學校綜合辦公室信息傳遞方案一、概述

學校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔著跨部門、跨層級的溝通協(xié)調(diào)任務。為提升信息傳遞效率、確保信息準確及時，特制定本方案。方案旨在建立標準化、系統(tǒng)化的信息傳遞流程，明確各環(huán)節(jié)職責，優(yōu)化信息管理機制，保障學校日常運營的順暢進行。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

信息傳遞必須確保內(nèi)容真實、完整、無遺漏，避免因錯誤或缺失導致工作延誤。

（二）時效性

根據(jù)信息緊急程度，設定優(yōu)先級，確保關(guān)鍵信息第一時間送達目標對象。

（三）保密性

涉及敏感或私密信息時，需遵循分級管理原則，僅限授權(quán)人員接觸。

（四）可追溯性

所有信息傳遞均需記錄來源、去向及時間，便于復盤與核查。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.各部門提交信息需明確主題、內(nèi)容、接收對象及緊急程度。

2.綜合辦公室對收集到的信息進行篩選，剔除重復或無效內(nèi)容。

3.對敏感信息進行脫敏處理，標注密級及閱讀范圍。

（二）信息發(fā)布與分發(fā)

1.**正式通知類**：通過學校官網(wǎng)、公告欄、內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)布，并同步至相關(guān)部門負責人。

2.**即時消息類**：利用企業(yè)微信、釘釘?shù)燃磿r通訊工具，由專人發(fā)送至指定群組或個人。

3.**會議類信息**：提前3日發(fā)布會議通知，包含時間、地點、議程及參會人員，并隨附電子版材料。

（三）信息反饋與確認

1.接收方需在收到信息后2小時內(nèi)確認收到狀態(tài)。

2.對于需執(zhí)行的事項，接收方需在24小時內(nèi)提交初步計劃或疑問。

3.綜合辦公室定期抽查信息傳遞記錄，確保閉環(huán)管理。

四、信息傳遞工具與設備

（一）主要工具

1.電子郵件：用于正式通知及跨部門文件傳輸。

2.即時通訊平臺：處理臨時性、緊急信息。

3.學校官網(wǎng)：發(fā)布長期性、公開性信息。

（二）輔助設備

1.打印機：支持批量文件分發(fā)。

2.掃描儀：用于紙質(zhì)文件數(shù)字化。

3.監(jiān)控系統(tǒng)：保障辦公區(qū)域信息安全。

五、責任分工

（一）綜合辦公室

1.負責信息收集、篩選、整理及發(fā)布。

2.監(jiān)督信息傳遞全流程，處理異常情況。

3.每月匯總信息傳遞效率，提出改進建議。

（二）各部門

1.按需提交信息，確保內(nèi)容合規(guī)。

2.及時反饋信息處理結(jié)果，配合核查工作。

3.指定專人對接信息傳遞事務。

六、監(jiān)督與優(yōu)化

（一）定期評估

每季度組織信息傳遞專項會議，分析效率、問題及改進方向。

（二）技術(shù)升級

根據(jù)實際需求，引入智能分揀、語音識別等技術(shù)，提升自動化水平。

（三）培訓機制

每年開展信息傳遞規(guī)范培訓，確保全員掌握操作要點。

一、概述

學校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔著跨部門、跨層級的溝通協(xié)調(diào)任務。為提升信息傳遞效率、確保信息準確及時，特制定本方案。方案旨在建立標準化、系統(tǒng)化的信息傳遞流程，明確各環(huán)節(jié)職責，優(yōu)化信息管理機制，保障學校日常運營的順暢進行。高效的信息傳遞能夠減少誤解，加速決策，降低溝通成本，是學校管理體系有效運轉(zhuǎn)的基礎。

本方案將詳細闡述信息傳遞的原則、具體流程、所使用的工具與設備、責任分工以及監(jiān)督與優(yōu)化機制，力求為學校綜合辦公室及各部門提供一個清晰、實用的操作指南。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

