行政文件歸檔及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、前言為規(guī)范公司行政文件的形成、收集、整理、歸檔及檔案管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家《檔案法》及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本手冊。本手冊旨在為公司各部門提供統(tǒng)一的檔案管理操作指引，實現(xiàn)行政文件全生命周期標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、手冊適用范圍本手冊適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有行政類文件（含紙質(zhì)文件、電子文件）的歸檔及檔案管理工作，涵蓋文件形成部門、行政管理部門及檔案利用部門的相關(guān)操作。涉及文件類型包括但不限于：管理制度、會議紀(jì)要、請示報告、通知函件、合同協(xié)議、調(diào)研材料、大事記等具有保存價值的行政文件。三、管理職責(zé)分工3.1文件形成部門各部門為行政文件歸檔的第一責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門文件的形成、初步整理、價值鑒定及按時移交至行政管理部門。部門負(fù)責(zé)人部長對本部門文件歸檔質(zhì)量負(fù)總責(zé)，指定專人（專員）承擔(dān)日常歸檔工作。3.2行政管理部門行政管理部門是檔案管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、指導(dǎo)各部門歸檔工作、接收檔案并進(jìn)行分類、編號、保管、利用及銷毀管理。檔案管理員*主管負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)及安全防護(hù)工作。3.3檔案利用部門各部門因工作需要查閱、復(fù)制檔案時，需遵守檔案借閱規(guī)定，保證檔案信息安全，不得擅自涂改、勾畫、抽取、撤換檔案內(nèi)容，利用后及時歸還。四、行政文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程4.1文件形成與收集操作步驟：文件制發(fā)規(guī)范：各部門在制發(fā)行政文件時，需使用公司統(tǒng)一模板（見附件1），內(nèi)容需完整（含標(biāo)題、文號、發(fā)文部門、成文日期、主送/抄送單位、等），字跡清晰、簽批手續(xù)齊全（如需）。文件收集范圍：部門*專員需在文件生效后3個工作日內(nèi)，收集本部門形成的所有具有保存價值的行政文件，包括正本、定稿、附件、審批單等，保證文件齊全（如會議紀(jì)要需附參會人員簽到表，請示報告需附批復(fù)意見）。初步整理：對收集的文件進(jìn)行初步排序，按“一事一件”原則組合，去除重復(fù)件、無關(guān)聯(lián)件，檢查文件是否有破損、缺頁，如有需及時修補或說明。4.2文件整理與鑒定操作步驟：核對文件內(nèi)容：檢查文件標(biāo)題、文號、日期等信息是否準(zhǔn)確，內(nèi)容是否完整，審批流程是否符合公司規(guī)定（如需部門負(fù)責(zé)人部長簽字或分管領(lǐng)導(dǎo)總監(jiān)審批的文件，需確認(rèn)手續(xù)完備）。價值鑒定：根據(jù)文件的重要性及保存價值，對文件進(jìn)行初步鑒定，區(qū)分“永久保存”“定期保存（30年/10年）”兩類。永久保存文件包括公司章程、重要會議決議、年度工作總結(jié)、重大合同協(xié)議等；定期保存文件包括日常通知、部門工作計劃、一般調(diào)研材料等（具體保存期限見附件2）。編制文件目錄：對整理后的文件逐件編制《文件歸檔目錄》（見附件3），內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、文號、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注等，電子版目錄需同步至檔案管理系統(tǒng)。4.3文件分類與編號操作步驟：分類規(guī)則：采用“年度—部門—問題”三級分類法：一級分類：按文件形成年度劃分（如“2024年”）；二級分類：按部門名稱劃分（如“行政部”“人力資源部”）；三級分類：按文件問題屬性劃分（如“管理制度類”“會議紀(jì)要類”“合同協(xié)議類”）。編號規(guī)則：檔案編號采用“年度代碼-部門代碼-問題分類代碼-流水號”格式，具體規(guī)則年度代碼：文件形成年份的后兩位（如2024年為“24”）；部門代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部為“XZB”，人力資源部為“RLB”）；問題分類代碼：用類別首字母縮寫（如管理制度類為“GL”，會議紀(jì)要類為“HY”）；流水號：按文件形成順序從“001”開始連續(xù)編制（如“24-XZB-GL-001”）。示例：2024年行政部形成的第1份管理制度類文件，編號為“24-XZB-GL-001”。4.4文件歸檔與移交操作步驟：歸檔時間：各部門需在次年3月31日前完成上一年度行政文件的歸檔工作，逾期未歸檔的需向行政管理部門提交書面說明。移交準(zhǔn)備：紙質(zhì)文件：按編號順序裝入檔案盒（統(tǒng)一使用行政管理部門提供的無酸檔案盒），每盒內(nèi)附《檔案盒內(nèi)文件清單》（見附件4），盒面標(biāo)注“年度-部門-問題分類-起止流水號”（如“2024年-行政部-管理制度類-001-010”）；電子文件：將電子版文件（PDF格式，含掃描件及原稿）重命名為“編號+文件標(biāo)題”，至公司檔案管理系統(tǒng)指定文件夾，并同步更新電子目錄。移交手續(xù)：部門專員與行政管理部門檔案管理員主管共同核對檔案數(shù)量、編號及內(nèi)容，確認(rèn)無誤后填寫《檔案移交清單》（見附件5），雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份備查。4.5檔案入庫登記操作步驟：入庫驗收：行政管理部門檔案管理員*主管對移交的檔案進(jìn)行再次驗收，檢查檔案盒是否完好、編號是否正確、清單與檔案是否一致，驗收不合格的退回部門重新整理。上架存放：驗收合格的檔案按“年度-部門”順序依次存入檔案柜，檔案柜側(cè)面標(biāo)注“年度-部門”信息，電子檔案在管理系統(tǒng)中標(biāo)記“已入庫”。登記臺賬：更新《檔案總臺賬》（見附件6），記錄檔案編號、名稱、形成部門、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，保證紙質(zhì)臺賬與電子臺賬一致。五、檔案保管與維護(hù)5.1存放環(huán)境要求紙質(zhì)檔案存放庫房需保持清潔、干燥（溫度14-24℃，相對濕度45-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)施，定期通風(fēng)（每季度至少1次）；電子檔案存儲介質(zhì)（如服務(wù)器、移動硬盤）需定期備份（每月1次），異地備份（每年1次），防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.2檔案清點與檢查檔案管理員*主管每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點，核對檔案數(shù)量、存放位置及保管狀況，發(fā)覺問題及時處理；每年對電子檔案進(jìn)行一次病毒查殺及格式檢查，保證文件可正常讀取。5.3檔案保護(hù)措施對破損、字跡褪色的紙質(zhì)檔案，及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制修復(fù)件，原件封存；涉密檔案需單獨存放，設(shè)置“涉密檔案”標(biāo)識，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總監(jiān)審批，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。六、檔案利用與借閱6.1查閱權(quán)限本部門員工因工作需要查閱本部門檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*部長簽字同意；跨部門查閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（見附件7），經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人部長及檔案管理部門負(fù)責(zé)人總監(jiān)審批；查閱涉密檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。6.2借閱流程申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案編號、名稱、借閱用途、借閱期限（最長不超過15天），經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后提交至行政管理部門；檔案管理員*主管核對審批手續(xù)，確認(rèn)無誤后登記《檔案借閱登記簿》（見附件8），將檔案交借閱人；借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理員需檢查檔案是否完好，如有損壞或丟失，按公司相關(guān)規(guī)定處理。6.3復(fù)制規(guī)定檔案復(fù)制需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人*總監(jiān)批準(zhǔn)，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)印”專用章，與原件具有同等效力；涉密檔案禁止復(fù)制，確因工作需要需經(jīng)總經(jīng)理審批。七、檔案鑒定與銷毀7.1鑒定組織行政管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理員主管、各部門負(fù)責(zé)人部長及法務(wù)代表（如有）組成鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行價值重新鑒定。7.2銷毀流程鑒定確認(rèn)：鑒定小組對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》（見附件9），注明檔案編號、名稱、形成日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總監(jiān)審批；監(jiān)銷執(zhí)行：檔案銷毀時，由檔案管理員主管、行政管理部門負(fù)責(zé)人總監(jiān)共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除），并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)；記錄存檔：《檔案銷毀清冊》需保存10年以上，銷毀過程形成書面記錄（含監(jiān)銷人簽字、銷毀日期、方式），存入檔案管理檔案備查。八、重要注意事項文件完整性：歸檔文件必須為最終定稿，草稿、修改稿無需歸檔（特殊價值文件除外），保證正本、附件、審批單齊全。編號唯一性：檔案編號一旦確定不得更改，如發(fā)覺編號錯誤，需在《檔案總臺賬》中備注說明，不得重新編號或涂改原編號。電子文件管理：電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，掃描件清晰度不低于300DPI，保證內(nèi)容可識別，禁止加密或損壞文件。保密要求：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密檔案，檔案借閱過程中不得在文件上勾畫、涂改，借閱后及時歸還，保證檔案信息安全。責(zé)任追究：對未按時歸檔、歸檔文件不完整、擅自銷毀檔案或造成檔案丟失、損壞的部門或個人，按公司《行政獎懲管理辦法》追究責(zé)任。九、附則本手冊由行政管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本手冊結(jié)合實際情況制定部門檔案管理細(xì)則，報行政管理部門備案。本手冊如遇國家法律法規(guī)或公司管理制度調(diào)整，按最新規(guī)定執(zhí)行。附件：標(biāo)準(zhǔn)化表格模板附件1：行政文件制發(fā)模板（略，包含文件標(biāo)題、文號、發(fā)文部門、成文日期、主送/抄送單位、簽批欄等要素）附件2：檔案保管期限表文件類別保管期限備注公司章程永久含修訂案年度工作計劃/總結(jié)永久重大會議決議永久指涉及公司戰(zhàn)略、人事調(diào)整等重大合同協(xié)議永久金額500萬元以上或期限5年以上一般管理制度30年部門工作計劃10年日常通知/函件10年保存期滿無參考價值的可銷毀附件3：文件歸檔目錄序號文件編號文件標(biāo)題形成日期頁數(shù)保管期限備注124-XZB-GL-001行政部管理制度修訂辦法2024-01-15830年224-RLB-HY-002人力資源部2024年第一次會議紀(jì)要2024-02-20510年附件4：檔案盒內(nèi)文件清單檔案盒編號：24-XZB-GL-001-010序號文件編號文件標(biāo)題頁數(shù)備注124-XZB-GL-001行政部管理制度修訂辦法8224-XZB-GL-002印章管理規(guī)定6附件5：檔案移交清單移交部門：行政部接收部門：行政管理部門移交日期：2025-03-20序號檔案編號檔案名稱數(shù)量（份/件）保管期限備注124-XZB-GL-001行政部管理制度修訂辦法130年224-XZB-HY-002行政部會議紀(jì)要310年移交人簽字：專員接收人簽字：主管監(jiān)交人簽字：*總監(jiān)附件6：檔案總臺賬序號檔案編號檔案名稱形成部門歸檔日期保管期限存放位置（柜號/盒號）124-XZB-GL-001行政部管理制度修訂辦法行政部2025-03-2030年A01-001附件7：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期*員工行政部2025-04-012025-04-10檔案編號檔案名稱借閱用途審批意見24-XZB-GL-001行政部管理制度修訂辦法新制度起草