企業(yè)詢價函寫作規(guī)范與模板示范在企業(yè)經(jīng)營活動中，詢價函是采購、合作洽談階段傳遞需求、獲取報價的核心文書。一份規(guī)范的詢價函，既能清晰傳遞企業(yè)訴求，提升供應商響應效率，又能通過嚴謹?shù)谋硎鲆?guī)避合作風險，塑造專業(yè)商業(yè)形象。本文結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理詢價函寫作規(guī)范，并提供多場景模板示范，助力企業(yè)高效開展商務(wù)溝通。一、詢價函寫作規(guī)范（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范：清晰呈現(xiàn)核心要素詢價函的結(jié)構(gòu)需遵循“簡潔明了、重點突出”原則，通常包含標題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款五部分：1.標題：需明確詢價對象與核心內(nèi)容，格式建議為“企業(yè)名稱+詢價對象/項目+詢價函”，例如《XX科技有限公司辦公設(shè)備采購詢價函》。避免使用模糊表述，讓接收方快速識別文書性質(zhì)。2.稱謂：根據(jù)供應商性質(zhì)選擇恰當稱呼，如“XX公司（單位）：”“尊敬的XX供應商：”。若為公開詢價（如面向多家潛在供應商），可統(tǒng)稱“各供應商：”，但需確保語氣正式得體。3.正文：核心內(nèi)容需分層表述，邏輯清晰：項目背景與目的：簡要說明詢價原因（如“因業(yè)務(wù)拓展需要，我司擬采購一批辦公設(shè)備”），讓供應商理解合作背景。項目詳細要求：分維度闡述技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、服務(wù)內(nèi)容等。例如采購設(shè)備需明確型號、功能、保修期限；服務(wù)類需說明服務(wù)范圍、交付周期、驗收標準。報價要求：明確報價形式（含稅/不含稅）、報價有效期、報價單需包含的明細（如單價、總價、運輸費、安裝費等）。4.結(jié)尾：以禮貌性語句收尾，如“期待您的積極響應，順祝商祺！”，體現(xiàn)商務(wù)禮儀。5.落款：需包含發(fā)函企業(yè)全稱、聯(lián)系人姓名及職務(wù)、聯(lián)系電話（或郵箱）、發(fā)函日期。若有公章，需注明“（蓋章）”字樣，增強文書法律效力。（二）內(nèi)容規(guī)范：精準傳遞需求邊界內(nèi)容表述需兼顧“明確性”與“靈活性”，避免因表述模糊引發(fā)誤解：項目信息具象化：技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、規(guī)格等需量化表述。例如采購“打印機”，應明確“A4幅面、黑白激光、打印速度≥30頁/分鐘、月負荷量≥5萬頁、標配雙面打印功能”，而非“高性能打印機”。商務(wù)條款清晰化：付款方式（預付款比例、結(jié)算周期）、交貨地點、驗收標準等需明確。例如“貨到現(xiàn)場驗收合格后30日內(nèi)，支付合同總額的90%，剩余10%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后15日內(nèi)付清”。例外情況預留空間：若部分需求存在彈性（如交貨期可協(xié)商），可表述為“交貨期原則上不超過X天，特殊情況可協(xié)商調(diào)整”，既傳遞基本要求，又保留談判余地。（三）語言規(guī)范：專業(yè)得體，規(guī)避歧義語言風格需符合商務(wù)文書特征，兼顧專業(yè)性與可讀性：用詞準確簡潔：避免模糊詞匯（如“大概”“可能”），用“約”“原則上”等限定詞替代；避免口語化表達（如“價錢便宜點”），用“請?zhí)峁┳顑?yōu)報價”等正式表述。句式邏輯嚴謹：多使用陳述句、祈使句，避免歧義句。例如“報價包含運輸、安裝及一年質(zhì)保費用”比“報價里有運輸、安裝和質(zhì)保”更清晰。語氣禮貌克制：既體現(xiàn)合作誠意（如“感謝貴司支持”），又保持商業(yè)文書的正式性，避免過度寒暄或強硬指令。（四）流程規(guī)范：從準備到跟蹤的全周期管理規(guī)范的寫作流程能提升詢價效率，降低失誤率：1.調(diào)研準備：明確采購需求（聯(lián)合技術(shù)、財務(wù)、使用部門確認參數(shù)、預算），篩選潛在供應商（通過行業(yè)名錄、過往合作記錄、公開招標平臺等），確保詢價對象匹配需求。2.草擬文書：參考規(guī)范結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要求，結(jié)合項目特點撰寫初稿，重點核對技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款的準確性。3.內(nèi)部審核：由采購部門、法務(wù)部門（或合規(guī)崗）聯(lián)合審核，檢查條款是否合規(guī)（如是否符合公司采購制度、有無法律風險）、表述是否清晰。4.發(fā)送與跟蹤：通過正式渠道（郵件、郵寄、平臺上傳）發(fā)送詢價函，同步電話溝通確認接收；截止日期前1-2天，以禮貌方式提醒未回復的供應商。二、多場景詢價函模板示范（一）原材料采購詢價函（通用版）適用場景：制造業(yè)、貿(mào)易企業(yè)采購生產(chǎn)用原材料（如鋼材、化工原料等）模板正文：XX實業(yè)有限公司鋼材采購詢價函XX鋼鐵有限公司：我司因擴大生產(chǎn)規(guī)模，需采購一批建筑用鋼材，現(xiàn)誠邀貴司參與報價，具體要求如下：一、采購項目：HRB400E三級螺紋鋼（φ12mm、φ16mm、φ20mm）、Q235B熱軋鋼板（厚度6mm、10mm）二、技術(shù)要求：1.