2026年塑料制品公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案管理效率與利用價值，保障員工檔案信息安全（含個人隱私與公司涉密信息），依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司塑料制品生產(chǎn)經(jīng)營過程中員工管理實際（含生產(chǎn)車間、研發(fā)、行政、銷售等多崗位員工檔案特點），制定本制度。第二條本制度所稱“員工檔案數(shù)字化”，是指將公司員工的紙質(zhì)檔案（如入職登記表、勞動合同、績效考核表）、電子文件（如電子版簡歷、線上培訓記錄）通過掃描、錄入、分類歸檔等方式，轉(zhuǎn)化為可在公司指定信息系統(tǒng)中存儲、檢索、使用的數(shù)字化檔案，并建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的對應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系的管理過程。第三條員工檔案數(shù)字化管理遵循“安全優(yōu)先、規(guī)范統(tǒng)一、全程可控、高效利用”的原則，覆蓋檔案數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用、銷毀全流程，重點防范檔案信息泄露、丟失、篡改風險，確保數(shù)字化檔案真實、完整、可用。第四條本制度適用于公司所有員工檔案（含在職員工、離職員工、退休員工檔案）的數(shù)字化管理，負責檔案管理的人力資源部、技術(shù)支持的信息部、監(jiān)督保障的法務(wù)部及各用人部門，需按本制度履行管理職責；公司所有涉及檔案數(shù)字化操作的人員（如檔案管理員、信息系統(tǒng)操作員），均需遵守本制度相關(guān)規(guī)定。第二章組織體系及職責第五條公司成立員工檔案數(shù)字化管理小組（以下簡稱“檔案管理小組”），作為檔案數(shù)字化管理的決策與監(jiān)督機構(gòu)。小組組長由分管人力資源工作的副總經(jīng)理擔任，副組長由人力資源部負責人、信息部負責人共同擔任，成員包括法務(wù)部、安全管理部、財務(wù)部負責人及各部門檔案聯(lián)絡(luò)人（每部門指定1名專員負責本部門員工檔案相關(guān)對接）。第六條檔案管理小組主要職責：（一）貫徹落實國家檔案管理與個人信息保護相關(guān)法律法規(guī)，審定公司員工檔案數(shù)字化管理制度及配套文件（如《員工檔案數(shù)字化操作規(guī)范》《檔案信息安全管理細則》）；（二）界定員工檔案數(shù)字化范圍與分類標準（分為“基礎(chǔ)信息檔案”“崗位管理檔案”“薪酬福利檔案”“獎懲考核檔案”四類），明確不同類型檔案的數(shù)字化要求；（三）監(jiān)督檔案數(shù)字化管理制度執(zhí)行情況，檢查數(shù)字化檔案采集質(zhì)量、存儲安全、檢索權(quán)限管控等工作落實情況；（四）處理檔案數(shù)字化過程中的重大問題（如檔案信息泄露事件、數(shù)字化系統(tǒng)故障），審定解決方案與追責措施；（五）定期評估檔案數(shù)字化管理效果（如檢索效率、安全風險發(fā)生率），優(yōu)化管理制度與技術(shù)方案（如升級信息系統(tǒng)安全功能）。第七條人力資源部作為檔案數(shù)字化管理牽頭部門，主要職責：（一）負責員工檔案數(shù)字化的組織實施，制定年度檔案數(shù)字化工作計劃（如確定當年需完成數(shù)字化的離職員工檔案數(shù)量），報檔案管理小組審批后執(zhí)行；（二）負責紙質(zhì)檔案的整理與移交，對需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案（如員工入職時提交的學歷證書復印件、體檢報告）進行分類、編號、核對，確保紙質(zhì)檔案完整無破損后，移交數(shù)字化操作團隊；（三）負責數(shù)字化檔案的審核與歸檔，檢查掃描后的電子檔案（如清晰度、完整性）是否符合標準，核對電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，審核通過后在公司檔案管理系統(tǒng)中完成分類歸檔；（四）負責檔案管理系統(tǒng)的日常使用管理，維護員工檔案數(shù)字化索引（如按員工姓名、工號、部門建立檢索標簽），受理各部門的檔案查詢申請，按權(quán)限提供數(shù)字化檔案使用服務(wù)；（五）建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的關(guān)聯(lián)臺賬，記錄紙質(zhì)檔案存放位置（如檔案柜編號、層位）與對應(yīng)數(shù)字化檔案的系統(tǒng)存儲路徑，定期核對臺賬，確保兩者一一對應(yīng)；（六）開展檔案數(shù)字化宣傳培訓，指導各部門檔案聯(lián)絡(luò)人掌握檔案數(shù)字化相關(guān)要求（如如何規(guī)范提交電子版員工考核記錄），提升全員檔案數(shù)字化管理意識。