會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)15/15企業(yè)管理-醫(yī)院行政主管工作流程SOP1.目的規(guī)范醫(yī)院行政主管的日常工作行為與管理流程，明確行政統(tǒng)籌、事務(wù)協(xié)調(diào)、制度落實(shí)、應(yīng)急處置等核心工作的操作標(biāo)準(zhǔn)。以“高效協(xié)同、規(guī)范有序、保障運(yùn)營(yíng)、服務(wù)臨床”為核心原則，確保醫(yī)院行政工作科學(xué)統(tǒng)籌、高效推進(jìn)，強(qiáng)化各科室間的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，提升行政服務(wù)質(zhì)量與管理效能，為醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的行政保障。2.適用范圍本SOP適用于各級(jí)各類(lèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（綜合醫(yī)院、專(zhuān)科醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、民辦醫(yī)院等）的行政主管崗位，覆蓋行政部、辦公室、綜合管理部等行政核心部門(mén)，涉及日常行政事務(wù)管理、會(huì)議組織、公文處理、部門(mén)協(xié)調(diào)、制度建設(shè)、物資管理、人員考勤、應(yīng)急事務(wù)處置、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯報(bào)等全流程工作。3.職責(zé)分工-行政主管：全面負(fù)責(zé)本SOP的執(zhí)行落地，主導(dǎo)醫(yī)院行政工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與日常推進(jìn)；牽頭組織會(huì)議、處理公文、協(xié)調(diào)跨部門(mén)事務(wù)；負(fù)責(zé)行政制度的起草、落實(shí)與監(jiān)督；統(tǒng)籌行政物資采購(gòu)與管理；督導(dǎo)行政科室人員工作；處置突發(fā)行政類(lèi)應(yīng)急事務(wù)；完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)；對(duì)行政工作的效率、質(zhì)量及合規(guī)性負(fù)責(zé)。-行政科室人員（文員、內(nèi)勤、后勤專(zhuān)員等）：配合行政主管開(kāi)展日常行政事務(wù)，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、會(huì)議記錄、物資登記、考勤統(tǒng)計(jì)等具體執(zhí)行工作；及時(shí)反饋工作進(jìn)展與問(wèn)題；對(duì)本職工作的規(guī)范性與及時(shí)性負(fù)責(zé)。-各臨床/醫(yī)技科室負(fù)責(zé)人：配合行政主管開(kāi)展協(xié)調(diào)工作，及時(shí)反饋科室行政需求（如物資申領(lǐng)、會(huì)議建議、制度修訂意見(jiàn)）；落實(shí)醫(yī)院行政制度與決策；協(xié)助完成行政相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與資料提供；對(duì)科室行政工作的配合度與落實(shí)效果負(fù)責(zé)。-醫(yī)院管理層（院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)等）：審批行政工作規(guī)劃、制度文件、重大采購(gòu)項(xiàng)目等；指導(dǎo)行政主管開(kāi)展工作；協(xié)調(diào)解決行政工作中的重大疑難問(wèn)題；對(duì)行政工作的整體方向與決策負(fù)責(zé)。-其他職能部門(mén)（財(cái)務(wù)科、人事科、設(shè)備科等）：協(xié)同行政主管推進(jìn)跨部門(mén)工作（如聯(lián)合開(kāi)展制度修訂、物資采購(gòu)審核、人員招聘協(xié)調(diào)等）；按要求提供行政工作所需的相關(guān)數(shù)據(jù)與支持；對(duì)跨部門(mén)協(xié)同工作的及時(shí)性與有效性負(fù)責(zé)。4.核心工作流程及操作標(biāo)準(zhǔn)4.1日常行政事務(wù)統(tǒng)籌階段1.工作規(guī)劃與梳理：-每日/每周初，行政主管梳理當(dāng)日/本周行政工作重點(diǎn)，明確工作目標(biāo)、責(zé)任人員與完成時(shí)限，形成工作臺(tái)賬（包含事務(wù)類(lèi)型、優(yōu)先級(jí)、進(jìn)度要求等）；-定期（每月/每季度）結(jié)合醫(yī)院運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，制定行政工作推進(jìn)計(jì)劃，同步梳理上一周期工作完成情況，形成閉環(huán)管理。2.