企業(yè)合同審查及管理流程手冊為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范合同法律風險，保障企業(yè)合法權益，提高合同管理效率，特制定本手冊。本手冊旨在為企業(yè)各部門提供清晰、可操作的合同審查及管理指引，保證合同從發(fā)起、審查、簽署到履行、歸檔的各環(huán)節(jié)規(guī)范有序，助力企業(yè)穩(wěn)健運營。一、手冊適用范圍與核心應用場景（一）適用主體本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及合同業(yè)務的部門及人員，包括但不限于業(yè)務部門、法務部門、財務部門、行政管理部門及合同承辦人。（二）適用合同類型本手冊適用于企業(yè)在經(jīng)營活動中對外訂立的各類合同，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、技術開發(fā)合同、勞動合同、保密協(xié)議等。（三）核心應用場景新合同簽訂前：業(yè)務部門擬開展合作需訂立合同時通過本流程完成合同審查與審批；合同履行中：對合同履行進度、變更、爭議等進行跟蹤管理；合同歸檔時：對已履行完畢或終止的合同進行整理、歸檔，保證資料完整；合同風險排查：定期對存量合同進行合規(guī)性審查，識別潛在風險并整改。二、合同審查及管理全流程操作指引合同審查及管理流程分為合同發(fā)起與初步審核、法務專項審查、業(yè)務部門與財務部門復核、審批與簽署、履行跟蹤與變更管理、歸檔與備案六個階段，各階段責任主體、操作內(nèi)容及輸出成果（一）合同發(fā)起與初步審核責任主體：業(yè)務部門（合同承辦人）、部門負責人操作步驟：合同發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，確定合同相對方，明確合作標的、數(shù)量、價款、履行期限等核心條款；填寫《合同審查申請表》（見模板一），附合同草案、對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等）、合作背景說明及相關附件（如技術參數(shù)、驗收標準等）。初步審核：部門負責人審核合同的業(yè)務必要性、條款完整性（是否包含標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等核心要素）及部門預算匹配性；審核通過后，將《合同審查申請表》及合同材料提交法務部門；若不通過，退回業(yè)務部門修改完善。輸出成果：經(jīng)部門負責人簽字確認的《合同審查申請表》及合同草案全套材料。（二）法務專項審查責任主體：法務部門、法務負責人*操作步驟：接收材料：法務部門接收業(yè)務部門提交的合同材料，檢查材料完整性，若缺失需及時補充。法律審查：主體資格審查：核驗對方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、特殊行業(yè)資質(zhì)等）、授權代表權限（授權委托書是否有效、是否超越授權范圍）；條款合規(guī)性審查：檢查合同條款是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部制度，重點關注違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權、保密條款等；風險識別：識別合同潛在法律風險（如付款條件不明確、管轄約定不利、不可抗力條款缺失等），提出修改建議。出具審查意見：法務部門填寫《合同審查意見表》（見模板二），明確“通過”“修改后通過”“不通過”的審查結(jié)論，并逐條說明修改理由；審查不通過的，退回業(yè)務部門與對方協(xié)商修改；修改后需重新提交法務審查。輸出成果：《合同審查意見表》及修訂后的合同草案（如有）。（三）業(yè)務部門與財務部門復核責任主體：業(yè)務部門、財務部門操作步驟：業(yè)務部門復核：業(yè)務部門根據(jù)法務審查意見，與對方協(xié)商修改合同條款，保證修改內(nèi)容不偏離業(yè)務需求；確認最終合同文本與業(yè)務約定一致，無重大分歧。財務部門復核：財務部門審核合同中的價款、支付方式、稅費承擔、發(fā)票開具等財務條款是否符合企業(yè)財務制度；審核合同金額是否在預算范圍內(nèi)，付款進度與履約節(jié)點是否匹配，評估企業(yè)現(xiàn)金流風險。輸出成果：業(yè)務部門確認的最終合同文本、財務部門出具的《財務審核意見》（可納入《合同審查申請表》附件）。（四）審批與簽署責任主體：企業(yè)審批人（按權限劃分）、授權簽署人操作步驟：權限審批：根據(jù)合同金額、類型及重要性，按照《企業(yè)合同審批權限表》（見模板三）履行審批流程；各級審批人重點審核合同的業(yè)務必要性、風險控制及企業(yè)利益保障，簽署審批意見。合同簽署：審批通過后，由授權簽署人（法定代表人或其授權代表）在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章；若為合同簽訂需對方先蓋章或簽字的，應明確簽署順序，保證合同生效條件滿足；簽署完成后，合同文本原件至少一式兩份（或按約定份數(shù)），業(yè)務部門、法務部門、財務部門及對方各執(zhí)相應份數(shù)。輸出成果：已簽署的合同原件及分撥記錄。（五）履行跟蹤與變更管理責任主體：業(yè)務部門、法務部門、財務部門操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務部門作為合同履行主責部門，建立《合同履行跟蹤表》（見模板四），記錄合同履行進度、付款節(jié)點、驗收情況等；發(fā)覺對方可能違約或履行異常時，及時書面通知對方，并收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告等），同步法務部門評估應對方案。