第八條信息部作為檔案數(shù)字化技術(shù)支持部門，主要職責：（一）負責公司檔案管理系統(tǒng)的搭建與維護，確保系統(tǒng)具備檔案采集（支持掃描上傳、批量導入）、存儲（加密存儲、定期備份）、檢索（多條件精準查詢）、權(quán)限控制（按崗位分配訪問權(quán)限）等功能；（二）提供檔案數(shù)字化技術(shù)支持，包括配置掃描設(shè)備（如高拍儀、掃描儀）、優(yōu)化掃描參數(shù)（如分辨率、文件格式為PDF或JPG）、解決系統(tǒng)操作故障（如上傳失敗、檢索無結(jié)果）；（三）保障檔案信息系統(tǒng)安全，為系統(tǒng)設(shè)置多重安全防護（如賬號密碼登錄、人臉識別驗證、數(shù)據(jù)傳輸加密），定期進行系統(tǒng)安全漏洞掃描與病毒查殺，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)泄露；（四）負責數(shù)字化檔案的備份管理，采用“本地備份+異地備份”雙重模式，本地備份存儲于公司專用服務(wù)器，異地備份存儲于合規(guī)的云存儲平臺，備份頻率為每周1次，確保數(shù)據(jù)丟失后可及時恢復；（五）配合人力資源部優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能，根據(jù)檔案數(shù)字化管理需求（如新增離職員工檔案分類標簽），提供系統(tǒng)升級方案，確保系統(tǒng)滿足實際使用需求。第九條法務(wù)部、安全管理部等相關(guān)部門職責：（一）法務(wù)部：審核檔案數(shù)字化管理制度及檔案管理系統(tǒng)用戶協(xié)議的合法性，確保符合《個人信息保護法》中關(guān)于個人信息收集、使用、存儲的要求；為檔案信息泄露事件提供法律咨詢，協(xié)助制定法律維權(quán)方案；（二）安全管理部：負責檔案數(shù)字化操作區(qū)域（如檔案掃描室）的物理安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備與門禁系統(tǒng)，僅授權(quán)人員可進入；監(jiān)督紙質(zhì)檔案移交、存儲過程中的安全防護，防止紙質(zhì)檔案丟失或被篡改；（三）各部門檔案聯(lián)絡(luò)人：負責本部門員工檔案相關(guān)電子文件（如電子版績效考核表、培訓記錄）的收集與初步審核，確保文件真實、完整后提交人力資源部；協(xié)助人力資源部核對本部門員工數(shù)字化檔案信息，反饋檔案使用過程中的問題。第十條檔案數(shù)字化操作人員（如人力資源部檔案專員、信息部技術(shù)人員）職責：（一）嚴格按照《員工檔案數(shù)字化操作規(guī)范》開展工作，掃描紙質(zhì)檔案時確保清晰度（分辨率不低于300dpi）、無歪斜、無漏掃，錄入電子信息時確保準確無誤（如員工工號、入職日期）；（二）遵守檔案信息保密規(guī)定，不私自復制、傳播數(shù)字化檔案信息，不向未授權(quán)人員透露檔案管理系統(tǒng)賬號密碼；操作結(jié)束后及時退出系統(tǒng)，關(guān)閉掃描設(shè)備，防止信息泄露；（三）發(fā)現(xiàn)檔案問題（如紙質(zhì)檔案破損、電子信息錄入錯誤）及時向人力資源部或信息部報告，不得擅自處理；定期整理數(shù)字化操作記錄（如掃描日志、歸檔記錄），提交人力資源部存檔。