行政日常事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書一、引言為規(guī)范公司行政日常事務(wù)管理流程，提高工作效率，保證各項事務(wù)有序開展，特制定本標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書依據(jù)公司《行政管理制度》及《辦公規(guī)范》編制，旨在為行政人員提供清晰的操作指引，保障行政服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、適用范圍與工作目標(biāo)（一）適用范圍本指導(dǎo)書適用于公司行政部全體人員，涵蓋辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、會務(wù)管理、差旅管理、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)等日常行政事務(wù)。（二）工作目標(biāo)保證辦公環(huán)境整潔、有序，符合職業(yè)健康安全要求；保障辦公用品供應(yīng)及時、管理規(guī)范，控制成本支出；保障會議高效、有序進(jìn)行，滿足各部門溝通協(xié)調(diào)需求；規(guī)范差旅流程，保證員工出行安全、費用合規(guī)；提升訪客接待服務(wù)質(zhì)量，塑造公司良好形象；加快文件流轉(zhuǎn)效率，保證信息傳遞準(zhǔn)確、及時。三、核心事務(wù)操作流程（一）辦公環(huán)境管理日常巡查與維護(hù)責(zé)任主體：行政專員*操作內(nèi)容：（1）每日8:30前巡查各辦公區(qū)域（前臺、會議室、走廊、茶水間等），檢查環(huán)境整潔度、設(shè)施設(shè)備運行情況（如空調(diào)、照明、飲水機(jī)等）；（2）發(fā)覺地面臟污、垃圾未清理等問題，立即通知保潔人員*處理（30分鐘內(nèi)響應(yīng)）；（3）發(fā)覺設(shè)施故障（如燈具損壞、空調(diào)異響等），填寫《設(shè)施維修報修單》（見附件1），提交至后勤主管審批后，聯(lián)系維修人員處理，并跟蹤維修進(jìn)度。輸出要求：巡查記錄需在每日9:00前錄入《辦公環(huán)境巡查表》（見附件2），保證問題可追溯。定期深度清潔與消殺責(zé)任主體：行政主管、保潔團(tuán)隊操作內(nèi)容：（1）每月最后一個周五組織辦公區(qū)域深度清潔（包括窗戶、桌面、文件柜底部等），重點區(qū)域（茶水間、衛(wèi)生間）每日消毒2次；（2）每季度聯(lián)系專業(yè)消殺公司*對辦公區(qū)域進(jìn)行滅鼠、滅蟑處理，提前3個工作日發(fā)布通知，提醒員工整理個人物品。輸出要求：清潔完成后，行政專員*需拍照存檔，并在《定期清潔記錄表》（見附件3）中簽字確認(rèn)。綠植養(yǎng)護(hù)與更新責(zé)任主體：行政專員*操作內(nèi)容：（1）每周檢查綠植生長狀況，及時澆水、修剪枯葉；（2）每月統(tǒng)計枯萎/損壞綠植數(shù)量，填寫《綠植更換申請表》，提交行政主管審批后，聯(lián)系供應(yīng)商更換。輸出要求：綠植存活率需保持在95%以上，《綠植養(yǎng)護(hù)記錄表》（見附件4）每月更新一次。（二）辦公用品管理需求提報與匯總責(zé)任主體：各部門行政對接人、行政專員操作內(nèi)容：（1）每月25日前，各部門行政對接人*通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品需求月度計劃表》（見附件5），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途；（2）行政專員*匯總各部門需求，核對庫存（通過辦公用品管理系統(tǒng)），避免重復(fù)采購。輸出要求：需求匯總表需在每月28日前提交行政主管*審核。采購與入庫責(zé)任主體：行政主管、采購專員操作內(nèi)容：（1）行政主管審核通過需求后，采購專員根據(jù)“比價、質(zhì)優(yōu)價廉”原則選擇供應(yīng)商（至少3家比價），填寫《采購審批單》（見附件6）經(jīng)財務(wù)部、總經(jīng)理審批；（2）采購?fù)瓿珊?，核對物品?shù)量、質(zhì)量，與送貨單一致后入庫，掃描入庫單號，錄入管理系統(tǒng)；（3）辦公用品分區(qū)存放（文具類、耗材類、設(shè)備類），張貼標(biāo)簽注明名稱、數(shù)量、入庫日期。輸出要求：入庫單需經(jīng)采購專員、行政專員簽字確認(rèn)，每月匯總《月度采購明細(xì)表》（見附件7）存檔。