采購申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)流程表工具說明一、適用場(chǎng)景與價(jià)值體現(xiàn)本流程表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位的采購管理場(chǎng)景，尤其適用于需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程控制采購成本、提升采購效率的組織。具體場(chǎng)景包括：日常辦公物資采購、生產(chǎn)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如維修、咨詢）等。通過明確各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)、規(guī)范操作步驟，可有效避免重復(fù)采購、超標(biāo)采購、供應(yīng)商選擇隨意等問題，實(shí)現(xiàn)采購成本的科學(xué)管控，同時(shí)保障采購過程的合規(guī)性與透明度，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)流程操作步驟詳解步驟一：需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫責(zé)任主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）操作說明：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新增設(shè)備、補(bǔ)充耗材、項(xiàng)目實(shí)施等），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，并詳細(xì)說明采購理由（如“現(xiàn)有設(shè)備老化影響生產(chǎn)效率”“新項(xiàng)目啟動(dòng)需配套物資”等）。填寫《采購申請(qǐng)與審批流程表》（見模板部分），保證信息完整、準(zhǔn)確，附件需包含技術(shù)參數(shù)要求（如設(shè)備采購需提供規(guī)格書）、市場(chǎng)初步調(diào)研信息（如至少2家潛在供應(yīng)商的參考報(bào)價(jià)）等。輸出成果：完整的《采購申請(qǐng)與審批流程表》及相關(guān)附件。步驟二：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理、主管）操作說明：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購需求的合理性（如是否為必要采購、數(shù)量是否匹配實(shí)際工作）、預(yù)估成本的準(zhǔn)確性（是否符合部門預(yù)算）。對(duì)于日常常規(guī)采購（如辦公用品），可快速審批；對(duì)于大額或?qū)ｍ?xiàng)采購，需結(jié)合部門年度預(yù)算，確認(rèn)是否有足夠預(yù)算額度。審核通過后，在流程表“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)；若不通過，需注明原因并退回需求部門修改。輸出成果：部門負(fù)責(zé)人簽字的流程表（通過/退回）。步驟三：采購部復(fù)核與供應(yīng)商尋源責(zé)任主體：采購部（采購經(jīng)理、采購專員）操作說明：采購部收到申請(qǐng)表后，重點(diǎn)復(fù)核采購需求是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需招標(biāo)）、預(yù)估單價(jià)是否合理（參考?xì)v史采購價(jià)格、市場(chǎng)行情）。根據(jù)采購類型啟動(dòng)供應(yīng)商尋源：常規(guī)物資：從合格供應(yīng)商庫中篩選至少3家供應(yīng)商，獲取正式報(bào)價(jià)并填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》（包含供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、供貨周期、優(yōu)勢(shì)對(duì)比等）；定制化/大額采購：組織供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研或要求提供樣品、技術(shù)方案，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）。對(duì)于緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的配件），可簡(jiǎn)化比價(jià)流程，但需在備注欄說明緊急原因，事后補(bǔ)充供應(yīng)商信息。輸出成果：《供應(yīng)商比價(jià)表》、供應(yīng)商資質(zhì)文件（復(fù)印件）。步驟四：財(cái)務(wù)部預(yù)算與成本審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)經(jīng)理、成本會(huì)計(jì)）操作說明：財(cái)務(wù)部核對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“原材料采購”等），預(yù)估總價(jià)是否在部門剩余預(yù)算范圍內(nèi)。結(jié)合采購部提供的《供應(yīng)商比價(jià)表》，審核采購價(jià)格的合理性，判斷是否存在虛高報(bào)價(jià)、成本優(yōu)化的空間（如是否可通過批量采購降低單價(jià)）。對(duì)于超預(yù)算采購，需需求部門提交《超預(yù)算申請(qǐng)說明》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部方可審核通過。輸出成果：財(cái)務(wù)部審核意見（“同意”“調(diào)整預(yù)算”或“駁回”）。步驟五：分級(jí)審批決策責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級(jí)確定）操作說明：審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）：金額≤5000元：采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬元：分管副總（如*副總）審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理（如*總）審批。審批人重點(diǎn)審核采購的必要性、成本控制效果、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性，在流程表“審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充說明”，并簽字、注明日期。輸出成果：分級(jí)審批完成的流程表（最終版）。步驟六：訂單下達(dá)與執(zhí)行跟進(jìn)責(zé)任主體：采購部（*采購專員）操作說明：采購部根據(jù)審批通過的流程表及《供應(yīng)商比價(jià)表》，向選定供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單（明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款）。跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況，保證按期交貨；對(duì)于延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)并反饋給需求部門。輸出成果：采購訂單（供應(yīng)商蓋章版）、訂單執(zhí)行跟蹤記錄。步驟七：驗(yàn)收與入庫責(zé)任主體：需求部門、倉儲(chǔ)部（如適用）操作說明：物資到貨后，需求部門與倉儲(chǔ)部共同進(jìn)行驗(yàn)收：核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量（如設(shè)備需通電測(cè)試、耗材需抽檢品質(zhì)）。驗(yàn)收合格，填寫《物資驗(yàn)收單》（需求部門、倉儲(chǔ)部、采購部三方簽字）；驗(yàn)收不合格，及時(shí)通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄問題原因。涉及固定資產(chǎn)采購（如電腦、生產(chǎn)設(shè)備），需同步辦理資產(chǎn)入庫登記，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。輸出成果：《物資驗(yàn)收單》（合格/不合格）、資產(chǎn)入庫記錄（如適用）。步驟八：費(fèi)用結(jié)算與資料歸檔責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、采購部操作說明：采購部將《采購申請(qǐng)與審批流程表》《供應(yīng)商比價(jià)表》、采購訂單、《物資驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票（或費(fèi)用憑證）等資料整理齊全，提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)一致性（如訂單金額與發(fā)票金額、驗(yàn)收數(shù)量與申請(qǐng)數(shù)量），確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)（如通過銀行轉(zhuǎn)賬、支付平臺(tái)等）。采購部將所有采購資料（紙質(zhì)/電子版）分類歸檔，保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢。輸出成果：付款憑證、采購資料檔案。三、采購申請(qǐng)與審批流程表模板申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期年月日采購類別□辦公物資□生產(chǎn)原料□設(shè)備采購□服務(wù)采購□其他：________預(yù)算科目采購需求詳情序號(hào)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12需求理由（詳細(xì)說明采購必要性、背景等，可附頁）申請(qǐng)人簽字：________日期：________供應(yīng)商比價(jià)信息（至少填寫3家供應(yīng)商，不足可附頁）供應(yīng)商1：名稱________聯(lián)系人________電話________報(bào)價(jià)（元）________優(yōu)勢(shì)________供應(yīng)商2：名稱________聯(lián)系人________電話________報(bào)價(jià)（元）________優(yōu)勢(shì)________供應(yīng)商3：名稱________聯(lián)系人________電話________報(bào)價(jià)（元）________優(yōu)勢(shì)________部門負(fù)責(zé)人意見□同意，按流程審批□不同意，原因：________□調(diào)整需求后重新申請(qǐng)簽字：________日期：________采購部審核意見□需求合理，比價(jià)合規(guī)□需補(bǔ)充供應(yīng)商信息□需求不合理，建議取消簽字：________日期：________財(cái)務(wù)部審核意見□預(yù)算充足，價(jià)格合理□超預(yù)算，需審批：________□預(yù)算不足，建議調(diào)整簽字：________日期：________分級(jí)審批意見（根據(jù)金額填寫相應(yīng)審批人意見）采購部經(jīng)理：________日期：________分管副總：________日期：________總經(jīng)理：________日期：________訂單執(zhí)行情況訂單號(hào)：________供應(yīng)商：________交貨日期：________實(shí)際到貨日期：________采購專員簽字：________日期：________驗(yàn)收結(jié)果□合格，驗(yàn)收單號(hào)：________需求部門：________倉儲(chǔ)部：________□不合格，問題說明：________驗(yàn)收人：________日期：________備注（緊急采購說明、特殊需求等）四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)預(yù)算優(yōu)先原則：所有采購必須以年度預(yù)算為依據(jù)，無預(yù)算或超預(yù)算需嚴(yán)格履行特殊審批流程，嚴(yán)禁無計(jì)劃采購。比價(jià)剛性要求：除緊急采購（需注明原因并事后補(bǔ)手續(xù)）外，常規(guī)采購需至少3家供應(yīng)商比價(jià)，比價(jià)記錄需完整保存，避免單一供應(yīng)商議價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。審批權(quán)限清晰：嚴(yán)格按照采購金額劃分審批權(quán)限，不得越權(quán)審批或簡(jiǎn)化流程，保證大額采購決策的審慎性。驗(yàn)收責(zé)任到人：需求部門與倉儲(chǔ)部需共同參與驗(yàn)收，對(duì)物資質(zhì)量、數(shù)量負(fù)直接責(zé)任，杜絕“不合格物資入庫”或“虛假驗(yàn)收”情況。資料完整歸檔：從申請(qǐng)到付款的