人事檔案查檔制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查閱、借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱公司人事檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及公司的相關規(guī)定，確保查檔工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保證人事檔案在查閱、借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查檔流程和要求，確保查檔工作有序進行，提高工作效率。二、人事檔案的內容及保管（一）人事檔案內容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學歷、學位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間等。2.履歷材料：記載員工個人經(jīng)歷的各類材料，如工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷等。3.自傳材料：員工撰寫的關于自己成長經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。4.鑒定、考核、考察材料：對員工工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、品德等方面進行鑒定、考核、考察的材料。5.學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料：包括學歷學位證書、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術職務任職資格證書、聘任文件等相關材料。6.政審材料：關于員工政治歷史情況審查的材料。7.黨團材料：入黨、入團志愿書，黨員、團員登記表等相關材料。8.獎勵材料：獲得的各類獎勵表彰的文件、證書等材料。9.處分材料：受到的黨紀、政紀處分的決定等相關材料。10.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。11.其他可供組織參考的材料：如體檢表、勞動合同等。（二）人事檔案保管1.檔案存放地點：公司設立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放安全。2.檔案整理：按照檔案管理的有關規(guī)定，對人事檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，便于查找和管理。3.檔案管理人員職責：檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，負責檔案的日常保管、整理、查閱登記等工作，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全與完整。三、查檔申請與審批（一）內部查檔申請與審批1.員工本人查檔員工因個人需要查閱本人人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等。將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)員工查閱目的進行合理性審查，簽署審核意見。審核通過后，員工持申請表到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。人力資源部門檔案管理人員核對申請表與員工身份信息無誤后，安排查閱，并做好查閱記錄。2.公司內部其他部門查檔公司內部其他部門因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細說明查閱原因、查閱內容、查閱期限等。將申請表提交本部門負責人審批，部門負責人審批同意后，再提交人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人根據(jù)申請情況進行審批，審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定提供查閱服務，并做好相關記錄。（二）外部單位查檔申請與審批1.因工作需要，外部單位要求查閱公司人事檔案的，應出具正式的查檔介紹信，注明查檔單位名稱、查檔人員姓名及職務、查檔目的、查檔內容等。2.將查檔介紹信提交公司人力資源部門。人力資源部門對查檔介紹信進行審核，核實查檔單位的合法性和查檔目的的合理性。3.審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，人力資源部門檔案管理人員按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并嚴格監(jiān)督查閱過程。四、查檔流程（一）預約查檔1.查檔申請人應提前[X]個工作日向人力資源部門提出查檔預約申請，說明查檔時間、查檔內容等。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)檔案庫房的工作安排和查檔申請情況，合理安排查檔時間，并及時通知查檔申請人。（二）現(xiàn)場查檔1.查檔申請人應在預約時間到達檔案查閱地點，攜帶有效身份證件。2.檔案管理人員核對查檔申請人身份信息與預約信息一致后，引導查檔申請人進入檔案查閱區(qū)域。3.查檔申請人只能在檔案管理人員指定的區(qū)域內查閱檔案，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案材料。如需復印檔案材料，應向檔案管理人員提出申請，經(jīng)同意后，由檔案管理人員負責復印，并加蓋檔案查閱專用章。4.查檔過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查檔工作規(guī)范進行。如查檔申請人有違反查檔規(guī)定的行為，檔案管理人員應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應處理。（三）查檔記錄1.檔案管理人員應對每次查檔情況進行詳細記錄，記錄內容包括查檔申請人姓名、單位、查檔時間、查檔內容、查閱檔案清單等。2.查檔記錄應妥善保存，保存期限為[X]年，以備日后查閱和審計。（四）歸還檔案1.查檔結束后，查檔申請人應將查閱的檔案材料整理好，交還給檔案管理人員。檔案管理人員核對檔案材料無誤后，辦理檔案歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失、損壞等情況，檔案管理人員應及時查明原因，并要求查檔申請人予以說明。如查檔申請人無法說明原因或造成檔案材料損壞的，應按照有關規(guī)定追究其責任。五、借閱制度（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內部員工確需借閱人事檔案的，可按照本制度辦理借閱手續(xù)。2.外部單位一般不得借閱公司人事檔案，如因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并嚴格按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱申請與審批1.員工本人借閱員工因工作需要借閱本人人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人審核同意后，報人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人審批通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，將檔案借給員工，并做好借閱登記。2.公司內部其他部門借閱公司內部其他部門因工作需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、借閱用途等。將申請表提交本部門負責人審批，部門負責人審批同意后，再提交人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人根據(jù)申請情況進行審批，審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并要求借閱部門出具借閱檔案的交接清單。（三）借閱期限1.人事檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的人事檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。2.借閱人應保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時向檔案管理人員報告，并承擔相應的修復或賠償責任。3.借閱人應在借閱期限屆滿前將檔案歸還檔案管理人員。如因特殊原因不能按時歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理人員應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應處理。六、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案庫房安全：檔案庫房應安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案存放安全。2.檔案管理人員安全意識培訓：定期對檔案管理人員進行安全意識培訓，提高其安全防范能力，確保檔案管理工作安全有序進行。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員保密責任：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對人事檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.查檔人員保密要求：查檔人員在查閱、借閱檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。如因工作需要對外提供檔案信息的，應按照公司有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.保密監(jiān)督與檢查：公司定期對人事檔案的安全保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱或借閱人事檔案的。2.在查閱、借閱檔案過程中，違反查檔流程和規(guī)定，擅自抽取、涂改、損毀檔案材料的。3.將人事檔案轉借他人或擅自復制檔案內容的。4.泄露人事檔案信息的。5.其他違反人事檔案查檔制度的行為。（二）處理措施1.對于違反人事檔案查檔制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違