信息傳遞必須確保內(nèi)容真實、完整、無遺漏，避免因錯誤或缺失導致工作延誤、決策失誤或資源浪費。在傳遞前，需對信息的來源、事實依據(jù)、數(shù)據(jù)準確性進行核實。對于轉(zhuǎn)述或摘要類信息，應確保核心要素不被歪曲。建立信息核驗機制，關(guān)鍵信息應由信息提供方與接收方雙重確認。

（二）時效性

根據(jù)信息緊急程度，設定優(yōu)先級，確保關(guān)鍵信息第一時間送達目標對象。不同類型信息的傳遞時限應有明確規(guī)定。例如：

1.**緊急信息**（如：突發(fā)安全事件、系統(tǒng)故障通知）：要求在收到后5分鐘內(nèi)啟動傳遞，15分鐘內(nèi)完成主要覆蓋。

2.**重要信息**（如：重要政策調(diào)整、大型活動通知）：要求在發(fā)布前1個工作日完成初稿確認，發(fā)布時同步至所有相關(guān)方。

3.**常規(guī)信息**（如：工作安排、非緊急通知）：要求在規(guī)定發(fā)布時間前完成準備，按時送達。

時效性的保障需要合理的流程設計、高效的工具支持以及相關(guān)人員對緊急性的正確判斷和快速響應。

（三）保密性

涉及敏感或私密信息時，需遵循分級管理原則，僅限授權(quán)人員接觸。信息在收集、存儲、處理、傳遞和銷毀的各個環(huán)節(jié)均需采取保密措施。具體要求包括：

1.標注密級：對信息進行“公開”、“內(nèi)部”、“秘密”等密級標注。

2.控制范圍：明確信息的閱讀、復制、傳播權(quán)限，僅對授權(quán)人員開放。

3.安全傳輸：使用加密郵件、內(nèi)部安全通訊工具或物理信封傳遞密級較高的信息。

4.落實責任：明確各環(huán)節(jié)接觸人員的保密責任，簽訂保密協(xié)議（如適用）。

5.安全銷毀：廢棄的含密載體需按規(guī)定進行銷毀處理，確保信息不可恢復。

（四）可追溯性

所有信息傳遞均需記錄來源、去向及時間，便于復盤與核查。建立信息傳遞日志，詳細記錄每一條重要信息的發(fā)送者、接收者、發(fā)送/接收時間、信息內(nèi)容摘要、傳遞方式等信息。對于電子化傳遞，系統(tǒng)日志應能自動記錄；對于紙質(zhì)傳遞，應使用規(guī)范的傳遞登記表?？勺匪菪杂兄谪熑谓缍?、問題排查和流程優(yōu)化。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.**信息來源識別**：

*校領(lǐng)導交辦事項。

*各部門日常報告、請示、通知。

*臨時性工作需求（如：會議通知、活動安排）。

*學校官網(wǎng)、官方公眾號等平臺反饋或咨詢。

*外部機構(gòu)信息（如：上級單位指導、合作方通知）。

2.**信息接收與登記**：

*設立“信息接收登記簿”（電子或紙質(zhì)），記錄接收時間、信息來源、發(fā)送人、信息類型、初步判斷的緊急程度和密級。

*接收人員需初步判斷信息是否有效、是否需要傳遞、目標對象是誰。

3.**信息篩選與核實**：

*過濾掉無效、重復或無關(guān)信息。

*對于關(guān)鍵或敏感信息，立即與信息提供方溝通，核實內(nèi)容準確性、完整性及密級。

*如信息涉及多個部門，需協(xié)調(diào)確定主要接收部門或共同接收部門。

4.**信息分類與標注**：

*根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，分類為：通知公告、工作安排、會議紀要、數(shù)據(jù)報表、臨時事項等。

*根據(jù)緊急程度，標注優(yōu)先級（如：特急、緊急、一般）。

*根據(jù)敏感程度，標注密級（如：公開、內(nèi)部、秘密）。

5.**信息編輯與格式化**：

*對文字信息進行校對，確保無錯別字、語句通順、格式規(guī)范。

*對含數(shù)據(jù)的信息，核對數(shù)據(jù)來源和準確性。

*對需要多部門知曉的信息，整理清晰的接收名單。

*對于復雜信息，準備簡潔明了的摘要或要點。

（二）信息發(fā)布與分發(fā)

