村委換屆檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范村委換屆選舉工作檔案管理，確保換屆選舉工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)村委換屆選舉工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村委換屆選舉工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理?yè)Q屆選舉過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及換屆選舉工作中的敏感信息和機(jī)密內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善村委換屆檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督換屆選舉工作各環(huán)節(jié)檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理村委換屆選舉工作檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。（二）換屆選舉工作機(jī)構(gòu)職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)在換屆選舉工作中產(chǎn)生檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實(shí)、完整，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，編制移交清單。（三）相關(guān)工作人員職責(zé)1.在換屆選舉工作中，各崗位工作人員應(yīng)妥善保管各自工作中形成的文件、資料，及時(shí)交本機(jī)構(gòu)檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.換屆選舉工作方案、計(jì)劃、通知等文件。2.選民登記資料，包括選民名單、選民資格審查記錄等。3.候選人提名、推薦、資格審查等相關(guān)材料。4.選舉公告、選票、投票計(jì)票記錄、選舉結(jié)果報(bào)告等。5.選舉過(guò)程中的照片（包括選舉現(xiàn)場(chǎng)、候選人介紹等）、影像資料。6.換屆選舉工作總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.其他與換屆選舉工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各工作機(jī)構(gòu)應(yīng)在換屆選舉工作結(jié)束后[X]日內(nèi)，將本機(jī)構(gòu)形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括換屆選舉工作方案、總結(jié)、報(bào)告等綜合性文件。2.選民登記類：選民名單、資格審查材料等。3.候選人提名類：提名推薦表、資格審查報(bào)告等。4.選舉實(shí)施類：選舉公告、選票、計(jì)票記錄、選舉結(jié)果等。5.影像資料類：照片、視頻等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類。2.每類檔案按時(shí)間順序排列，同一時(shí)間段內(nèi)的文件按重要程度排列。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制頁(yè)碼，并填寫文件目錄。4.對(duì)照片、影像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各工作機(jī)構(gòu)整理好的檔案資料，經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本機(jī)構(gòu)，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案資料退回原工作機(jī)構(gòu)補(bǔ)充完善。3.驗(yàn)收合格的檔案資料，按照檔案整理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和裝訂，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將檔案盒存入檔案庫(kù)房，按照檔案存放順序排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。（二）歸檔時(shí)間換屆選舉工作結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)，完成全部檔案資料的歸檔工作。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.永久保管：涉及村委換屆選舉工作重大決策、重要事件、關(guān)鍵信息等檔案資料。2.定期保管：其他檔案資料根據(jù)其重要程度和參考價(jià)值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.為總結(jié)村委換屆選舉工作經(jīng)驗(yàn)、研究選舉制度提供參考。2.為處理?yè)Q屆選舉工作中的遺留問(wèn)題、糾紛提供依據(jù)。3.為上級(jí)部門了解換屆選舉工作情況、指導(dǎo)工作提供資料。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)的合理利用需求。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。3.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.查閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，確定其是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