領(lǐng)用與發(fā)放責(zé)任主體：各部門員工、行政專員*操作內(nèi)容：（1）員工通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品領(lǐng)用申請》（注明領(lǐng)用人、部門、物品、數(shù)量），部門經(jīng)理*審批后生效；（2）行政專員*核對申請信息與庫存，發(fā)放物品并領(lǐng)簽字；（3）貴重物品（如打印機(jī)、投影儀）需填寫《貴重物品領(lǐng)用登記表》（見附件8），明確歸還日期。輸出要求：領(lǐng)用記錄實時更新至管理系統(tǒng)，每月5日前《月度領(lǐng)用匯總表》（見附件9）報財務(wù)部*。盤點與庫存控制責(zé)任主體：行政專員、財務(wù)部操作內(nèi)容：（1）每月最后一個工作日組織庫存盤點，核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際庫存，差異率超過5%需分析原因并提交報告；（2）設(shè)定安全庫存量（如A類物品維持1個月用量，B類2個月，C類3個月），低于安全庫存時及時觸發(fā)采購流程。輸出要求：《月度庫存盤點表》（見附件10）需經(jīng)行政專員、財務(wù)部簽字確認(rèn)，存檔備查。（三）會務(wù)管理會議申請與審批責(zé)任主體：會議發(fā)起人、行政專員*操作內(nèi)容：（1）會議發(fā)起人提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請表》（見附件11），注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）；（2）行政專員*審核會議室availability，若沖突需協(xié)調(diào)更換時間或場地，審批通過后發(fā)送會議通知至參會人員。輸出要求：會議通知需包含會議（線上會議）、聯(lián)系人及電話，提前1天發(fā)送。會前準(zhǔn)備責(zé)任主體：行政專員、IT支持操作內(nèi)容：（1）會議前30分鐘布置會場：調(diào)試設(shè)備（投影、音響、燈光）、擺放座椅（按簽到表順序）、擺放飲用水（每人1瓶）、放置會議資料（若需）；（2）線上會議提前測試軟件穩(wěn)定性，發(fā)送會議ID及密碼至參會人員。輸出要求：會場布置完成后拍照存檔，保證設(shè)備正常運行。會中服務(wù)責(zé)任主體：行政專員*操作內(nèi)容：（1）會議開始前10分鐘引導(dǎo)參會人員簽到，發(fā)放會議資料；（2）會議期間負(fù)責(zé)設(shè)備應(yīng)急處理（如麥克風(fēng)無聲、網(wǎng)絡(luò)中斷），及時聯(lián)系IT支持*；（3）記錄會議重要事項（如決議、待辦事項），形成《會議紀(jì)要初稿》。輸出要求：會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理《會議紀(jì)要初稿》提交會議主持人審核。會后整理責(zé)任主體：行政專員*、會議發(fā)起人操作內(nèi)容：（1）會議結(jié)束后1小時內(nèi)清理會場：回收資料、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅、檢查垃圾；（2）將審核通過后的《會議紀(jì)要》通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門，并同步至項目管理平臺（若有待辦事項）；（3）歸還租賃設(shè)備（如需），填寫《設(shè)備使用登記表》（見附件12）。輸出要求：會議紀(jì)要需在會后24小時內(nèi)發(fā)出，相關(guān)資料存檔保存1年。（四）差旅管理差旅申請與審批責(zé)任主體：出差員工、部門經(jīng)理、行政專員操作內(nèi)容：（1）員工提前3個工作日通過OA系統(tǒng)提交《出差申請表》（見附件13），注明出差事由、時間、地點、交通工具、預(yù)算金額；（2）部門經(jīng)理審核出差必要性，行政專員核對差旅標(biāo)準(zhǔn)（如住宿限額、交通方式），超標(biāo)準(zhǔn)需提交《超標(biāo)準(zhǔn)說明》（見附件14）經(jīng)總經(jīng)理*審批。輸出要求：審批通過后《出差通知書》，員工憑此預(yù)訂機(jī)票/酒店。交通與住宿預(yù)訂責(zé)任主體：員工、行政專員*操作內(nèi)容：（1）員工可通過公司合作平臺（如攜程、飛豬）預(yù)訂，或提交行程由行政專員*統(tǒng)一預(yù)訂（優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商，獲取企業(yè)折扣）；（2）預(yù)訂經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票（特殊情況可升艙，需審批）、標(biāo)間住宿（一線城市不超500元/晚，二線不超350元/晚）。輸出要求：預(yù)訂成功后發(fā)送行程確認(rèn)單至員工郵箱，保留預(yù)訂憑證（截圖/訂單號）。差旅報銷責(zé)任主體：出差員工、財務(wù)部、行政專員操作內(nèi)容：（1）出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工整理報銷憑證（發(fā)票、行程單、住宿清單等），粘貼在《差旅報銷單》（見附件15）上，部門經(jīng)理*審核；（2）行政專員核對報銷單與出差申請是否一致（如天數(shù)、地點、費用標(biāo)準(zhǔn)），財務(wù)部復(fù)核無誤后安排付款。輸出要求：發(fā)票需為合規(guī)增值稅專用發(fā)票，抬頭、稅號等信息準(zhǔn)確無誤，超支部分需書面說明。（五）訪客接待訪客預(yù)約與信息登記責(zé)任主體：被訪人、前臺接待*操作內(nèi)容：（1）訪客提前1天聯(lián)系被訪人預(yù)約，被訪人通過OA系統(tǒng)提交《訪客預(yù)約申請》（見附件16），注明訪客姓名、單位、事由、到訪時間、人數(shù)；（2）前臺接待*收到預(yù)約后，《訪客接待通知單》，發(fā)送至前臺及相關(guān)部門。輸出要求：預(yù)約信息需準(zhǔn)確無誤，緊急訪客可電話登記，事后2小時內(nèi)補錄系統(tǒng)。迎接與引導(dǎo)責(zé)任主體：前臺接待*操作內(nèi)容：（1）訪客到訪后，前臺起身微笑問候：“您好，請問找哪位？”核對預(yù)約信息；（2）確認(rèn)身份后，引導(dǎo)訪客至等候區(qū)（倒水、提供公司宣傳冊），若被訪人暫忙，告知預(yù)計等待時間并安撫；（3）被訪人同意后，引導(dǎo)訪客至?xí)h室或辦公室，提醒“請勿攜帶危險物品進(jìn)入”。輸出要求：接待過程需保持專業(yè)、熱情，引導(dǎo)路線清晰（避免經(jīng)過機(jī)密區(qū)域）。接待與送客責(zé)任主體：被訪人、前臺接待*操作內(nèi)容：（1）被訪人主動與訪客握手，介紹雙方身份；（2）會議期間，前臺接待*負(fù)責(zé)茶水服務(wù)（每30分鐘續(xù)水一次），不隨意進(jìn)入會議室；（3）訪客離開時，被訪人送至電梯口，前臺接待*協(xié)助叫車，禮貌道別：“感謝您的到訪，歡迎下次再來！”輸出要求：送客后及時清理會議室，填寫《訪客接待記錄表》（見附件17），記錄訪客信息、接待時長、反饋意見。（六）文件流轉(zhuǎn)收文處理責(zé)任主體：前臺接待、行政專員操作內(nèi)容：（1）收到外部文件（快遞、郵件）后，前臺接待*核對收件人、單位，簽收并登記《收文登記表》（見附件18）；（2）當(dāng)日轉(zhuǎn)交行政專員，行政專員拆封、分類（緊急/普通、密級/公開），填寫《文件傳閱單》（見附件19），注明傳閱范圍、時限。輸出要求：緊急文件（如通知、法律文書）需1小時內(nèi)送達(dá)相關(guān)負(fù)責(zé)人，普通文件當(dāng)日處理完畢。傳閱與督辦責(zé)任主體：行政專員*、相關(guān)部門操作內(nèi)容：（1）行政專員*按傳閱順序?qū)⑽募椭恋谝粋鏖喨耍涗泜鏖啎r間、簽字；（2）傳閱人需在1個工作日內(nèi)閱辦完畢，簽署意見后轉(zhuǎn)下一人；（3）涉密文件需單獨登記，傳閱后收回存入保險柜，嚴(yán)禁帶離辦公區(qū)域。輸出要求：傳閱完成后，行政專員*將文件及《文件傳閱單》交至歸檔部門，跟蹤辦理進(jìn)度。發(fā)文處理責(zé)任主體：發(fā)文部門、行政專員*操作內(nèi)容：（1）發(fā)文部門擬稿后，通過OA系統(tǒng)提交《發(fā)文審批單》（見附件20），經(jīng)部門經(jīng)理、法務(wù)部（若需）、總經(jīng)理*審批；（2）審批通過后，行政專員*核稿（格式、文字、編號），排版打?。t頭文件需用專用紙張），加蓋公司公章；（3）根據(jù)發(fā)送范圍（紙質(zhì)/電子）分發(fā)，登記《發(fā)文登記表》（見附件21），存檔2份。輸出要求：公文格式需符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，編號連續(xù)，印章清晰。歸檔與管理責(zé)任主體：行政專員、檔案管理員操作內(nèi)容：（1）每月末，行政專員*將已處理文件（收文、發(fā)文、會議紀(jì)要等）分類整理，按時間順序裝訂；（2）檔案管理員*核對文件清單，錄入檔案管理系統(tǒng)，標(biāo)注保管期限（永久、10年、5年等）；（3）借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（見附件22），經(jīng)部門經(jīng)理、檔案管理員審批，借閱期限不超過7天。輸出要求：檔案存放有序，查找便捷，電子檔案定期備份（每月1次）。