第三章檔案數(shù)字化全流程管理第十一條檔案數(shù)字化范圍與采集標準公司員工檔案數(shù)字化范圍覆蓋員工從入職到離職（或退休）全周期的關(guān)鍵檔案，具體分類及采集標準如下：（一）基礎(chǔ)信息檔案：包括員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書與職業(yè)資格證書復印件、體檢報告、勞動合同（含補充協(xié)議）；采集標準為：紙質(zhì)文件掃描后需清晰顯示文字與印章，電子文件需為原件掃描件（非照片拍攝），文件格式統(tǒng)一為PDF；（二）崗位管理檔案：包括崗位調(diào)動申請表、職務(wù)任免通知、崗位培訓記錄（含線上培訓證書、線下培訓簽到表掃描件）、崗位說明書；采集標準為：電子文件需標注員工姓名、工號及文件生成日期，培訓記錄需關(guān)聯(lián)對應(yīng)的培訓項目名稱；（三）薪酬福利檔案：包括薪酬調(diào)整申請表、工資條（電子版）、社保公積金繳納記錄、補充福利申領(lǐng)材料（如醫(yī)療報銷票據(jù)掃描件）；采集標準為：涉及金額的信息需清晰可辨，社保公積金記錄需與官方平臺數(shù)據(jù)一致，紙質(zhì)票據(jù)掃描后需包含票據(jù)編號與報銷金額；（四）獎懲考核檔案：包括績效考核表（年度、季度）、獎懲通知（如優(yōu)秀員工表彰文件、違規(guī)處罰決定書）、員工申訴材料及處理結(jié)果；采集標準為：考核表需有考核人簽字掃描件，獎懲通知需有公司蓋章掃描件，確保文件具備法律效力。第十二條檔案數(shù)字化采集流程（一）紙質(zhì)檔案整理：人力資源部檔案專員對需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進行分類、編號，按“一人一檔”原則整理，在檔案袋上標注員工姓名、工號及檔案類別；對破損的紙質(zhì)檔案（如邊緣撕裂、字跡模糊）進行修復（如粘貼、復印清晰版本），確保掃描質(zhì)量；（二）掃描與錄入：數(shù)字化操作人員使用公司指定的掃描設(shè)備（如高拍儀）掃描紙質(zhì)檔案，掃描參數(shù)按采集標準設(shè)置（分辨率300dpi、PDF格式）；對掃描后的電子文件進行命名（命名規(guī)則為“員工工號-檔案類別-文件名稱-日期”，如“2023001-基礎(chǔ)信息-身份證復印件-202306”）；同時將員工關(guān)鍵信息（如姓名、工號、入職日期）錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子文件與員工信息的關(guān)聯(lián)；（三）審核與修正：人力資源部檔案專員對掃描后的電子檔案進行審核，檢查是否存在漏掃、歪斜、清晰度不足等問題，對不合格的電子檔案退回重新掃描；核對錄入的員工信息與紙質(zhì)檔案是否一致，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修正，確保信息準確；（四）歸檔與關(guān)聯(lián)：審核通過的電子檔案，由人力資源部檔案專員在檔案管理系統(tǒng)中按分類完成歸檔，同時在關(guān)聯(lián)臺賬中記錄紙質(zhì)檔案存放位置（如“檔案柜A-3層-05號檔案袋”）與電子檔案系統(tǒng)路徑，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案可相互追溯。第十三條數(shù)字化檔案存儲與安全管理（一）存儲載體：數(shù)字化檔案統(tǒng)一存儲于公司檔案管理系統(tǒng)（部署在信息部專用服務(wù)器），禁止存儲于個人電腦、私人U盤、非授權(quán)云存儲平臺等載體；系統(tǒng)按檔案類別設(shè)置存儲目錄，如“基礎(chǔ)信息檔案/2023年入職員工”“離職員工檔案/2022年”，便于管理與檢索；（二）訪問權(quán)限控制：檔案管理系統(tǒng)采用“分級授權(quán)”模式，人力資源部負責人可查看所有員工數(shù)字化檔案，部門負責人僅可查看本部門員工檔案，普通員工僅可查看本人基礎(chǔ)信息檔案（如身份證復印件、勞動合同）；權(quán)限申請需填寫《檔案系統(tǒng)權(quán)限申請表》，經(jīng)人力資源部審核、檔案管理小組審批后開通，權(quán)限有效期按實際需求設(shè)定（如臨時項目需求可設(shè)為1個月）；（三）信息傳輸安全：數(shù)字化檔案在系統(tǒng)內(nèi)傳輸時采用加密協(xié)議（如SSL加密），避免傳輸過程中被截??；外部人員（如審計機構(gòu)）需獲取檔案信息時，需簽訂《檔案信息保密協(xié)議》，通過公司指定的加密傳輸渠道（如加密郵件）發(fā)送，不得通過普通郵件或即時通訊軟件傳輸；（四）安全審計：檔案管理系統(tǒng)自動記錄所有操作日志（如登錄時間、查詢內(nèi)容、修改記錄），日志保存期限不少于3年；信息部每季度對操作日志進行審計，檢查是否存在未授權(quán)訪問、異常下載等行為，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理小組報告。