檔案制度建設(shè)情況一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。本制度旨在規(guī)范公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀以及利用等工作流程，提高檔案管理水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司/組織在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案查閱和利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，在各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管工作，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供檔案信息支持和服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。5.及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋本部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和建議，協(xié)助檔案管理部門(mén)不斷完善公司/組織檔案管理制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等各類(lèi)業(yè)務(wù)文件。4.公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文書(shū)材料。5.公司/組織開(kāi)展科研項(xiàng)目形成的科研報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等科技檔案。6.員工的人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。7.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶(hù)信息、銷(xiāo)售記錄、項(xiàng)目文檔等。9.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案材料整理齊全，移交本部門(mén)兼職檔案員。兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)退回形成部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)實(shí)行實(shí)時(shí)跟蹤收集，確保檔案信息的全面記錄。4.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、條理清晰。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制清晰準(zhǔn)確的檔案目錄，便于檔案檢索和查找。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。先將檔案按年度分開(kāi)，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，然后按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用流水號(hào)或分類(lèi)編號(hào)等方式。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。將文件材料按照編號(hào)順序依次裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字，便于翻閱和保管。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目分類(lèi)法進(jìn)行整理，將同一項(xiàng)目形成的檔案材料集中在一起。對(duì)科技檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目名稱(chēng)、階段、文件類(lèi)型等信息，便于檢索和查詢(xún)。編制科技檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、密級(jí)等。建立科技檔案卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。3.人事檔案整理按照檔案內(nèi)容分類(lèi)，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料及其他可供組織參考的材料等類(lèi)別。對(duì)每份人事檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案右上角加蓋編號(hào)章。編制人事檔案目錄，目錄應(yīng)包括材料類(lèi)別、序號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息。將人事檔案材料按照類(lèi)別順序依次裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，便于查閱和管理。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度分類(lèi)，將每個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的檔案材料集中在一起。對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)會(huì)計(jì)年度、檔案類(lèi)別等信息，如“20XX年會(huì)計(jì)憑證001”。編制財(cái)務(wù)檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)等。按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等不同類(lèi)別分別裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固整齊，封面應(yīng)注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，確定業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)方法，如按照業(yè)務(wù)類(lèi)型、項(xiàng)目階段、客戶(hù)等進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)反映業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)信息和順序號(hào)，便于查找和管理。編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。將業(yè)務(wù)檔案材料按照編號(hào)順序依次整理歸檔，對(duì)于重要的業(yè)務(wù)檔案可建立專(zhuān)門(mén)的檔案盒或檔案夾進(jìn)行保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案柜等，滿(mǎn)足檔案保管的基本要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案夾進(jìn)行裝訂保管，并在檔案盒或檔案夾上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等。電子檔案應(yīng)按照一定的分類(lèi)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)于聲像檔案，如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并采用專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和備份，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)老化等原因?qū)е聶n案信息丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件以及涉及公司/組織權(quán)益和重大利益的檔案等，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案一般為16年至50年，主要包括公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、人事檔案等，如年度工作計(jì)劃和總結(jié)、員工晉升記錄等。短期保管的檔案為15年以下，主要包括公司/組織的一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性文件等，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核，對(duì)已到保管期限的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全監(jiān)控?zé)o死角。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、事由等信息。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。定期組織檔案安全演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，能夠迅速采取有效的應(yīng)對(duì)措施，保護(hù)檔案的安全。5.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。6.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行保密管理。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。在檔案查閱、利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀(guān)公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于仍有重要參考價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，在鑒定時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息不被泄露。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)和查閱。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的，可向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。3.因工作需要，外部單位或個(gè)人需查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用程序1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、目的、范圍等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。如符合條件，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱(chēng)等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。2.員工個(gè)人查閱員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。