1.**選擇合適的傳遞方式**：

***正式通知類**：

***學校官網(wǎng)/官方公眾號**：適用于面向全?；蜉^大范圍的公開通知、政策發(fā)布、活動預告等。需遵循網(wǎng)站/公眾號發(fā)布流程，由專人撰寫、審核、發(fā)布。

***公告欄**：適用于張貼紙質(zhì)通知，內(nèi)容簡潔明了，附帶發(fā)布時間。需指定專人負責張貼和更新。

***內(nèi)部郵件系統(tǒng)**：適用于跨部門、層級間的正式文件傳輸和通知。需確保接收方郵箱準確有效。

***打印分發(fā)**：對于需要簽字確認或特定人群閱讀的紙質(zhì)文件，可打印后按名單分發(fā)。需使用“文件分發(fā)登記表”記錄分發(fā)過程。

***即時消息類**：

***企業(yè)微信/釘釘/內(nèi)部通訊軟件**：適用于需要快速傳達臨時信息、提醒、簡單確認等。需注意信息簡潔，避免濫用。對于重要事項，建議后續(xù)輔以郵件或正式通知。

***電話**：適用于極其緊急且需要口頭確認的信息。

***會議類信息**：

*提前至少3個工作日發(fā)布會議通知，內(nèi)容應包括：會議主題、目的、時間、地點（或線上會議鏈接）、參會人員、會議議程、需準備材料等。

*如有電子版會議材料，需在通知中提供下載鏈接或發(fā)送郵件附件。

*會前1天發(fā)送會議提醒。

2.**執(zhí)行分發(fā)操作**：

***官網(wǎng)/公眾號發(fā)布**：按流程提交內(nèi)容，技術(shù)人員或指定人員完成發(fā)布操作，并通知相關(guān)部門或人員查閱。

***公告欄張貼**：準備好張貼物（紙質(zhì)通知），填寫“公告欄張貼記錄表”（日期、內(nèi)容、張貼人），在指定位置張貼，并通知相關(guān)人員。

***郵件發(fā)送**：準確填寫收件人列表，撰寫郵件正文，添加附件（如有），發(fā)送前檢查無誤，并發(fā)送測試郵件確認接收端正常。

***即時通訊發(fā)送**：選擇正確的群組或個人，撰寫簡潔明了的消息，重要信息可@相關(guān)人員。

***打印分發(fā)**：根據(jù)“文件分發(fā)登記表”上的名單，逐份打印文件，交給指定人員或快遞至各部門。分發(fā)后，由接收人簽字確認。

3.**確認送達與反饋**：

*對于重要或緊急信息，可通過即時通訊、電話等方式確認接收方已收到并理解內(nèi)容。

*對于郵件、打印文件等，可要求接收方在規(guī)定時間內(nèi)（如1個工作小時內(nèi)）回復“收到”或簽字確認。

*對于需要執(zhí)行的信息，接收方應在規(guī)定時限內(nèi)（如24小時內(nèi)）向信息發(fā)送方或綜合辦公室反饋初步計劃、疑問或執(zhí)行情況。

