公司檔案統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，科學(xué)、準確地反映公司檔案工作的基本情況，為公司決策、管理和業(yè)務(wù)活動提供有力的檔案信息支持，特制定本公司檔案統(tǒng)計制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)如實反映檔案工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。2.準確性原則統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確無誤，統(tǒng)計方法要科學(xué)合理，統(tǒng)計口徑要統(tǒng)一規(guī)范。3.及時性原則及時收集、整理、報送檔案統(tǒng)計資料，保證統(tǒng)計信息的時效性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案統(tǒng)計信息予以保密。二、檔案統(tǒng)計機構(gòu)與人員（一）檔案統(tǒng)計機構(gòu)公司設(shè)立檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司檔案統(tǒng)計工作，研究解決檔案統(tǒng)計工作中的重大問題。檔案管理部門作為公司檔案統(tǒng)計工作的具體實施部門，負責(zé)制定檔案統(tǒng)計工作計劃、組織開展檔案統(tǒng)計調(diào)查、收集整理統(tǒng)計數(shù)據(jù)、編制統(tǒng)計報表、進行統(tǒng)計分析等工作。（二）檔案統(tǒng)計人員檔案管理部門配備專職檔案統(tǒng)計人員，負責(zé)具體的檔案統(tǒng)計工作。檔案統(tǒng)計人員應(yīng)具備檔案管理、統(tǒng)計學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案業(yè)務(wù)和統(tǒng)計方法，具備較強的責(zé)任心和數(shù)據(jù)處理能力。各部門應(yīng)指定一名兼職檔案統(tǒng)計員，負責(zé)本部門檔案統(tǒng)計資料的收集、整理和報送工作，并配合檔案管理部門完成公司檔案統(tǒng)計的相關(guān)工作。三、檔案統(tǒng)計內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度歸檔數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況。3.電子檔案與紙質(zhì)檔案的數(shù)量對比。（二）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱、借閱的人次、卷次。2.檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量。3.檔案利用的目的和效果分析。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計1.檔案庫房的面積、存儲容量。2.檔案的完好率、破損率、遺失率等情況。3.檔案保管設(shè)備的配備和使用情況。（四）檔案人員情況統(tǒng)計1.檔案管理人員的數(shù)量、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)。2.檔案人員的培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)次數(shù)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間等。四、檔案統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案管理部門按照年度、季度、月度等定期開展檔案統(tǒng)計工作，收集整理相關(guān)數(shù)據(jù)。2.專項統(tǒng)計根據(jù)公司檔案工作的需要，針對特定的檔案事項或問題開展專項統(tǒng)計調(diào)查。3.統(tǒng)計報表制定統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計報表，明確報表的格式、內(nèi)容、填報要求等，各部門按照規(guī)定及時填報。4.數(shù)據(jù)采集通過檔案管理系統(tǒng)、手工臺賬、實地盤點等方式采集檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案統(tǒng)計人員定期收集各部門的檔案統(tǒng)計資料，包括檔案歸檔清單、利用登記冊、保管檢查記錄等。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進行審核、分類、匯總，剔除重復(fù)、錯誤的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.數(shù)據(jù)錄入將整理好的數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)或統(tǒng)計軟件，建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫。4.統(tǒng)計分析運用統(tǒng)計方法和工具，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，揭示檔案工作的規(guī)律和趨勢，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。5.統(tǒng)計報表編制根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，編制各類檔案統(tǒng)計報表，報表應(yīng)內(nèi)容準確、格式規(guī)范、邏輯清晰。6.審核報送檔案統(tǒng)計報表編制完成后，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按時報送上級主管部門和相關(guān)部門。五、檔案統(tǒng)計報表（一）報表種類1.年度檔案統(tǒng)計報表包括檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表、檔案保管狀況統(tǒng)計表、檔案人員情況統(tǒng)計表等。2.季度檔案統(tǒng)計報表主要反映季度內(nèi)檔案工作的動態(tài)情況，如檔案歸檔進度、利用情況變化等。3.月度檔案統(tǒng)計報表側(cè)重于及時掌握月度檔案工作的基本數(shù)據(jù)，如當(dāng)月檔案查閱借閱人次、新增歸檔檔案數(shù)量等。（二）報表格式檔案統(tǒng)計報表應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括報表編號、報表名稱、報告期、填報單位、指標名稱、指標值、單位、制表人、審核人、批準人等欄目。報表格式應(yīng)簡潔明了，便于填寫和審核。（三）填報要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的報表格式和填報要求，認真填寫檔案統(tǒng)計報表，確保數(shù)據(jù)真實、準確、完整。2.報表中的數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)、手工臺賬等原始記錄一致，不得虛報、瞞報、漏報。3.報表應(yīng)按時報送，不得遲報、拒報。如遇特殊情況需要延期報送，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因。六、檔案統(tǒng)計分析（一）分析內(nèi)容1.檔案數(shù)量分析分析各類檔案數(shù)量的變化趨勢，如增長或下降的原因，不同年份、不同部門檔案數(shù)量的差異等。2.檔案利用分析評估檔案利用的效率和效果，分析檔案利用的高峰期和低谷期，以及利用目的與檔案類型的相關(guān)性。3.檔案保管分析研究檔案保管狀況，分析檔案完好率、破損率、遺失率等指標的變化情況，查找影響檔案保管質(zhì)量的因素。4.檔案人員分析分析檔案人員的結(jié)構(gòu)和素質(zhì)狀況，評估檔案人員培訓(xùn)的效果，為合理配置檔案人員提供依據(jù)。（二）分析方法1.對比分析將不同時期、不同部門的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行對比，找出差異和變化趨勢。2.趨勢分析通過繪制圖表等方式，觀察檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的長期變化趨勢，預(yù)測未來檔案工作的發(fā)展方向。3.因素分析分析影響檔案統(tǒng)計指標的各種因素，如政策變化、業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動等，確定各因素對檔案工作的影響程度。（三）分析報告檔案管理部門應(yīng)定期撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析，提出問題和建議。分析報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.報告期檔案工作概況簡要介紹報告期內(nèi)檔案數(shù)量、利用、保管等方面的基本情況。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析運用統(tǒng)計方法對各項指標進行分析，闡述數(shù)據(jù)變化的原因和影響。3.存在的問題指出檔案工作中存在的問題，如檔案歸檔不及時、利用效率不高、保管條件有待改善等。4.改進建議針對存在的問題，提出具體的改進措施和建議，為公司檔案管理工作的優(yōu)化提供參考。七、檔案統(tǒng)計資料管理（一）資料收集檔案統(tǒng)計人員應(yīng)及時收集、整理各類檔案統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、原始記錄、調(diào)查資料等，確保資料的完整性。（二）資料歸檔將整理好的檔案統(tǒng)計資料按照檔案管理的要求進行歸檔，建立專門的檔案統(tǒng)計資料檔案，實行集中統(tǒng)一管理。（三）資料保管檔案統(tǒng)計資料檔案應(yīng)存放在安全、保密的庫房內(nèi)，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全和完整。（四）資料查閱因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料的，應(yīng)按照公司檔案查閱的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)批準后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案統(tǒng)計資料。（五）資料銷毀檔案統(tǒng)計資料超過保管期限或已失去保存價值的，應(yīng)按照公司檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保資料銷毀的徹底性和安全性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對各部門的檔案統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計制度的執(zhí)行情況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準確性、統(tǒng)計報表的報送及時性等。檔案管理部門應(yīng)加強對檔案統(tǒng)計工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正統(tǒng)計工作中存在的問題。（二）考核評價建立檔案統(tǒng)計工作考核評價機制，對各部門的檔案統(tǒng)計工作進行量化考核?？己酥笜税ńy(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量（準確性、完整性、及時性）、統(tǒng)計分析報告質(zhì)量、檔案統(tǒng)計資料管理水平等?？己私Y(jié)果作為各部門年度績效