資信檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司資信檔案管理，規(guī)范資信檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保公司資信檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的決策、經(jīng)營活動提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的與公司資信相關(guān)的各類檔案資料，包括但不限于客戶資信檔案、合作伙伴資信檔案、供應(yīng)商資信檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：資信檔案應(yīng)如實反映公司與相關(guān)方的業(yè)務(wù)往來及資信狀況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與公司資信相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的資信檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和相關(guān)方資信狀況的變化，及時更新資信檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、資信檔案的內(nèi)容（一）客戶資信檔案1.基本信息：客戶的名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.經(jīng)營狀況：客戶的經(jīng)營規(guī)模、市場份額、經(jīng)營業(yè)績、財務(wù)狀況（包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務(wù)報表）、信用評級等。3.信用記錄：客戶的銀行貸款記錄、還款情況、涉訴情況、合同履行情況等。4.業(yè)務(wù)往來記錄：與公司的交易歷史、交易金額、交易頻率、結(jié)算方式、付款習慣等。5.其他信息：客戶的行業(yè)聲譽、社會評價、關(guān)聯(lián)企業(yè)情況等。（二）合作伙伴資信檔案1.基本信息：合作伙伴的名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.合作項目情況：合作項目的名稱、內(nèi)容、合作期限、合作方式、雙方權(quán)利義務(wù)等。3.合作業(yè)績：合作項目的完成情況、效益情況、雙方在合作中的表現(xiàn)等。4.信用記錄：合作伙伴的銀行貸款記錄、還款情況、涉訴情況、合同履行情況等。5.其他信息：合作伙伴的行業(yè)地位、技術(shù)實力、市場口碑等。（三）供應(yīng)商資信檔案1.基本信息：供應(yīng)商的名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.供應(yīng)能力：供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)價格、交貨期、售后服務(wù)等。3.信用記錄：供應(yīng)商的銀行貸款記錄、還款情況、涉訴情況、合同履行情況等。4.合作歷史：與公司的合作時間、合作金額、合作頻率、供應(yīng)產(chǎn)品種類等。5.其他信息：供應(yīng)商的行業(yè)資質(zhì)、認證情況、生產(chǎn)設(shè)備狀況等。三、資信檔案的收集（一）收集渠道1.業(yè)務(wù)部門：各業(yè)務(wù)部門在與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商開展業(yè)務(wù)活動過程中，負責收集相關(guān)的資信信息，并及時提交給檔案管理部門。2.外部機構(gòu)：通過銀行、信用評級機構(gòu)、工商行政管理部門、法院等外部機構(gòu)獲取相關(guān)方的資信信息。3.網(wǎng)絡(luò)平臺：利用專業(yè)的商業(yè)信息查詢平臺、行業(yè)網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)資源，收集與公司資信相關(guān)的信息。（二）收集要求1.及時收集：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動發(fā)生后及時收集相關(guān)資信信息，確保信息的時效性。2.全面收集：收集的資信信息應(yīng)涵蓋基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、業(yè)務(wù)往來記錄等各個方面，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.真實準確：收集的資信信息應(yīng)真實可靠，來源渠道應(yīng)合法合規(guī)，避免虛假信息進入檔案。4.整理規(guī)范：業(yè)務(wù)部門在收集到資信信息后，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行初步整理，確保信息的規(guī)范性。四、資信檔案的整理（一）分類編號1.分類：根據(jù)資信檔案的內(nèi)容，將其分為客戶資信檔案、合作伙伴資信檔案、供應(yīng)商資信檔案等類別。2.編號：對每一類資信檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。（二）資料裝訂1.順序排列：將收集到的資信資料按照一定的邏輯順序進行排列，如先基本信息，后經(jīng)營狀況、信用記錄等。2.裝訂成冊：對排列好的資信資料進行裝訂，確保資料的整齊、牢固，便于保存和查閱。（三）編制目錄1.內(nèi)容：目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、資料名稱、頁碼等信息。2.格式：目錄格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于查閱和索引。五、資信檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，對紙質(zhì)資信檔案進行分類存放，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，存儲在電子檔案管理系統(tǒng)中，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為13年的資信檔案，主要用于近期業(yè)務(wù)活動的參考和查詢。2.中期檔案：保管期限為35年的資信檔案，用于對相關(guān)方資信狀況的階段性評估和分析。3.長期檔案：保管期限為5年以上的資信檔案（含永久保存檔案），作為公司重要的歷史資料和決策依據(jù)，應(yīng)長期妥善保管。（三）保管要求1.防火防潮：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期檢查：定期對資信檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.電子檔案管理：加強電子檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止電子檔案被篡改或丟失。六、資信檔案的利用（一）利用范圍1.公司決策：為公司的戰(zhàn)略決策、市場拓展、業(yè)務(wù)合作等提供參考依據(jù)。2.業(yè)務(wù)活動：在與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商開展業(yè)務(wù)活動過程中，作為評估對方資信狀況的重要參考。3.風險管理：用于識別和評估公司面臨的信用風險，制定相應(yīng)的風險防范措施。（二）利用流程1.申請：各部門因工作需要利用資信檔案時，應(yīng)填寫《資信檔案利用申請表》，注明利用目的、利用檔案名稱、利用期限等信息，并提交部門負責人審批。2.審批：部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進行審批，同意利用的，在申請表上簽署意見，并安排提供檔案。3.查閱：利用人員按照檔案管理部門的安排，在指定地點查閱資信檔案。查閱過程中應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。4.歸還：利用完畢后，利用人員應(yīng)及時將資信檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。七、資信檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對接觸資信檔案的工作人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.檔案借閱：嚴格控制資信檔案的借閱范圍和借閱期限，借閱時應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱用途和歸還時間。3.信息安全：加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的資信檔案，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧＃ǘ┌踩芾?.設(shè)施設(shè)備：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.應(yīng)急預案：制定資信檔案安全應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.數(shù)據(jù)備份：定期對電子資信檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。八、資信檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：檔案管理部門定期對資信檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。2.鑒定小組：成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，負責對資信檔案進行鑒定。3.鑒定標準：根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、利用頻率等因素，制定科學合理的鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）銷毀1.銷毀申請：對經(jīng)鑒定需要銷毀的資信檔案，由檔案管理部門填寫《資信檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交鑒定小組審核。2.審核批準：鑒定小組對銷毀申請表進行審核，簽署意見后報公司領(lǐng)導審批。經(jīng)批準同意銷毀的，方可進行銷毀處理。3.銷毀方式：銷毀資信檔案應(yīng)采用安全