第十四條數(shù)字化檔案檢索與利用（一）檢索方式：檔案管理系統(tǒng)支持多條件檢索，包括按員工工號精準檢索、按姓名模糊檢索、按部門+檔案類別組合檢索（如“生產(chǎn)車間-獎懲考核檔案”）；檢索結(jié)果僅顯示用戶權(quán)限范圍內(nèi)的檔案列表，點擊列表可查看對應(yīng)的電子檔案；（二）利用流程：各部門因工作需要使用數(shù)字化檔案（如人事部辦理社保需查看員工身份證信息、部門負責人考核員工需查看歷史績效表），需填寫《數(shù)字化檔案使用申請表》，注明使用用途、使用期限及所需檔案類別，經(jīng)部門負責人簽字后提交人力資源部；人力資源部審核通過后，在系統(tǒng)中為其開通臨時檢索權(quán)限或直接提供所需檔案的電子版（標注“僅限工作使用”）；（三）利用限制：數(shù)字化檔案僅可用于公司內(nèi)部管理工作（如員工考核、薪酬核算、社保辦理），不得用于商業(yè)用途或?qū)ν庑孤?；使用過程中不得篡改、刪除電子檔案內(nèi)容，不得私自打印未授權(quán)的檔案信息（如員工薪酬明細）；使用完畢后，人力資源部及時收回臨時權(quán)限，記錄使用情況；（四）檔案共享：公司內(nèi)部需跨部門共享數(shù)字化檔案（如財務(wù)部核算工資需共享員工薪酬調(diào)整記錄），通過檔案管理系統(tǒng)的“共享功能”實現(xiàn)，共享時設(shè)置共享期限與查看權(quán)限，到期后系統(tǒng)自動取消共享，避免長期共享導致信息泄露。第十五條數(shù)字化檔案銷毀與備份恢復（一）銷毀管理：數(shù)字化檔案需銷毀時（如員工離職滿5年且無后續(xù)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，或因檔案重復存儲需清理），需填寫《數(shù)字化檔案銷毀申請表》，經(jīng)人力資源部審核、檔案管理小組審批后，由信息部在系統(tǒng)中執(zhí)行銷毀操作，并刪除所有備份；銷毀操作需有2人以上在場監(jiān)督，填寫《數(shù)字化檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、內(nèi)容、參與人員，確?？勺匪荩唤刮唇?jīng)審批私自銷毀數(shù)字化檔案；（二）備份恢復：當數(shù)字化檔案因系統(tǒng)故障、病毒攻擊等原因丟失或損壞時，信息部立即啟動備份恢復流程，優(yōu)先使用本地備份恢復；本地備份損壞時，使用異地備份恢復；恢復后由人力資源部核對恢復的數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，確保無數(shù)據(jù)缺失或錯誤；恢復過程記錄在《數(shù)字化檔案備份恢復日志》中，提交檔案管理小組備案。第四章監(jiān)督管理與責任第十六條監(jiān)督管理（一）日常監(jiān)督：檔案管理小組每月抽查數(shù)字化檔案管理情況，重點檢查檔案采集質(zhì)量（如掃描清晰度、信息錄入準確性）、權(quán)限管控（如是否存在越權(quán)訪問）、備份情況（如備份是否按時完成），發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改；（二）專項審計：每半年由法務(wù)部、安全管理部聯(lián)合開展檔案數(shù)字化專項審計，審核檔案管理制度執(zhí)行的合規(guī)性（如是否符合《個人信息保護法》）、檔案信息安全防護措施的有效性，出具審計報告，提出改進建議；（三）員工監(jiān)督：公司員工如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理中的違規(guī)行為（如未授權(quán)人員查看他人檔案、數(shù)字化檔案信息被篡改），可通過內(nèi)部監(jiān)督電話或郵箱舉報，人力資源部對舉報信息嚴格保密，在7個工作日內(nèi)調(diào)查核實并反饋處理結(jié)果。第十七條責任追究（一）部門責任：人力資源部未按規(guī)定開展檔案數(shù)字化審核，導致數(shù)字化檔案信息錯誤或缺失的，扣減部門年度績效獎金10%-15%，約談部門負責人；信息部未做好檔案管理系統(tǒng)安全防護或備份工作，導致數(shù)字化檔案泄露、丟失的，扣減部門年度績效獎金15%-20%，信息部負責人需向檔案管理小組提交書面檢討；各部門檔案聯(lián)絡(luò)人未及時提交本部門員工電子檔案或提交虛假檔案的，扣減部門月度績效獎金5%-8%，部門負責人需督促整改。（二）個人責任：檔案數(shù)字化操作人員因工作疏忽導致紙質(zhì)檔案漏掃、電子信息錄入錯誤的，給予警告處分，扣減當月績效獎金300-500元；未經(jīng)授權(quán)私自訪問、復制、傳播數(shù)字化檔案信息的，給