公文處理：-收文處理：接收上級(jí)單位、外部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部科室公文（紙質(zhì)/電子）后，立即核對(duì)公文完整性（標(biāo)題、正文、附件、簽發(fā)人、公章等），登記公文信息（來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、接收時(shí)間、份數(shù)）；按公文性質(zhì)與緊急程度分類(lèi)呈送管理層審批，或轉(zhuǎn)相關(guān)科室辦理；跟蹤辦理進(jìn)度，確保公文在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)；辦結(jié)后及時(shí)歸檔，建立公文管理臺(tái)賬；-發(fā)文處理：根據(jù)醫(yī)院決策或工作需求，牽頭起草公文（通知、決定、請(qǐng)示、報(bào)告等），確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)；按審批流程呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)；簽發(fā)后統(tǒng)一編號(hào)、排版印制，及時(shí)送達(dá)相關(guān)單位/科室；同步做好發(fā)文登記與歸檔，留存發(fā)文底稿。3.行政物資管理：-需求統(tǒng)計(jì)：定期收集各科室行政物資需求（如辦公用品、打印耗材、辦公設(shè)備配件等），匯總整理形成物資采購(gòu)清單；-采購(gòu)審批：按醫(yī)院采購(gòu)制度，提交采購(gòu)清單至管理層審批；審批通過(guò)后，協(xié)調(diào)采購(gòu)部門(mén)或自行組織采購(gòu)（需符合合規(guī)采購(gòu)要求，選擇資質(zhì)齊全的供應(yīng)商）；-入庫(kù)管理：物資到貨后，組織人員核對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)登記，建立物資臺(tái)賬；-領(lǐng)用與盤(pán)點(diǎn)：規(guī)范物資領(lǐng)用流程，各科室領(lǐng)用需登記簽字；定期（每月/每季度）開(kāi)展物資盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符；對(duì)短缺物資及時(shí)補(bǔ)充，對(duì)積壓物資合理調(diào)配。4.人員考勤與行政督導(dǎo)：-統(tǒng)籌行政科室人員考勤管理，督促按時(shí)打卡，核對(duì)考勤數(shù)據(jù)，及時(shí)處理考勤異常（如遲到、早退、請(qǐng)假），按月匯總考勤結(jié)果并上報(bào)人事科；-定期檢查行政科室人員工作進(jìn)展，對(duì)工作不規(guī)范、進(jìn)度滯后的情況及時(shí)督促整改；收集工作中的問(wèn)題與建議，優(yōu)化工作流程。4.2會(huì)議組織與協(xié)調(diào)階段1.會(huì)議籌備：-根據(jù)管理層安排或工作需求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（臨床科室、職能部門(mén)、外部人員等）；-提前3-5個(gè)工作日通知參會(huì)人員（通過(guò)郵件、電話、工作群等方式），明確會(huì)議要求與需準(zhǔn)備的資料；-準(zhǔn)備會(huì)議物資（會(huì)議議程、簽到表、筆記本、筆、投影儀、麥克風(fēng)、茶水等），布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)試設(shè)備確保正常運(yùn)行；-如需發(fā)放會(huì)議材料，提前整理印制并分發(fā)至參會(huì)人員。2.會(huì)議保障：-會(huì)議開(kāi)始前組織參會(huì)人員簽到，核對(duì)參會(huì)情況，對(duì)未到人員及時(shí)核實(shí)原因并反饋會(huì)議主持人；-全程做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)、討論意見(jiàn)、決策事項(xiàng)、任務(wù)分工及完成時(shí)限；-維護(hù)會(huì)議秩序，及時(shí)處理會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)問(wèn)題（如設(shè)備故障、物資短缺）。3.會(huì)議后續(xù)工作：-會(huì)議結(jié)束后1-2個(gè)工作日內(nèi)，整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰，按審批流程呈送主持人審核；-審核通過(guò)后，及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)科室；-跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度，定期向管理層匯報(bào)；對(duì)未按時(shí)完成的事項(xiàng)，督促相關(guān)科室整改。