（三）信息反饋與確認

1.**接收方反饋機制**：

*建立標準反饋模板或渠道，方便接收方快速響應。

*明確不同類型信息的反饋要求：

*確認收到類：簡單回復“收到”或點擊確認鏈接。

*理解確認類：簡要說明對信息的理解或疑問點。

*執(zhí)行反饋類：報告初步執(zhí)行計劃、遇到的困難或完成情況。

2.**綜合辦公室跟蹤與核實**：

*綜合辦公室人員需定期檢查信息傳遞記錄（日志、登記表、系統(tǒng)通知），跟進未及時反饋的信息。

*對于重要信息，安排專人負責跟蹤反饋情況，必要時進行催辦。

*對于接收方提出的疑問或反饋的問題，及時與信息提供方溝通核實，澄清情況或調(diào)整信息。

3.**閉環(huán)管理**：

*信息從發(fā)送到接收方確認理解并完成相應動作（或明確未執(zhí)行原因）后，形成一個閉環(huán)。

*對于重要決策類或指令類信息，需有接收方的執(zhí)行結(jié)果或確認文件作為閉環(huán)憑證。

*定期（如每月）對信息閉環(huán)情況進行統(tǒng)計，分析未閉環(huán)的原因，優(yōu)化流程。

四、信息傳遞工具與設備

（一）主要工具

1.**電子郵件系統(tǒng)**：提供點對點、點對多的異步通訊能力，支持附件傳輸，適合正式、非緊急信息的傳遞。需確保郵箱賬戶安全，定期清理郵箱。

2.**即時通訊平臺（如企業(yè)微信、釘釘）**：提供快速、同步的溝通渠道，適合臨時通知、進度詢問、簡單確認。需建立規(guī)范的群組管理規(guī)則，避免信息過載。

3.**學校官網(wǎng)內(nèi)容管理系統(tǒng)**：用于發(fā)布公開性、長期性的信息，如學校新聞、規(guī)章制度、通知公告等。需有專人負責內(nèi)容維護和更新。

4.**內(nèi)部公告欄發(fā)布流程**：包含模板、張貼規(guī)范、更新制度等。

5.**文件共享平臺/服務器**：用于存儲和共享各類文件（如會議材料、工作模板、數(shù)據(jù)報告），方便授權(quán)人員訪問和下載。

6.**在線協(xié)作工具（如騰訊文檔、釘釘文檔）**：適用于多人共同編輯、審閱信息內(nèi)容的情況。

（二）輔助設備

1.**打印機/復印機**：支持彩色、黑白打印，滿足紙質(zhì)文件分發(fā)、備份需求。需確保墨水、紙張充足，設備正常運行。

2.**掃描儀**：將紙質(zhì)文件、表單快速轉(zhuǎn)化為電子版，便于存儲、傳輸和共享。

3.**傳真機（如仍有使用）**：作為郵件或即時通訊的補充，適用于需要接收或發(fā)送帶簽名的紙質(zhì)文件。

4.**電話系統(tǒng)**：用于語音溝通，特別是緊急情況下的快速聯(lián)系和確認。

5.**監(jiān)控系統(tǒng)**：主要應用于辦公區(qū)域的物理安全，防止無關(guān)人員干擾或竊取信息載體。

6.**計算機與網(wǎng)絡設備**：保障信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行，包括電腦、路由器、交換機、打印機服務器等。

