職稱檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職稱檔案管理，確保職稱檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮職稱檔案在公司人才評價(jià)、使用和培養(yǎng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及職稱評定、晉升、聘任等相關(guān)人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職稱檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的專業(yè)技術(shù)水平、工作業(yè)績和職業(yè)道德等情況。2.完整性原則：全面收集與職稱相關(guān)的各類材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工職稱檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善職稱檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、審核、整理和歸檔員工職稱申報(bào)及相關(guān)材料。3.負(fù)責(zé)職稱檔案的日常管理，包括檔案的借閱、歸還、保管等工作。4.負(fù)責(zé)根據(jù)公司發(fā)展和員工需求，提供職稱評定、晉升等方面的咨詢和指導(dǎo)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的職稱申報(bào)材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.負(fù)責(zé)督促本部門員工及時更新與職稱相關(guān)的信息和材料。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)職稱檔案的具體整理、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防潮、防蟲等工作。3.負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，并做好記錄。三、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時間等。3.參加工作時間、現(xiàn)工作單位及職務(wù)等。（二）職稱申報(bào)材料1.職稱評審表（原件）。2.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件。4.聘任文件復(fù)印件。5.業(yè)績成果材料，包括科研項(xiàng)目、論文著作、獲獎證書、專利證書等。6.繼續(xù)教育證明材料。7.年度考核表復(fù)印件。8.其他相關(guān)證明材料。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄1.參加各類專業(yè)培訓(xùn)的證書、結(jié)業(yè)證明等。2.參加學(xué)術(shù)交流活動的記錄、論文發(fā)表情況等。（四）考核與評價(jià)材料1.年度考核結(jié)果。2.崗位績效考核材料。3.上級領(lǐng)導(dǎo)及同事的評價(jià)意見。（五）其他材料1.個人榮譽(yù)證書復(fù)印件。2.違紀(jì)違規(guī)記錄及處理情況。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門在職稱評定、晉升等工作啟動前，提前通知相關(guān)員工準(zhǔn)備申報(bào)材料。2.員工應(yīng)按照要求及時提交個人職稱申報(bào)材料，材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并簽字確認(rèn)。3.各部門負(fù)責(zé)審核本部門員工申報(bào)材料的真實(shí)性和完整性，確保無誤后統(tǒng)一提交給人力資源部門。（二）整理1.人力資源部門收到申報(bào)材料后，按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。2.對每份材料進(jìn)行編號，確保材料順序清晰。3.去除材料中的訂書釘、回形針等金屬物品，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小一致。4.對于復(fù)印件，應(yīng)在材料上加蓋“與原件相符”章，并注明復(fù)印日期。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.整理后的檔案材料按照類別依次放入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、員工姓名、檔案編號等信息。2.檔案管理人員將檔案盒按照一定順序排列上架，建立檔案索引目錄，便于查找和管理。3.對電子檔案進(jìn)行同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)及時歸檔，不得積壓。2.歸檔材料應(yīng)齊全完整，如有缺失應(yīng)及時補(bǔ)充。3.檔案的整理和歸檔應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。六（此處序號有誤，應(yīng)改為五）、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與檔案索引目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）檔案保密1.嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播職稱檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案鑰匙和密碼，防止檔案信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)做好登記和跟蹤管理，確保檔案按時歸還。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱職稱檔案的，應(yīng)填寫《職稱檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門審核。3.人力資源部門審核通過后，安排檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱職稱檔案的，應(yīng)填寫《職稱檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.《申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，借閱人需在借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并承諾按時歸還檔案。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案更新與補(bǔ)充（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對職稱檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時效性。2.員工應(yīng)及時向人力資源部門提交與職稱相關(guān)的最新信息和材料，如學(xué)歷晉升、業(yè)績成果增加等。（二）動態(tài)補(bǔ)充1.在職稱評定、晉升、聘任等工作過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不全或需要補(bǔ)充新的材料，人力資源部門應(yīng)及時通知相關(guān)員工進(jìn)行補(bǔ)充。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成材料補(bǔ)充，并提交至人力資源部門。人力資源部門審核無誤后，及時將補(bǔ)充材料歸檔。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限，且已無保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且無保存必要的。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《職稱檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《申請表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行