4.3跨部門(mén)協(xié)調(diào)與溝通階段1.需求對(duì)接：-主動(dòng)收集各臨床/醫(yī)技科室、職能部門(mén)的行政需求與問(wèn)題（如科室間協(xié)作障礙、制度執(zhí)行難點(diǎn)、資源調(diào)配需求等）；-對(duì)收集的需求進(jìn)行分類(lèi)梳理，明確需求核心、涉及部門(mén)及解決時(shí)限。2.協(xié)調(diào)推進(jìn)：-組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，或通過(guò)一對(duì)一溝通的方式，傳達(dá)需求、協(xié)商解決方案；-明確各部門(mén)在協(xié)調(diào)事項(xiàng)中的職責(zé)與任務(wù)，形成協(xié)調(diào)紀(jì)要并督促落實(shí)；-全程跟蹤協(xié)調(diào)事項(xiàng)進(jìn)展，及時(shí)解決推進(jìn)過(guò)程中的新問(wèn)題；對(duì)協(xié)調(diào)困難的重大事項(xiàng)，及時(shí)上報(bào)管理層協(xié)調(diào)解決。3.結(jié)果反饋：-協(xié)調(diào)事項(xiàng)完成后，及時(shí)向需求科室反饋結(jié)果；-對(duì)協(xié)調(diào)事項(xiàng)的處理效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化跨部門(mén)協(xié)調(diào)流程。4.4制度建設(shè)與落實(shí)階段1.制度起草與修訂：-根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求、行業(yè)政策變化或現(xiàn)有制度執(zhí)行情況，牽頭起草或修訂行政相關(guān)制度（如考勤制度、公文處理制度、物資管理制度、會(huì)議制度等）；-起草/修訂過(guò)程中，廣泛征求各科室意見(jiàn)，結(jié)合實(shí)際工作優(yōu)化制度條款，確保制度的科學(xué)性、可行性與合規(guī)性；-按審批流程將制度草案呈送管理層審核，根據(jù)審核意見(jiàn)修改完善后定稿。2.制度宣貫與落實(shí)：-制度定稿后，通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、內(nèi)部公告等方式向各科室宣貫，明確制度實(shí)施時(shí)間、核心要求及違規(guī)責(zé)任；-督促各科室嚴(yán)格落實(shí)制度要求，定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)糾正；-收集制度執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題與建議，適時(shí)組織制度修訂，形成“起草-宣貫-落實(shí)-評(píng)估-修訂”的閉環(huán)管理。4.5應(yīng)急事務(wù)處置階段1.應(yīng)急準(zhǔn)備：-協(xié)助管理層制定醫(yī)院行政類(lèi)應(yīng)急預(yù)案（如突發(fā)公共衛(wèi)生事件行政保障預(yù)案、會(huì)議突發(fā)事件預(yù)案、物資短缺應(yīng)急預(yù)案等）；-定期檢查應(yīng)急保障物資（如應(yīng)急辦公用品、通訊設(shè)備、備用電源等）的儲(chǔ)備情況，確保應(yīng)急時(shí)可正常使用；-組織行政科室人員學(xué)習(xí)應(yīng)急預(yù)案，開(kāi)展應(yīng)急演練，提升應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急響應(yīng)與處置：-發(fā)生突發(fā)行政類(lèi)事件（如會(huì)議設(shè)備故障、物資緊急短缺、突發(fā)公共衛(wèi)生事件行政保障需求等）時(shí)，立即啟動(dòng)對(duì)應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，第一時(shí)間向管理層匯報(bào)；-統(tǒng)籌協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)開(kāi)展處置工作（如協(xié)調(diào)設(shè)備科搶修設(shè)備、聯(lián)系供應(yīng)商緊急調(diào)配物資、組織行政人員支援臨床保障等），明確分工、快速響應(yīng)；-全程跟蹤應(yīng)急處置進(jìn)展，及時(shí)向管理層反饋情況，根據(jù)指示調(diào)整處置措施。3.應(yīng)急后續(xù)工作：-應(yīng)急事件處置完成后，及時(shí)整理處置過(guò)程資料，總結(jié)處置經(jīng)驗(yàn)與不足；-針對(duì)處置中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，優(yōu)化應(yīng)急預(yù)案與應(yīng)急保障措施；-按要求向上級(jí)單位或管理層提交應(yīng)急處置總結(jié)報(bào)告。