四、常用管理模板表格附件1：設(shè)施維修報修單報修部門報修人聯(lián)系方式報修時間設(shè)施名稱故障描述所在位置緊急程度□緊急□一般維修記錄維修人員：維修時間：處理結(jié)果：驗收簽字報修人簽字：日期：附件2：辦公環(huán)境巡查表巡查日期巡查區(qū)域整潔度（優(yōu)/良/中/差）設(shè)施狀態(tài)（正常/故障）問題描述處理結(jié)果巡查人：審核人：附件3：定期清潔記錄表清潔日期清潔區(qū)域清潔內(nèi)容執(zhí)行人驗收人備注：□深度清潔□日常清潔□消殺附件4：綠植養(yǎng)護(hù)記錄表日期綠植編號位置生長狀況（優(yōu)/良/中/差）養(yǎng)護(hù)措施（澆水/修剪/更換）養(yǎng)護(hù)人附件5：辦公用品需求月度計劃表部門申領(lǐng)人日期物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量用途部門經(jīng)理簽字：行政專員審核：附件6：采購審批單采購物品數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算總價用途供應(yīng)商（報價）申請人：部門經(jīng)理：財務(wù)審核：總經(jīng)理審批：附件7：月度采購明細(xì)表采購日期物品名稱供應(yīng)商數(shù)量單價總價采購人附件8：貴重物品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號領(lǐng)用人部門歸還日期歸還狀態(tài)簽字附件9：月度領(lǐng)用匯總表部門領(lǐng)用人物品名稱數(shù)量領(lǐng)用日期用途附件10：月度庫存盤點表物品名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實際數(shù)量差異差異原因盤點人附件11：會議申請表會議名稱時間地點參會人員議程所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：聯(lián)系人聯(lián)系電話發(fā)起人簽字：部門經(jīng)理審批：行政專員確認(rèn)：附件12：設(shè)備使用登記表使用日期設(shè)備名稱使用部門使用人開始時間結(jié)束時間設(shè)備狀態(tài)簽字附件13：出差申請表出差人部門出差事由出發(fā)日期返回日期出差地點交通方式住宿標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算金額部門經(jīng)理審批：行政專員審核：總經(jīng)理審批：附件14：超標(biāo)準(zhǔn)說明超支項目標(biāo)準(zhǔn)金額實際金額超支原因申請人簽字附件15：差旅報銷單報銷人部門出差日期出差地點交通費住宿費餐補其他總計發(fā)票張數(shù)：發(fā)票金額：備注：附件16：訪客預(yù)約申請訪客姓名單位聯(lián)系方式到訪日期到訪時間被訪人事由人數(shù)接待部門被訪人簽字：行政專員確認(rèn)：附件17：訪客接待記錄表接待日期訪客姓名單位事由接待人接待時長反饋意見附件18：收文登記表收文日期發(fā)文單位文件標(biāo)題文號收件人簽收人處理狀態(tài)附件19：文件傳閱單文件標(biāo)題文號傳閱范圍傳閱時限傳閱人閱辦時間意見簽字附件20：發(fā)文審批單文件標(biāo)題文號擬稿部門擬稿人審批意見部門經(jīng)理：法務(wù)審核：總經(jīng)理：附件21：發(fā)文登記表發(fā)文日期文件標(biāo)題文號發(fā)送范圍份數(shù)簽收人附件22：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱檔號借閱用途部門經(jīng)理審批：檔案管理員審批：五、關(guān)鍵注意事項（一）時效管理要求辦公環(huán)境巡查問題需在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時內(nèi)解決；會議申請需提前2個工作日提交，緊急會議需經(jīng)行政主管*特批；差旅報銷需在出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)提交，逾期未交需書面說明；文件傳閱需在1個工作日內(nèi)完成，緊急文件需加急處理。（二）信息準(zhǔn)確性規(guī)范申領(lǐng)辦公用品、填寫差旅申請時，需準(zhǔn)確填寫物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，避免錯領(lǐng)、漏領(lǐng)；訪客預(yù)約信息需核對姓名、單位、聯(lián)系方式，保證無誤；發(fā)文內(nèi)容需經(jīng)多級審核，避免文字錯誤、格式不規(guī)范等問題。（三）保密與安全原則涉密文件（如合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨存放，傳閱后收回，嚴(yán)禁復(fù)印、外傳；訪客接待時，避免透露公司敏感信