調(diào)取個人檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)部個人檔案的調(diào)取流程，確保檔案信息的安全、準確和及時使用，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及個人檔案調(diào)取的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案調(diào)取工作合法合規(guī)。2.保密原則：對調(diào)取的個人檔案信息予以嚴格保密，防止信息泄露。3.準確及時原則：確保檔案調(diào)取過程準確無誤，及時滿足工作需要。4.權(quán)責明確原則：明確各部門和人員在檔案調(diào)取過程中的職責和權(quán)限。二、檔案管理部門職責（一）檔案保管職責1.負責建立健全個人檔案管理制度，確保檔案的妥善保管。2.對檔案進行分類、編號、裝訂等工作，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案調(diào)取審核職責1.對調(diào)取個人檔案的申請進行審核，核實申請的必要性和合法性。2.審查調(diào)取檔案的用途是否符合公司/組織規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。3.對不符合要求的申請予以退回，并說明理由。（三）檔案提供職責1.根據(jù)審核通過的申請，及時提供所需的個人檔案。2.在提供檔案時，確保檔案的交接手續(xù)完整、清晰。3.對檔案的借閱、歸還等情況進行詳細記錄。三、檔案調(diào)取申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可申請調(diào)取個人檔案。（二）申請流程1.申請部門填寫《個人檔案調(diào)取申請表》，詳細說明調(diào)取檔案的原因、用途、調(diào)取檔案的范圍等信息。2.申請表由申請部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。3.將申請表提交至檔案管理部門。（三）申請材料1.《個人檔案調(diào)取申請表》。2.如需證明申請必要性的相關(guān)文件或資料，一并提交。四、檔案調(diào)取審核（一）審核流程1.檔案管理部門收到申請后，在[X]個工作日內(nèi)進行審核。2.審核人員根據(jù)申請內(nèi)容，對照相關(guān)規(guī)定和標準進行審查。3.對于復雜或存在疑問的申請，可組織相關(guān)部門進行聯(lián)合審核。（二）審核內(nèi)容1.申請的必要性：核實是否確實因工作需要調(diào)取檔案，避免不必要的檔案調(diào)取。2.用途合法性：審查調(diào)取檔案的用途是否符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。3.申請材料完整性：檢查申請表及相關(guān)證明材料是否齊全、有效。（三）審核結(jié)果通知1.審核通過的，檔案管理部門通知申請部門，并告知調(diào)取檔案的時間、地點等相關(guān)事宜。2.審核不通過的，檔案管理部門向申請部門出具《檔案調(diào)取申請駁回通知書》，說明駁回理由。五、檔案調(diào)取實施（一）調(diào)取方式1.申請部門可安排專人到檔案管理部門現(xiàn)場調(diào)取檔案。2.如需郵寄檔案，檔案管理部門應(yīng)采用安全可靠的郵寄方式，并確保檔案在運輸過程中的安全。（二）調(diào)取手續(xù)1.現(xiàn)場調(diào)取時，申請部門的專人應(yīng)與檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案調(diào)取交接清單》，雙方簽字確認。2.郵寄檔案時，檔案管理部門應(yīng)妥善包裝檔案，并在郵寄單上注明檔案相關(guān)信息，留存郵寄憑證。（三）調(diào)取時間檔案管理部門應(yīng)在審核通過后的[X]個工作日內(nèi)完成檔案調(diào)取工作，特殊情況除外，但應(yīng)及時通知申請部門。六、檔案使用與歸還（一）檔案使用規(guī)定1.申請部門應(yīng)嚴格按照申請用途使用調(diào)取的個人檔案，不得擅自擴大使用范圍。2.使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.如需對檔案進行復印、拍照等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行。（二）檔案歸還1.申請部門使用完畢檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。2.歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，如有損壞或缺失，應(yīng)及時說明情況并承擔相應(yīng)責任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進行核對，無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息保密（一）保密措施1.檔案管理部門及涉及檔案調(diào)取、使用的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議。2.對檔案存儲場所采取安全防護措施，限制無關(guān)人員進入。3.對檔案信息進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取。（二）違規(guī)處理1.對于違反保密規(guī)定，泄露個人檔案信息的人員，公司/組織將依法依規(guī)給予嚴肅處理。2.因信息泄露給員工或公司/組織造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機構(gòu)，定期對檔案調(diào)取制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督機構(gòu)有權(quán)對檔案管理部門和申請部門的檔案調(diào)取工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、相關(guān)政府部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對外部監(jiān)督提出的意見和建議，認真研究并及時落實整改措施。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審核擅自調(diào)取個人檔案。2.不按照規(guī)定用途使用檔案。3.未妥善保管檔案導致檔案損壞、丟失或泄露。4.違反檔案信息保密規(guī)定。5.其他違反本制度的行為。（二）處理方式1.對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.因違規(guī)行為給員工或公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔賠償責任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司