五、責任分工

（一）綜合辦公室

1.**信息樞紐**：全面負責信息的收集、整理、核實、分類、編輯、校對。

2.**流程管理**：制定、維護和監(jiān)督信息傳遞流程的執(zhí)行。

3.**渠道管理**：負責各類信息發(fā)布渠道（官網(wǎng)、公告欄、郵件、通訊軟件等）的維護和更新。

4.**記錄與監(jiān)控**：建立和維護信息傳遞日志、登記表，定期檢查傳遞效率和問題。

5.**培訓與協(xié)調(diào)**：組織信息傳遞規(guī)范培訓，協(xié)調(diào)各部門在信息傳遞中的協(xié)作。

6.**技術(shù)支持**：配合IT部門保障信息傳遞所需軟硬件的正常運行。

（二）各部門

1.**信息提供者**：按時、按質(zhì)、按需提交本部門產(chǎn)生的信息，明確信息要素（內(nèi)容、對象、緊急度、密級）。

2.**信息接收者**：及時查收、閱讀、理解綜合辦公室傳遞的信息，按要求反饋。

3.**信息執(zhí)行者**：根據(jù)接收到的信息，落實具體工作安排或參與相關(guān)活動。

4.**內(nèi)部協(xié)調(diào)人**：指定專人負責本部門與綜合辦公室之間的信息對接，確保信息流轉(zhuǎn)順暢。

5.**反饋責任**：對傳遞的信息如有疑問或需要進一步溝通，及時向綜合辦公室或信息提供方反饋。

六、監(jiān)督與優(yōu)化

（一）定期評估

1.**評估周期**：每季度末或每半年，組織一次信息傳遞工作評估會議。

2.**評估內(nèi)容**：

*信息傳遞的及時性、準確性、保密性、可追溯性達成情況。

*各部門對信息傳遞流程的滿意度及提出的問題。

*信息傳遞工具和設備的使用效率和故障率。

*重大信息傳遞事件的復盤分析。

3.**評估方法**：收集使用數(shù)據(jù)、用戶反饋、案例分析、流程走查等。

4.**輸出報告**：形成評估報告，總結(jié)成績，指出問題，提出改進建議。

（二）技術(shù)升級

1.**需求分析**：根據(jù)評估結(jié)果和實際需求，識別信息傳遞中的痛點，判斷是否需要引入新技術(shù)。

2.**技術(shù)選型**：調(diào)研市面上合適的通訊、協(xié)作、管理軟件，評估其適用性和成本效益。

3.**試點與推廣**：選擇合適的部門或場景進行新技術(shù)試點，驗證效果后逐步推廣。

4.**持續(xù)維護**：與技術(shù)供應商或內(nèi)部IT人員合作，確保新系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和持續(xù)優(yōu)化。例如，考慮引入智能郵件分類、自動信息摘要生成、基于權(quán)限的動態(tài)信息分發(fā)等技術(shù)。

（三）培訓機制

1.**培訓對象**：綜合辦公室全體人員、各部門指定信息對接人員、新入職員工。

2.**培訓內(nèi)容**：

*信息傳遞方案的完整流程和各自職責。

*各類信息要素的規(guī)范填寫（如信息提報單）。

*不同傳遞方式的適用場景和操作規(guī)范。

*信息保密規(guī)定和責任。

*信息反饋的要求和時限。

*新工具、新系統(tǒng)的使用方法。

3.**培訓形式**：定期舉辦線下或線上培訓講座、案例分析會、操作演練等。

4.**效果考核**：通過考試、實際操作考核等方式檢驗培訓效果，確保相關(guān)人員掌握規(guī)范要求。

5.**資料更新**：及時更新培訓教材，反映方案和流程的最新變化。

一、概述

學校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔著跨部門、跨層級的溝通協(xié)調(diào)任務。為提升信息傳遞效率、確保信息準確及時，特制定本方案。方案旨在建立標準化、系統(tǒng)化的信息傳遞流程，明確各環(huán)節(jié)職責，優(yōu)化信息管理機制，保障學校日常運營的順暢進行。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

信息傳遞必須確保內(nèi)容真實、完整、無遺漏，避免因錯誤或缺失導致工作延誤。

（二）時效性

根據(jù)信息緊急程度，設定優(yōu)先級，確保關(guān)鍵信息第一時間送達目標對象。

（三）保密性

涉及敏感或私密信息時，需遵循分級管理原則，僅限授權(quán)人員接觸。

（四）可追溯性

所有信息傳遞均需記錄來源、去向及時間，便于復盤與核查。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.各部門提交信息需明確主題、內(nèi)容、接收對象及緊急程度。

2.綜合辦公室對收集到的信息進行篩選，剔除重復或無效內(nèi)容。

3.對敏感信息進行脫敏處理，標注密級及閱讀范圍。

（二）信息發(fā)布與分發(fā)

1.**正式通知類**：通過學校官網(wǎng)、公告欄、內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)布，并同步至相關(guān)部門負責人。