4.6數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)階段1.數(shù)據(jù)收集與整理：-定期（每月/每季度/每年）收集行政工作相關(guān)數(shù)據(jù)，包括公文處理數(shù)量、會(huì)議組織次數(shù)、物資采購(gòu)與消耗情況、跨部門(mén)協(xié)調(diào)事項(xiàng)完成率、考勤數(shù)據(jù)、制度執(zhí)行情況等；-對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理、核對(duì)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.報(bào)告編制與上報(bào)：-根據(jù)整理的數(shù)據(jù)，編制行政工作統(tǒng)計(jì)報(bào)告，分析工作成效、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議，確保報(bào)告邏輯清晰、數(shù)據(jù)詳實(shí)、建議可行；-按規(guī)定時(shí)限將報(bào)告呈送管理層審核；審核通過(guò)后，按要求歸檔報(bào)告并留存相關(guān)數(shù)據(jù)資料；-如需向上級(jí)單位報(bào)送行政工作相關(guān)數(shù)據(jù)，按上級(jí)要求整理匯總后及時(shí)報(bào)送。5.核心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施-跨部門(mén)協(xié)調(diào)不暢風(fēng)險(xiǎn)（如科室間推諉、協(xié)作效率低）：管控措施為建立跨部門(mén)協(xié)調(diào)臺(tái)賬，明確各部門(mén)職責(zé)與時(shí)限；定期召開(kāi)協(xié)調(diào)推進(jìn)會(huì)，跟蹤事項(xiàng)進(jìn)展；對(duì)推諉扯皮現(xiàn)象及時(shí)上報(bào)管理層問(wèn)責(zé)；優(yōu)化協(xié)調(diào)流程，建立協(xié)同激勵(lì)機(jī)制；-公文處理不規(guī)范/延誤風(fēng)險(xiǎn)（如漏辦、錯(cuò)辦、超時(shí)限辦結(jié)）：管控措施為嚴(yán)格執(zhí)行公文登記與跟蹤制度，建立公文處理臺(tái)賬；明確各類(lèi)公文辦結(jié)時(shí)限，專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤；加強(qiáng)公文處理培訓(xùn)，提升工作人員專(zhuān)業(yè)能力；定期開(kāi)展公文處理質(zhì)量自查；-物資管理混亂風(fēng)險(xiǎn)（如積壓、短缺、賬實(shí)不符）：管控措施為規(guī)范物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用流程，建立詳細(xì)物資臺(tái)賬；定期開(kāi)展物資盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃；選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保障物資質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性；-應(yīng)急處置不及時(shí)風(fēng)險(xiǎn)（如突發(fā)情況響應(yīng)慢、保障不到位）：管控措施為完善行政類(lèi)應(yīng)急預(yù)案，定期開(kāi)展應(yīng)急演練；充足儲(chǔ)備應(yīng)急保障物資，定期檢查維護(hù)；明確應(yīng)急處置責(zé)任分工，確保快速響應(yīng)；-數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)（如數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、遺漏）：管控措施為建立數(shù)據(jù)收集與校驗(yàn)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)來(lái)源可靠；對(duì)統(tǒng)計(jì)人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；定期核對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與原始資料，確保數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確；-制度落實(shí)不到位風(fēng)險(xiǎn)（如制度執(zhí)行流于形式、違規(guī)操作）：管控措施為加強(qiáng)制度宣貫培訓(xùn)，確保各科室理解制度要求；定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)糾正；建立制度執(zhí)行考核機(jī)制，將執(zhí)行情況與科室績(jī)效掛鉤