檔案監(jiān)督職能制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案監(jiān)督職能制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的監(jiān)督管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案監(jiān)督管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)檔案管理工作。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案管理工作，確保檔案資料的完整和安全。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案整理歸檔，并移交公司檔案管理部門(mén)。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見(jiàn)。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.公司各部門(mén)及員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行整理歸檔。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，書(shū)寫(xiě)規(guī)范，字跡清晰，簽署完備。3.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理和保存，確保其可讀性和可利用性。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件資料。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)文件等。4.生產(chǎn)管理類檔案：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文檔、設(shè)備檔案等。5.技術(shù)研發(fā)類檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件資料、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書(shū)等。（三）檔案收集程序1.各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，并進(jìn)行初步整理。3.各部門(mén)在向檔案管理部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）檔案分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類方法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題進(jìn)行分類。4.保管期限：分為永久、定期（如30年、10年等）。（三）檔案整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司不同部門(mén)形成的檔案分別整理，形成各自的全宗。2.分類：按照上述分類方法對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.排列：在每一類檔案中，按照文件的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。6.裝訂：對(duì)破損或紙張較小的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裝訂，保持檔案的整齊美觀。7.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（四）檔案歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。3.對(duì)不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管狀況等信息。（三）檔案保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)登記備案。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不泄露。2.方便利用原則，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供支持。3.嚴(yán)格審批原則，對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保利用目的合法合規(guī)。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱、借閱檔案。（三）檔案利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。4.檔案利用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）檔案利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時(shí)間、利用人、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。2.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案及時(shí)歸還，未出現(xiàn)丟失、損壞等情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.定期鑒定原則：公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)等人員組成，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期組織檔案鑒定工作，制定鑒定計(jì)劃，明確鑒定范圍、時(shí)間、人員等。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。4.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行督促整改。3.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作的審計(jì)和監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)違反檔案管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、