2.**即時消息類**：利用企業(yè)微信、釘釘?shù)燃磿r通訊工具，由專人發(fā)送至指定群組或個人。

3.**會議類信息**：提前3日發(fā)布會議通知，包含時間、地點、議程及參會人員，并隨附電子版材料。

（三）信息反饋與確認

1.接收方需在收到信息后2小時內(nèi)確認收到狀態(tài)。

2.對于需執(zhí)行的事項，接收方需在24小時內(nèi)提交初步計劃或疑問。

3.綜合辦公室定期抽查信息傳遞記錄，確保閉環(huán)管理。

四、信息傳遞工具與設備

（一）主要工具

1.電子郵件：用于正式通知及跨部門文件傳輸。

2.即時通訊平臺：處理臨時性、緊急信息。

3.學校官網(wǎng)：發(fā)布長期性、公開性信息。

（二）輔助設備

1.打印機：支持批量文件分發(fā)。

2.掃描儀：用于紙質(zhì)文件數(shù)字化。

3.監(jiān)控系統(tǒng)：保障辦公區(qū)域信息安全。

五、責任分工

（一）綜合辦公室

1.負責信息收集、篩選、整理及發(fā)布。

2.監(jiān)督信息傳遞全流程，處理異常情況。

3.每月匯總信息傳遞效率，提出改進建議。

（二）各部門

1.按需提交信息，確保內(nèi)容合規(guī)。

2.及時反饋信息處理結(jié)果，配合核查工作。

3.指定專人對接信息傳遞事務。

六、監(jiān)督與優(yōu)化

（一）定期評估

每季度組織信息傳遞專項會議，分析效率、問題及改進方向。

（二）技術(shù)升級

根據(jù)實際需求，引入智能分揀、語音識別等技術(shù)，提升自動化水平。

（三）培訓機制

每年開展信息傳遞規(guī)范培訓，確保全員掌握操作要點。

一、概述

學校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔著跨部門、跨層級的溝通協(xié)調(diào)任務。為提升信息傳遞效率、確保信息準確及時，特制定本方案。方案旨在建立標準化、系統(tǒng)化的信息傳遞流程，明確各環(huán)節(jié)職責，優(yōu)化信息管理機制，保障學校日常運營的順暢進行。高效的信息傳遞能夠減少誤解，加速決策，降低溝通成本，是學校管理體系有效運轉(zhuǎn)的基礎。

本方案將詳細闡述信息傳遞的原則、具體流程、所使用的工具與設備、責任分工以及監(jiān)督與優(yōu)化機制，力求為學校綜合辦公室及各部門提供一個清晰、實用的操作指南。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

信息傳遞必須確保內(nèi)容真實、完整、無遺漏，避免因錯誤或缺失導致工作延誤、決策失誤或資源浪費。在傳遞前，需對信息的來源、事實依據(jù)、數(shù)據(jù)準確性進行核實。對于轉(zhuǎn)述或摘要類信息，應確保核心要素不被歪曲。建立信息核驗機制，關(guān)鍵信息應由信息提供方與接收方雙重確認。

（二）時效性

根據(jù)信息緊急程度，設定優(yōu)先級，確保關(guān)鍵信息第一時間送達目標對象。不同類型信息的傳遞時限應有明確規(guī)定。例如：

1.**緊急信息**（如：突發(fā)安全事件、系統(tǒng)故障通知）：要求在收到后5分鐘內(nèi)啟動傳遞，15分鐘內(nèi)完成主要覆蓋。

2.**重要信息**（如：重要政策調(diào)整、大型活動通知）：要求在發(fā)布前1個工作日完成初稿確認，發(fā)布時同步至所有相關(guān)方。

3.**常規(guī)信息**（如：工作安排、非緊急通知）：要求在規(guī)定發(fā)布時間前完成準備，按時送達。

時效性的保障需要合理的流程設計、高效的工具支持以及相關(guān)人員對緊急性的正確判斷和快速響應。

（三）保密性

涉及敏感或私密信息時，需遵循分級管理原則，僅限授權(quán)人員接觸。信息在收集、存儲、處理、傳遞和銷毀的各個環(huán)節(jié)均需采取保密措施。具體要求包括：

1.標注密級：對信息進行“公開”、“內(nèi)部”、“秘密”等密級標注。

2.控制范圍：明確信息的閱讀、復制、傳播權(quán)限，僅對授權(quán)人員開放。

3.安全傳輸：使用加密郵件、內(nèi)部安全通訊工具或物理信封傳遞密級較高的信息。

4.落實責任：明確各環(huán)節(jié)接觸人員的保密責任，簽訂保密協(xié)議（如適用）。

5.安全銷毀：廢棄的含密載體需按規(guī)定進行銷毀處理，確保信息不可恢復。

（四）可追溯性

所有信息傳遞均需記錄來源、去向及時間，便于復盤與核查。建立信息傳遞日志，詳細記錄每一條重要信息的發(fā)送者、接收者、發(fā)送/接收時間、信息內(nèi)容摘要、傳遞方式等信息。對于電子化傳遞，系統(tǒng)日志應能自動記錄；對于紙質(zhì)傳遞，應使用規(guī)范的傳遞登記表。可追溯性有助于責任界定、問題排查和流程優(yōu)化。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.**信息來源識別**：

*校領(lǐng)導交辦事項。

*各部門日常報告、請示、通知。

*臨時性工作需求（如：會議通知、活動安排）。

*學校官網(wǎng)、官方公眾號等平臺反饋或咨詢。

*外部機構(gòu)信息（如：上級單位指導、合作方通知）。

2.**信息接收與登記**：

*設立“信息接收登記簿”（電子或紙質(zhì)），記錄接收時間、信息來源、發(fā)送人、信息類型、初步判斷的緊急程度和密級。

*接收人員需初步判斷信息是否有效、是否需要傳遞、目標對象是誰。

3.**信息篩選與核實**：

*過濾掉無效、重復或無關(guān)信息。

*對于關(guān)鍵或敏感信息，立即與信息提供方溝通，核實內(nèi)容準確性、完整性及密級。

*如信息涉及多個部門，需協(xié)調(diào)確定主要接收部門或共同接收部門。

4.**信息分類與標注**：

*根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，分類為：通知公告、工作安排、會議紀要、數(shù)據(jù)報表、臨時事項等。

*根據(jù)緊急程度，標注優(yōu)先級（如：特急、緊急、一般）。

*根據(jù)敏感程度，標注密級（如：公開、內(nèi)部、秘密）。

5.**信息編輯與格式化**：

*對文字信息進行校對，確保無錯別字、語句通順、格式規(guī)范。

*對含數(shù)據(jù)的信息，核對數(shù)據(jù)來源和準確性。

*對需要多部門知曉的信息，整理清晰的接收名單。

*對于復雜信息，準備簡潔明了的摘要或要點。

（二）信息發(fā)布與分發(fā)

