2026年塑料制品公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司公章（含公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等）及證照（含營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證等）的使用與管理，防范印章濫用、證照遺失或違規(guī)使用風險，保障公司合法權益與經(jīng)營活動有序開展，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章管理辦法》及本公司章程，結合公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工，涉及公章的申請、審批、使用、保管及證照的申領、審批、使用、保管、年檢、變更等全流程管理。第三條公章證照管理遵循“統(tǒng)一管理、分級審批、權責對應、全程留痕”的原則，確保每一次使用均符合規(guī)定，每一項操作均有記錄可追溯。第四條公司各部門及員工須嚴格遵守本制度，對違反制度規(guī)定導致公司損失的，將依法依規(guī)追究相關責任人責任。第二章管理職責分工第五條公司行政部是公章證照的歸口管理部門，主要職責包括：（一）負責公章的刻制、備案、廢止及證照的申領、年檢、變更、注銷等工作，確保公章證照的合法性與有效性；（二）建立公章證照管理臺賬，詳細記錄公章的種類、刻制時間、保管人及證照的名稱、有效期、保管人等信息；（三）指定專人負責公章證照的日常保管，定期對公章證照的保管情況、使用記錄進行核查；（四）監(jiān)督各部門公章證照使用流程的合規(guī)性，對違規(guī)使用行為及時制止并上報處理。第六條公章保管人職責：（一）妥善保管所負責的公章，存放于專用保險柜或安全保管場所，嚴禁擅自將公章交由他人保管或使用；（二）嚴格按照審批流程核對使用申請，確認審批手續(xù)齊全后方可蓋章，對不符合規(guī)定的申請予以拒絕；（三）每次使用公章后，及時在《公章使用登記臺賬》中記錄使用日期、使用部門、申請人、使用事由、文件名稱、蓋章數(shù)量等信息，并留存相關文件復印件；（四）發(fā)現(xiàn)公章遺失、損壞或疑似被濫用時，立即向行政部負責人報告，并配合開展后續(xù)處理工作。第七條證照保管人職責：（一）妥善保管所負責的證照原件及復印件，原件存放于專用檔案柜，復印件需標注“僅用于XX事項，再次復印無效”等限定用途字樣；（二）嚴格按照審批流程核對證照使用申請，確認審批手續(xù)齊全后方可提供證照原件或復印件，對超出申請用途的使用需求予以拒絕；（三）每次使用證照后，及時在《證照使用登記臺賬》中記錄使用日期、使用部門、申請人、使用事由、證照類型、歸還時間等信息；（四）提前30個工作日核查證照有效期，對即將到期的證照，及時向行政部提交年檢或變更申請，確保證照持續(xù)有效。第八條各部門負責人職責：（一）審核本部門員工提出的公章證照使用申請，確認申請事由真實、用途合理，對不符合部門工作需求的申請予以駁回；（二）監(jiān)督本部門員工遵守公章證照管理規(guī)定，對本部門出現(xiàn)的違規(guī)使用苗頭及時糾正；（三）配合行政部開展公章證照核查工作，提供必要的使用記錄及說明。第三章公章分級審批管理第九條公章分級標準根據(jù)公章使用事項的重要程度及風險等級，將公章使用分為三級：（一）一級使用：涉及公司重大經(jīng)營決策、對外投資、融資、產(chǎn)權變更、重大合同（單份合同金額≥500萬元）、擔保、訴訟等事項的公章使用；（二）二級使用：涉及日常經(jīng)營合同（單份合同金額100萬元-500萬元）、重要合作協(xié)議、大額資金支付（單次支付金額≥100萬元）、資質(zhì)申請等事項的公章使用；（三）三級使用：涉及日常行政文件（如通知、報告、函件）、小額合同（單份合同金額＜100萬元）、小額資金支付（單次支付金額＜100萬元）、員工入職/離職證明等常規(guī)事項的公章使用。第十條分級審批流程（一）一級使用審批流程：申請人填寫《公章使用申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審核，最后由董事長審批；審批通過后，將申請表提交公章保管人，保管人核對無誤后蓋章，并留存申請表及相關文件復印件；（二）二級使用審批流程：申請人填寫《公章使用申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審批；審批通過后，將申請表提交公章保管人，保管人核對無誤后蓋章，并留存申請表及相關文件復印件；（三）三級使用審批流程：申請人填寫《公章使用申請表》，經(jīng)部門負責人審批；審批通過后，將申請表提交公章保管人，保管人核對無誤后蓋章，并留存申請表及相關文件復印件。