檔案中心崗位制度一、總則（一）目的為加強檔案中心管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本崗位制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案中心全體工作人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：提供便捷的檔案利用服務(wù)，滿足公司/組織的工作需求。二、崗位職責(zé)（一）檔案中心主任1.全面負責(zé)檔案中心的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.協(xié)調(diào)檔案中心與其他部門的關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。4.負責(zé)檔案中心人員的培訓(xùn)、考核和管理。5.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況。（二）檔案收集與整理崗位1.負責(zé)制定檔案收集計劃，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集工作。2.對收集到的文件材料進行分類、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.建立檔案收集、整理工作臺賬，記錄工作進展情況。4.協(xié)助檔案鑒定崗位對檔案進行初步鑒定。（三）檔案保管崗位1.負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的上架、下架、存放位置調(diào)整等。2.做好檔案庫房的安全防護工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.負責(zé)檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生維護。（四）檔案鑒定崗位1.制定檔案鑒定標準和計劃，組織開展檔案鑒定工作。2.對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限。3.提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。4.監(jiān)督檔案銷毀過程，確保檔案銷毀工作的合規(guī)性。（五）檔案統(tǒng)計崗位1.建立檔案統(tǒng)計制度，制定檔案統(tǒng)計報表。2.定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析。3.向上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。4.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行整理、歸檔，建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫。（六）檔案利用崗位1.負責(zé)接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。2.按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保利用者能夠及時、準確地獲取所需檔案信息。3.對檔案利用情況進行登記、統(tǒng)計，及時反饋利用效果。4.協(xié)助利用者做好檔案的摘抄、復(fù)制等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等文件。5.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。3.裝訂成冊的文件材料應(yīng)拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂。4.對破損的文件材料應(yīng)進行修復(fù)，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，標識清晰。3.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員不得擅自進入。2.管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，確保溫濕度符合檔案保管要求。4.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被破壞。五、檔案鑒定（一）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標準。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合考慮。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案中心主任擔(dān)任組長，相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。2.鑒定小組對檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對鑒定結(jié)果進行審核，確定檔案的保管期限。（三）銷毀處理1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案庫房的溫濕度、安全保衛(wèi)等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對各項統(tǒng)計內(nèi)容進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總、分析，形成統(tǒng)計報表。3.利用計算機軟件等工具對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行管理和分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，為決策提供依據(jù)。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進行妥善保管，建立統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案中心辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案中心辦理手續(xù)。3.檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的范圍和方式查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（三）利用服務(wù)1.檔案利用崗位人員應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時提供所需檔案信息。2.對檔案利用者提出的問題，應(yīng)耐心解答，提供必要的幫助。3.檔案利用結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案利用崗位人員應(yīng)對檔案進行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)和步驟。2.加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國家有關(guān)標準和規(guī)范，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（四）信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的安全保護。2.采取加密、備份、防火墻等技術(shù)措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，定期組織檔案工作人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息化技術(shù)等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由檔案中心主任或業(yè)務(wù)骨干進行授課。2.外部培訓(xùn)：選派檔案工作人員參加上級部門或?qū)I(yè)機構(gòu)組織的培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺提