合同管理規(guī)范操作手冊(cè)風(fēng)險(xiǎn)控制全面版一、手冊(cè)編制目的與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，識(shí)別并控制合同潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。適用于企業(yè)各部門（包括采購(gòu)部、銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）在合同起草、評(píng)審、簽署、履行、歸檔等各階段的管理操作，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等各類業(yè)務(wù)場(chǎng)景。二、合同全生命周期規(guī)范操作流程（一）合同準(zhǔn)備階段：需求識(shí)別與前期調(diào)研操作步驟：需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)物料、銷售產(chǎn)品、外包服務(wù)等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》（詳見模板1），明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、履行期限等核心要素，部門負(fù)責(zé)人審批后提交至法務(wù)部備案。主體資格審查：法務(wù)部協(xié)同業(yè)務(wù)部門對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資質(zhì)審核，重點(diǎn)核查：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍與合同內(nèi)容匹配）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑資質(zhì)等，以合同類型為準(zhǔn)）；信用狀況（通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道查詢，保證無(wú)重大失信記錄）；授權(quán)委托人身份及授權(quán)范圍（如簽約人為非法人，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》）。資料收集：業(yè)務(wù)部門收集與合同相關(guān)的技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方案等附件材料，保證合同條款與業(yè)務(wù)需求一致。（二）合同談判與起草階段：條款設(shè)計(jì)與文本擬定操作步驟：談判準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部共同制定談判方案，明確談判底線、核心條款（如價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任）及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，談判需有2名及以上人員參與，做好《談判記錄》（詳見模板2）。文本起草：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如采購(gòu)合同模板、服務(wù)合同模板），非標(biāo)合同需在標(biāo)準(zhǔn)模板基礎(chǔ)上調(diào)整；合同條款應(yīng)包含《民法典》規(guī)定的必備要素（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；關(guān)鍵條款需明確具體：如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，“違約責(zé)任”需約定違約金計(jì)算方式或損失賠償范圍，“爭(zhēng)議解決”優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄。內(nèi)部審核：起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)核對(duì)需求匹配度；法務(wù)部二審，重點(diǎn)審核條款合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；財(cái)務(wù)部三審，重點(diǎn)審核付款方式、稅務(wù)條款與財(cái)務(wù)制度的一致性。（三）合同評(píng)審與審批階段：集體決策與風(fēng)險(xiǎn)把控操作步驟：提交評(píng)審：起草部門將合同草案、評(píng)審意見、附件材料等提交至合同評(píng)審小組（由法務(wù)部牽頭，成員包括業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門負(fù)責(zé)人）。會(huì)議評(píng)審：評(píng)審小組召開會(huì)議，逐條審核合同條款，重點(diǎn)關(guān)注：主體資質(zhì)有效性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等；評(píng)審中需記錄《合同評(píng)審表》（詳見模板3）中的評(píng)審意見，起草部門根據(jù)意見修改合同，直至評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)。最終審批：根據(jù)合同金額及重要性，履行分級(jí)審批流程：金額≤10萬(wàn)元：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：增加財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；金額＞50萬(wàn)元：提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批，重大項(xiàng)目需經(jīng)董事會(huì)審議。（四）合同簽署與用印階段：生效條件與形式規(guī)范操作步驟：文本定稿：審批通過(guò)后，起草部門與對(duì)方協(xié)商最終文本，保證雙方版本一致，合同文本需標(biāo)注“合同編號(hào)”（規(guī)則：年份+部門代碼+序號(hào)，如“2024采字001號(hào)”）。用印申請(qǐng)：填寫《合同用印申請(qǐng)表》（詳見模板4），附審批通過(guò)的合同文本、評(píng)審意見、對(duì)方主體資格證明等材料，提交至行政部審核。用印管理：行政部核對(duì)用印材料與審批信息一致后，由授權(quán)人在《用印登記簿》上登記；合同需騎縫加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，每頁(yè)加蓋“騎縫章”時(shí)需保證覆蓋頁(yè)邊與連接處；禁止在空白合同、未審批合同上用印，禁止擅自攜帶公章外出用?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并派專人監(jiān)?。?。文本交付：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門留存2份正本（1份歸檔，1份業(yè)務(wù)部門使用），對(duì)方提供1份正本，同時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)將掃描件同步至法務(wù)部備案。（五）合同履行與跟蹤階段：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等執(zhí)行部門進(jìn)行合同履行交底，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、付款節(jié)點(diǎn)等要求，填寫《合同履行交底表》（詳見模板5）。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤臺(tái)賬》（詳見模板6），實(shí)時(shí)記錄合同履行進(jìn)展（如采購(gòu)合同的到貨情況、銷售合同的收款進(jìn)度）；對(duì)可能延遲履行的情形（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、客戶付款逾期），需提前3個(gè)工作日向法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。驗(yàn)收確認(rèn)：履行到期后，業(yè)務(wù)部門按合同約定組織驗(yàn)收（如貨物驗(yàn)收需質(zhì)檢部門出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，服務(wù)驗(yàn)收需用戶部門簽署《服務(wù)確認(rèn)單》）；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h，明確整改要求及期限，并保留相關(guān)證據(jù)（如驗(yàn)收記錄、溝通函件）。付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的付款條件（如驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款），核對(duì)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證無(wú)誤后辦理付款，禁止無(wú)合同、超合同付款。（六）合同變更、解除與糾紛處理階段：程序規(guī)范與證據(jù)留存操作步驟：變更處理：合同履行中需變更的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同其他條款效力）；變更協(xié)議需履行與原合同相同的評(píng)審審批流程，嚴(yán)禁口頭或單方面變更合同內(nèi)容。解除處理：因?qū)Ψ竭`約需解除合同的，業(yè)務(wù)部門收集違約證據(jù)（如逾期交付的物流記錄、質(zhì)量問(wèn)題的檢測(cè)報(bào)告），向?qū)Ψ桨l(fā)出《合同解除通知書》，明確解除依據(jù)及后果；雙方協(xié)商解除的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，約定財(cái)產(chǎn)返還、賠償損失等事項(xiàng)。糾紛處理：發(fā)生糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間向法務(wù)部報(bào)告，法務(wù)部評(píng)估糾紛性質(zhì)（如違約、侵權(quán)），制定解決方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）；協(xié)商解決的，需簽訂《和解協(xié)議》；通過(guò)法律途徑解決的，由法務(wù)部委托外部律師處理，業(yè)務(wù)部門配合提供證據(jù)材料。（七）合同歸檔與復(fù)盤階段：資料完整與經(jīng)驗(yàn)沉淀操作步驟：資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門收集合同正本、附件、評(píng)審記錄、履行憑證（驗(yàn)收單、付款憑證）、變更/解除協(xié)議等全套資料，按“一合同一檔”原則整理。歸檔移交：填寫《合同歸檔清單》（詳見模板7），連同資料移交至檔案管理部門，檔案部門核對(duì)無(wú)誤后簽收，錄入檔案管理系統(tǒng)，明保證管期限（一般合同保管10年，重要合同永久保存）。復(fù)盤分析：每季度，法務(wù)部組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理情況進(jìn)行復(fù)盤，分析高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如付款條款約定不明、驗(yàn)收流程缺失），優(yōu)化合同模板及管理流程，形成《合同管理復(fù)盤報(bào)告》并提交管理層。三、合同管理常用工具模板模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)業(yè)務(wù)需求描述（含標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、履行期限等）附件清單（技術(shù)參數(shù)、方案等）部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：法務(wù)部備案意見：簽字：日期：模板2：談判記錄談判時(shí)間談判地點(diǎn)對(duì)方參與人我方參與人談判主題核心談判內(nèi)容及結(jié)果（逐條記錄）待解決問(wèn)題及下一步計(jì)劃記錄人：審核人：日期：模板3：合同評(píng)審表合同名稱合同編號(hào)評(píng)審日期起草部門評(píng)審環(huán)節(jié)評(píng)審意見（分部門填寫）業(yè)務(wù)部門：簽字：日期：法務(wù)部：簽字：日期：財(cái)務(wù)部：簽字：日期：評(píng)審結(jié)論：□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)評(píng)審小組組長(zhǎng)簽字：日期：模板4：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人用印日期合同名稱合同編號(hào)用印類型用印份數(shù)用印事由附件清單（合同文本、評(píng)審意見等）部門負(fù)責(zé)人審批：簽字：日期：行政部審核：簽字：日期：模板5：合同履行交底表合同編號(hào)交底部門交底日期接收部門接收人履行核心內(nèi)容（交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等）風(fēng)險(xiǎn)提示（如延遲履行的責(zé)任、驗(yàn)收不合格的處理）交底人：接收人簽字：日期：模板6：合同履行跟蹤臺(tái)賬合同編號(hào)標(biāo)的履行進(jìn)度預(yù)計(jì)完成日期責(zé)任人異常情況記錄（含問(wèn)題描述、處理措施、結(jié)果）模板7：合同歸檔清單合同編號(hào)合同名稱歸檔日期檔案編號(hào)歸檔資料清單（列明每份資料名稱及份數(shù)）移交人：接收人：日期：四、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵點(diǎn)與操作紅線（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)控制禁止與無(wú)獨(dú)立法人資格、超越經(jīng)營(yíng)范圍或處于失信狀態(tài)的對(duì)象簽訂合同；授權(quán)委托人簽約時(shí)，需核驗(yàn)證件號(hào)碼原件及《授權(quán)委托書》，授權(quán)范圍需與合同內(nèi)容一致，禁止“空白授權(quán)”。（二）條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)控制合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，如“霸王條款”“格式條款需顯著提示對(duì)方注意免除或減輕責(zé)任等事項(xiàng)”；禁止約定“爭(zhēng)議解決方式為‘由我方所在地仲裁委員會(huì)仲裁’”但未明確具體仲裁機(jī)構(gòu)，或約定“管轄法院為‘被告所在地法院’”而未明確被告。（三）用印管理風(fēng)險(xiǎn)控制嚴(yán)禁在未完成審批流程的合同文本、合同變更協(xié)議上用??；用印時(shí)需核對(duì)合同文本與審批材料的一致性，禁止擅自修改合同內(nèi)容后用印。（四）履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行進(jìn)度，禁止對(duì)履行異常情況（如對(duì)方逾期交付、付款）不報(bào)告、不處理；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格按合同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，禁止“先簽字后驗(yàn)收”或降低驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控