1.**選擇合適的傳遞方式**：

***正式通知類**：

***學校官網(wǎng)/官方公眾號**：適用于面向全?；蜉^大范圍的公開通知、政策發(fā)布、活動預告等。需遵循網(wǎng)站/公眾號發(fā)布流程，由專人撰寫、審核、發(fā)布。

***公告欄**：適用于張貼紙質(zhì)通知，內(nèi)容簡潔明了，附帶發(fā)布時間。需指定專人負責張貼和更新。

***內(nèi)部郵件系統(tǒng)**：適用于跨部門、層級間的正式文件傳輸和通知。需確保接收方郵箱準確有效。

***打印分發(fā)**：對于需要簽字確認或特定人群閱讀的紙質(zhì)文件，可打印后按名單分發(fā)。需使用“文件分發(fā)登記表”記錄分發(fā)過程。

***即時消息類**：

***企業(yè)微信/釘釘/內(nèi)部通訊軟件**：適用于需要快速傳達臨時信息、提醒、簡單確認等。需注意信息簡潔，避免濫用。對于重要事項，建議后續(xù)輔以郵件或正式通知。

***電話**：適用于極其緊急且需要口頭確認的信息。

***會議類信息**：

*提前至少3個工作日發(fā)布會議通知，內(nèi)容應包括：會議主題、目的、時間、地點（或線上會議鏈接）、參會人員、會議議程、需準備材料等。

*如有電子版會議材料，需在通知中提供下載鏈接或發(fā)送郵件附件。

*會前1天發(fā)送會議提醒。

2.**執(zhí)行分發(fā)操作**：

***官網(wǎng)/公眾號發(fā)布**：按流程提交內(nèi)容，技術(shù)人員或指定人員完成發(fā)布操作，并通知相關(guān)部門或人員查閱。

***公告欄張貼**：準備好張貼物（紙質(zhì)通知），填寫“公告欄張貼記錄表”（日期、內(nèi)容、張貼人），在指定位置張貼，并通知相關(guān)人員。

***郵件發(fā)送**：準確填寫收件人列表，撰寫郵件正文，添加附件（如有），發(fā)送前檢查無誤，并發(fā)送測試郵件確認接收端正常。

***即時通訊發(fā)送**：選擇正確的群組或個人，撰寫簡潔明了的消息，重要信息可@相關(guān)人員。

***打印分發(fā)**：根據(jù)“文件分發(fā)登記表”上的名單，逐份打印文件，交給指定人員或快遞至各部門。分發(fā)后，由接收人簽字確認。

3.**確認送達與反饋**：

*對于重要或緊急信息，可通過即時通訊、電話等方式確認接收方已收到并理解內(nèi)容。

*對于郵件、打印文件等，可要求接收方在規(guī)定時間內(nèi)（如1個工作小時內(nèi)）回復“收到”或簽字確認。

*對于需要執(zhí)行的信息，接收方應在規(guī)定時限內(nèi)（如24小時內(nèi)）向信息發(fā)送方或綜合辦公室反饋初步計劃、疑問或執(zhí)行情況。

（三）信息反饋與確認

1.**接收方反饋機制**：

*建立標準反饋模板或渠道，方便接收方快速響應。

*明確不同類型信息的反饋要求：

*確認收到類：簡單回復“收到”或點擊確認鏈接。

*理解確認類：簡要說明對信息的理解或疑問點。

*執(zhí)行反饋類：報告初步執(zhí)行計劃、遇到的困難或完成情況。

2.**綜合辦公室跟蹤與核實**：

*綜合辦公室人員需定期檢查信息傳遞記錄（日志、登記表、系統(tǒng)通知），跟進未及時反饋的信息。

*對于重要信息，安排專人負責跟蹤反饋情況，必要時進行催辦。

*對于接收方提出的疑問或反饋的問題，及時與信息提供方溝通核實，澄清情況或調(diào)整信息。

3.**閉環(huán)管理**：

*信息從發(fā)送到接收方確認理解并完成相應動作（或明確未執(zhí)行原因）后，形成一個閉環(huán)。

*對于重要決策類或指令類信息，需有接收方的執(zhí)行結(jié)果或確認文件作為閉環(huán)憑證。

*定期（如每月）對信息閉環(huán)情況進行統(tǒng)計，分析未閉環(huán)的原因，優(yōu)化流程。

四、信息傳遞工具與設備

（一）主要工具

1.**電子郵件系統(tǒng)**：提供點對點、點對多的異步通訊能力，支持附件傳輸，適合正式、非緊急信息的傳遞。需確保郵箱賬戶安全，定期清理郵箱。

2.**即時通訊平臺（如企業(yè)微信、釘釘）**：提供快速、同步的溝通渠道，適合臨時通知、進度詢問、簡單確認。需建立規(guī)范的群組管理規(guī)則，避免信息過載。

3.**學校官網(wǎng)內(nèi)容管理系統(tǒng)**：用于發(fā)布公開性、長期性的信息，如學校新聞、規(guī)章制度、通知公告等。需有專人負責內(nèi)容維護和更新。

4.**內(nèi)部公告欄發(fā)布流程**：包含模板、張貼規(guī)范、更新制度等。

5.**文件共享平臺/服務器**：用于存儲和共享各類文件（如會議材料、工作模板、數(shù)據(jù)報告），方便授權(quán)人員訪問和下載。

6.**在線協(xié)作工具（如騰訊文檔、釘釘文檔）**：適用于多人共同編輯、審閱信息內(nèi)容的情況。

（二）輔助設備

1.**打印機/復印機**：支持彩色、黑白打印，滿足紙質(zhì)文件分發(fā)、備份需求。需確保墨水、紙張充足，設備正常運行。

2.**掃描儀**：將紙質(zhì)文件、表單快速轉(zhuǎn)化為電子版，便于存儲、傳輸和共享。

3.**傳真機（如仍有使用）**：作為郵件或即時通訊的補充，適用于需要接收或發(fā)送帶簽名的紙質(zhì)文件。

4.**電話系統(tǒng)**：用于語音溝通，特別是緊急情況下的快速聯(lián)系和確認。

5.**監(jiān)控系統(tǒng)**：主要應用于辦公區(qū)域的物理安全，防止無關(guān)人員干擾或竊取信息載體。

6.**計算機與網(wǎng)絡設備**：保障信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行，包括電腦、路由器、交換機、打印機服務器等。

五、責任分工

（一）綜合辦公室

1.**信息樞紐**：全面負責信息的收集、整理、核實、分類、編輯