第十一條特殊情況處理（一）緊急事項需使用公章且審批人不在公司時，申請人可通過電話、視頻等方式向?qū)徟苏埵?，?jīng)審批人同意后，由行政部負責人臨時見證蓋章，事后2個工作日內(nèi)補齊書面審批手續(xù)；（二）因業(yè)務需要攜帶公章外出使用的，申請人須填寫《公章外出使用申請表》，明確外出時間、使用地點、使用事由及責任人，經(jīng)部門負責人審核、總經(jīng)理審批、董事長批準后，由公章保管人陪同外出；外出期間，保管人須全程監(jiān)管公章使用，返回公司后立即將公章歸位并在臺賬中記錄外出使用情況；（三）嚴禁在空白文件、空白合同上加蓋公章，特殊情況需經(jīng)董事長特批，并在文件中明確限定使用范圍及有效期，使用后須在3個工作日內(nèi)將文件原件交回行政部存檔。第四章證照分級審批管理第十二條證照分級標準根據(jù)證照的重要程度及使用風險，將證照使用分為三級：（一）一級使用：涉及公司營業(yè)執(zhí)照原件、核心資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、體系認證證書）原件用于對外融資、產(chǎn)權交易、重大合作洽談等事項；（二）二級使用：涉及營業(yè)執(zhí)照復印件、核心資質(zhì)證書復印件及一般證照（如組織機構代碼證、稅務登記證）原件用于日常合作洽談、項目投標、資質(zhì)備案等事項；（三）三級使用：涉及一般證照復印件用于員工社保辦理、日常行政備案、小額業(yè)務對接等常規(guī)事項。第十三條分級審批流程（一）一級使用審批流程：申請人填寫《證照使用申請表》，注明使用證照名稱、使用事由、使用期限，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審核，最后由董事長審批；審批通過后，將申請表提交證照保管人，保管人核對無誤后提供證照原件，雙方在臺賬中簽字確認；使用完畢后，申請人須在約定時間內(nèi)歸還證照，保管人核對證照完好無損后，在臺賬中記錄歸還時間；（二）二級使用審批流程：申請人填寫《證照使用申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報總經(jīng)理審批；審批通過后，將申請表提交證照保管人，保管人核對無誤后提供相應證照（原件或復印件），并在臺賬中記錄使用信息；若提供復印件，須按規(guī)定標注限定用途；（三）三級使用審批流程：申請人填寫《證照使用申請表》，經(jīng)部門負責人審批；審批通過后，將申請表提交證照保管人，保管人核對無誤后提供證照復印件，并標注限定用途，同時在臺賬中記錄使用信息。第十四條證照年檢與變更（一）證照保管人在證照有效期到期前30個工作日，向行政部提交《證照年檢/變更申請》，并附相關年檢材料；（二）行政部收到申請后，在10個工作日內(nèi)完成材料審核，如需補充材料，及時通知保管人補充；審核通過后，在20個工作日內(nèi)完成年檢或變更手續(xù)；（三）年檢或變更完成后，行政部更新證照管理臺賬，并將新證照交由原保管人保管，同時收回舊證照（如需廢止，按規(guī)定進行銷毀并記錄）。第五章監(jiān)督與追責第十五條行政部每月對公章證照的使用記錄、保管情況進行一次核查，重點檢查審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整、保管是否合規(guī)，形成《公章證照核查報告》提交總經(jīng)理；每季度聯(lián)合監(jiān)事會開展一次全面檢查，檢查結果向股東會匯報。第十六條監(jiān)事會負責監(jiān)督公章證照管理流程的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時提出整改意見，跟蹤整改落實情況；對情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，向股東會提出追責建議。第十七條出現(xiàn)下列情形之一的，公司將對相關責任人進行處理：（一）未按審批流程擅自使用公章證照，或偽造審批手續(xù)使用公章證照的；（二）公章證照保管不當導致遺失、損壞，或擅自將公章證照交由他人保管、使用的；（三）在空白文件上加蓋公章，或超出申請用途使用公章證照的；（四）未按規(guī)定記錄公章證照使用信息，或隱瞞使用情況的；（五）未及時辦理證照年檢、變更手續(xù)，導致證照失效的。第十八條責任追究方式根據(jù)情節(jié)輕重分為：口頭警告、書面通報批評、扣減當月績效獎金（扣減比例5%-20%）、調(diào)整崗位、解除勞動合同；若因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人須承擔賠償責任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理。第六章附則第十九條本制