軍隊(duì)檔案制度一、總則（一）目的軍隊(duì)檔案制度旨在規(guī)范軍隊(duì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為軍隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)、訓(xùn)練、管理等各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于軍隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校、科研機(jī)構(gòu)等單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：軍隊(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映軍隊(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為軍隊(duì)各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門軍隊(duì)各級(jí)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、分類、編號(hào)等符合規(guī)范。2.做好檔案的收集、歸檔工作，及時(shí)將各類文件材料納入檔案管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保存狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。5.積極提供檔案利用服務(wù)，為軍隊(duì)各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的檔案信息。（三）各部門職責(zé)1.機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.部隊(duì)各級(jí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案工作，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.院校、科研機(jī)構(gòu)等單位應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，做好教學(xué)、科研等檔案的管理工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、命令、通知等。2.本單位形成的各類文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、科研成果、訓(xùn)練資料等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料。4.與外單位交流的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.收集過程中要注意文件材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自修改或銷毀文件。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.文件材料整理人員按照檔案分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.填寫檔案盒封面、盒脊等標(biāo)識(shí)信息。3.將整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照軍隊(duì)檔案分類大綱，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。3.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類。4.人事檔案按照干部、士兵等類別，分別按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。（二）編號(hào)方法1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限件號(hào)的編號(hào)方法。2.科技檔案采用項(xiàng)目代號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)的編號(hào)方法。3.人事檔案按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案架或檔案柜中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。（四）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是對(duì)軍隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)、歷史研究等具有重要價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下。（五）檔案檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保存狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方法1.采用焚毀、粉碎等方法進(jìn)行檔案銷毀。2.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。（五）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的數(shù)量、保管期限等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、卷次等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)，包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。2.利用檔案管理系統(tǒng)記錄檔案利用情況，定期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。3.對(duì)檔案鑒定與銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月、每季度和每年編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)，反映檔案管理工作的實(shí)際情況。八、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)軍隊(duì)建設(shè)和發(fā)展的需要，開展檔案編研工作，編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。（二）編研方法1.收集、整理相關(guān)檔案資料，進(jìn)行分析研究。2.運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行編寫和編輯，確保編研成果的質(zhì)量。（三）編研成果1.編研成果應(yīng)經(jīng)審核批準(zhǔn)后，正式出版或內(nèi)部發(fā)行。2.編研成果應(yīng)注明資料來源和編寫人員，為軍隊(duì)建設(shè)和歷史研究提供可靠的參考依據(jù)。九、檔案的利用（一）利用范圍1.軍隊(duì)內(nèi)部各單位因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)因工作需要，可查閱下級(jí)單位的有關(guān)檔案。3.因國防建設(shè)、歷史研究等特殊需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱軍隊(duì)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱檔案。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案