)（示例參考）：日常行政用?。ㄈ缃榻B信、員工證明）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；合同用?。ń痤~低于[X]萬(wàn)）：分管副總審批；重大合同、對(duì)外擔(dān)保、股權(quán)變動(dòng)等用?。嚎偨?jīng)理或董事會(huì)決議審批。審批要件：申請(qǐng)時(shí)需附用印文件原件（或定稿版）、《用印申請(qǐng)表》（含事項(xiàng)說(shuō)明、申請(qǐng)人、審批人意見(jiàn)）；涉及合同的需同步提交法務(wù)合規(guī)審核意見(jiàn)。（三）登記備案要求1.建立《公章使用登記簿》，逐次記錄用印時(shí)間、事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、申請(qǐng)人、審批人、用印份數(shù)、保管人簽字等信息，電子與紙質(zhì)臺(tái)賬并行。2.紙質(zhì)臺(tái)賬需按月歸檔，電子臺(tái)賬設(shè)置權(quán)限管理（僅管理員可修改）；重大事項(xiàng)用印后，需將文件副本同步歸檔至法務(wù)或檔案管理部門(mén)。（四）禁止性操作規(guī)范嚴(yán)禁“空白用印”：任何情況下不得在空白紙張、介紹信、合同上加蓋公章；確因業(yè)務(wù)需要（如銀行授信資料），需經(jīng)總經(jīng)理特批并注明使用范圍、有效期，且事后需補(bǔ)交用印文件存檔。嚴(yán)禁外借、出租公章：因業(yè)務(wù)協(xié)作需提供公章支持的，需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部流程辦理，由本企業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)用印并全程監(jiān)督。嚴(yán)禁偽造、變?cè)旃拢喊l(fā)現(xiàn)仿冒行為需立即報(bào)案，并同步啟動(dòng)內(nèi)部調(diào)查，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、公章使用的標(biāo)準(zhǔn)流程（一）申請(qǐng)環(huán)節(jié)申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，清晰說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件內(nèi)容、份數(shù)及用途，附相關(guān)支撐材料（如合同文本、審批單等），提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人初審（核查材料真實(shí)性、完整性）。（二）審批環(huán)節(jié)根據(jù)事項(xiàng)類(lèi)型流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)：日常事項(xiàng)：部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)：經(jīng)法務(wù)合規(guī)審核（重點(diǎn)核查合同條款合法性），再報(bào)總經(jīng)理或董事會(huì)審批。審批人需對(duì)用印事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，簽署明確意見(jiàn)（同意/不同意/修改后再報(bào)）。（三）用印環(huán)節(jié)保管人核對(duì)《用印申請(qǐng)表》與用印文件的一致性，確認(rèn)審批流程完整后，在文件指定位置加蓋公章（騎年蓋月，確保印跡清晰；多頁(yè)文件需加蓋騎縫章）。用印過(guò)程中，保管人需全程在場(chǎng)，嚴(yán)禁他人代為操作或攜帶公章外出用印（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由兩人以上陪同）。（四）登記與歸檔用印后，保管人需在《公章使用登記簿》如實(shí)登記，申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。用印文件的原件由申請(qǐng)部門(mén)留存或按檔案管理規(guī)定移交，復(fù)印件同步抄送法務(wù)部門(mén)備案；電子臺(tái)賬需在24小時(shí)內(nèi)更新。三、風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處置（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制定期審計(jì)：每季度由審計(jì)或紀(jì)檢部門(mén)抽查公章使用臺(tái)賬，核對(duì)用印文件與業(yè)務(wù)實(shí)際，重點(diǎn)排查“空白用印”“超范圍用印”等違規(guī)行為。異常預(yù)警：保管人發(fā)現(xiàn)用印申請(qǐng)存在疑點(diǎn)（如文件條款模糊、審批流程缺失），有權(quán)暫停用印并上報(bào)上級(jí)主管。（二）應(yīng)急處理流程公章遺失：立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，同步在企業(yè)官網(wǎng)、權(quán)威媒體發(fā)布《公章遺失聲明》；啟動(dòng)公章補(bǔ)辦流程（需提交報(bào)案回執(zhí)、聲明報(bào)紙、股東會(huì)決議等材料至公安部門(mén)備案，重新刻制公章后更新備案信息）。公章?lián)p壞：由保管人出具情況說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，將損壞公章交至公安指定刻章單位銷(xiāo)毀，憑銷(xiāo)毀證明重新刻制，新舊公章交接需記錄在案。（三）培訓(xùn)與宣貫定期組織公章管理專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，覆蓋保管人、審批人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，內(nèi)容包括《印章管理辦法》《民法典》中關(guān)于公章效力的規(guī)定、典型違規(guī)案例分析等；新員工入職時(shí)需學(xué)習(xí)公章管理制度，簽署《合規(guī)用印承諾書(shū)》。四、附則本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由企業(yè)綜合管理部（或法務(wù)部）負(fù)責(zé)解釋與修訂。各分