螺紋鋼需符合GB/T1499.2-2018標準，鋼板需符合GB/T709-2019標準；2.提供出廠質(zhì)量檢驗報告、材質(zhì)證明書，每批貨物隨附合格證。三、商務(wù)要求：1.交貨地點：XX市XX區(qū)XX工業(yè)園我司倉庫；2.交貨周期：合同簽訂后15日內(nèi)完成全部交貨；3.付款方式：貨到驗收合格后，開具13%增值稅專用發(fā)票，我司收到發(fā)票后30日內(nèi)支付95%貨款，剩余5%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（6個月）滿后無質(zhì)量問題付清。四、報價要求：1.報價為到廠含稅價（包含運輸、裝卸、包裝費用）；2.報價單需按規(guī)格分別報價，注明最小起訂量、供貨周期；3.報價有效期：自報價日起30天。五、回復方式：期待貴司的專業(yè)報價，順祝商祺！XX實業(yè)有限公司（蓋章）2024年X月X日（二）服務(wù)類采購詢價函（以IT運維服務(wù)為例）適用場景：企業(yè)采購IT系統(tǒng)運維、軟件開發(fā)、咨詢等服務(wù)模板正文：XX集團IT運維服務(wù)詢價函XX科技服務(wù)有限公司：我司現(xiàn)有辦公網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、辦公軟件等IT系統(tǒng)需專業(yè)運維服務(wù)，現(xiàn)邀請貴司參與報價，具體需求如下：一、服務(wù)內(nèi)容：1.硬件運維：服務(wù)器（3臺）、交換機（5臺）、打印機（10臺）的日常巡檢、故障維修、配件更換；2.軟件運維：OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的漏洞修復、功能優(yōu)化、數(shù)據(jù)備份；3.應急響應：7×24小時故障響應，4小時內(nèi)到達現(xiàn)場（我司辦公地點：XX市XX區(qū)）。二、服務(wù)標準：1.硬件設(shè)備全年故障率≤5%，故障修復時長≤24小時；2.軟件系統(tǒng)全年宕機時長≤8小時，數(shù)據(jù)備份完整性100%；3.每月提交運維報告，每季度進行系統(tǒng)安全評估。三、報價要求：1.報價為年度服務(wù)費（含稅），需明確服務(wù)人員配置（駐場/遠程）、收費明細（人工、配件、稅費等）；2.報價單需注明服務(wù)期限（建議1年，可續(xù)簽）、付款節(jié)點（按季度/半年支付）。四、回復要求：盼復為感！XX集團（蓋章）2024年X月X日（三）設(shè)備采購詢價函（以辦公設(shè)備為例）適用場景：企業(yè)采購辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、檢測儀器等模板正文：XX文化傳播有限公司辦公設(shè)備采購詢價函XX辦公設(shè)備有限公司：我司因新辦公室裝修完畢，需采購一批辦公設(shè)備，誠邀貴司提供報價，具體需求如下：一、采購清單：設(shè)備名稱型號/參數(shù)要求數(shù)量--------------------------------臺式電腦i5-____、16G內(nèi)存、512G固態(tài)、23.8英寸顯示器20臺打印機A4彩色激光、自動雙面、無線打印、月負荷量≥2萬頁5臺會議平板65英寸、4K分辨率、觸控書寫、無線投屏2臺二、技術(shù)與服務(wù)要求：1.設(shè)備需為原廠正品，提供原廠保修服務(wù)（電腦、打印機保修3年，會議平板保修5年）；2.免費送貨上門、安裝調(diào)試，培訓我司員工使用；3.接到故障報修后，24小時內(nèi)響應，48小時內(nèi)解決問題（無法解決需提供備用設(shè)備）。三、報價與回復：1.報價為含稅總價（包含設(shè)備、運輸、安裝、培訓、保修費用）；感謝貴司支持，期待合作！XX文化傳播有限公司（蓋章）2024年X月X日三、詢價函寫作注意事項（一）信息準確性：避免“一失萬無”技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交貨期等核心信息需與內(nèi)部需求完全一致，避免因筆誤導致供應商報價偏離預期（如將“10臺”誤寫為“100臺”）。聯(lián)系人、電話、郵箱等信息需反復核對，確保供應商能順利反饋。（二）法律風險防控：條款合規(guī)性核查付款方式、質(zhì)保期、違約責任等條款需符合《民法典》合同編規(guī)定，避免設(shè)置“霸王條款”（如“質(zhì)保金不予退還”）。若采購涉及知識產(chǎn)權(quán)（如軟件服務(wù)），需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬、使用范圍，避免侵權(quán)糾紛。（三）差異化溝通：根據(jù)供應商調(diào)整策略對長期合作的優(yōu)質(zhì)供應商，可適當簡化流程，在詢價函中體現(xiàn)合作誠意（如“基于過往良好合作，期待貴司提供更具競爭力的報價”）。對新供應商，需在詢價函中明確資質(zhì)要求（如“報價時請附營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復印件”），降低合作風險。（四）跟蹤與反饋：提升響應率截止日期前通過郵件、短信或電話提醒供應商，避免因疏忽錯過報價。收到報價后，及時整理分析，對疑問