變更與解除：合同履行中需變更或解除的，由業(yè)務部門與對方協(xié)商一致，簽訂《合同補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，并履行原合同審批流程；重大變更（如標的、金額、履行期限等核心條款變更）需重新進行法務審查及審批。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、補充協(xié)議/解除協(xié)議（如有）、履行相關證據(jù)材料。（六）歸檔與備案責任主體：行政管理部門（檔案管理員）、業(yè)務部門操作步驟：材料收集：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門收集合同文本（含附件、補充協(xié)議）、審批文件、履行記錄（如驗收報告、付款憑證）、往來函件等全套材料。歸檔管理：行政管理部門對合同材料進行分類、編號、登記，建立《合同檔案清單》（見模板五）；合同檔案按“一合同一檔”原則保管，電子檔案同步存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限符合《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（一般為合同履行完畢后不少于10年）；檔案借閱需經(jīng)部門負責人及法務部門批準，并登記借閱人、借閱時間、歸還時間。輸出成果：完整的合同檔案及《合同檔案清單》。三、常用工具模板與表單模板一：合同審查申請表合同名稱合同編號合同基本信息對方主體名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他______合同金額大寫：______小寫：______履行期限自______年______月______日至______年______月______日擬簽署地點合同核心條款摘要標的物/服務內(nèi)容價款及支付方式履行地點及方式違約責任爭議解決方式□訴訟（______法院）□仲裁（______仲裁委員會）附件清單□合同草案□對方主體資格證明□授權委托書□技術參數(shù)□其他______申請部門信息合同承辦人姓名：______聯(lián)系方式：______部門負責人簽字申請日期______年______月______日模板二：合同審查意見表合同名稱合同編號審查基本信息審查部門法務部門審查人審查日期______年______月______日審查階段□首次審查□復審審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過審查意見（分條列明）1.主體資格問題：2.條款合規(guī)性問題：3.風險提示及修改建議：4.其他意見：法務負責人意見簽字：__________________日期：______年______月______日模板三：企業(yè)合同審批權限表合同類型金額區(qū)間（元）審批層級審批人備注采購合同＜50,000部門負責人業(yè)務部門負責人50,000-200,000分管副總分管業(yè)務副總＞200,000總經(jīng)理總經(jīng)理銷售合同＜100,000部門負責人業(yè)務部門負責人100,000-500,000分管副總分管業(yè)務副總＞500,000董事會董事會金額超過凈資產(chǎn)10%時服務合同＜30,000部門負責人業(yè)務部門負責人30,000-100,000分管副總分管業(yè)務副總＞100,000總經(jīng)理總經(jīng)理模板四：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履行期限自______至______履行節(jié)點跟蹤時間履行內(nèi)容（如交付、付款、驗收等）責任人完成情況（□已完成□進行中□逾期）異常情況記錄異常描述處理措施責任部門處理結(jié)果歸檔信息歸檔日期歸檔人檔案編號存放位置模板五：合同檔案清單檔案編號合同名稱合同編號簽署日期對方主體存放位置保管期限備注四、關鍵風險提示與管理要點（一）合同簽訂前風險防范主體資格審查：核驗對方營業(yè)執(zhí)照、相關資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等）原件，保證其在有效期內(nèi)；對方為自然人的，核驗證件號碼件及授權文件（如委托代理書）；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療、金融等），需確認對方具備法定從業(yè)資質(zhì)。條款完整性審查：合同必須包含核心要素：合同主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方法；避免使用“大概”“左右”等模糊表述，明確技術標準、驗收方法、交付細節(jié)等。商業(yè)條款合理性：價款、支付方式需與市場行情及企業(yè)成本匹配，避免預付款比例過高或付款條件苛刻；違約責任條款需對等，避免單方加重己方責任或減輕對方責任。（二）合同履行中風險控制履行過程監(jiān)控：業(yè)務部門按《合同履行跟蹤表》定期監(jiān)控進度，保證雙方按約履行；付款前需核對履約證明（如驗收報告、發(fā)票等），避免超付或早付。證據(jù)留存意識：保留合同履行過程中的所有書面材料，包括但不限于函件、郵件、記錄、驗收單、付款憑證等；對方違約時，及時發(fā)送《催告函》，明確違約事實及要求，固定證據(jù)。變更與解除規(guī)范：合同變更需簽訂書面補充協(xié)議，嚴禁口頭約定；單方解除合同需符合法定或約定條件，并履行通知義務，避免構成違約。（三）合同歸檔管理要求檔案完整性：合同檔案應包含從簽訂到履行完畢的全部材料，不