建設(shè)工程檔案制度一、總則（一）目的為加強公司建設(shè)工程檔案管理，確保建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)工程項目從項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等全過程形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映建設(shè)工程的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋建設(shè)工程各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理歸檔，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)規(guī)定的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司建設(shè)工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門和項目組的建設(shè)工程檔案管理工作。3.對建設(shè)工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。4.組織檔案的整理、歸檔、保管、檢索、利用等工作。5.定期對建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目建設(shè)工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.配備專人負(fù)責(zé)項目檔案管理工作，并明確其職責(zé)和權(quán)限。3.按照檔案管理要求，及時向公司檔案管理部門移交項目檔案。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的檢查、驗收等工作。（三）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位職責(zé)1.按照合同要求和國家相關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔，并向項目建設(shè)單位移交。2.對所提供檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.規(guī)劃文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等相關(guān)圖紙、文件。4.施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。5.監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。6.竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與建設(shè)工程相關(guān)的文件，如工程聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門和項目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照建設(shè)工程的不同階段、不同專業(yè)進(jìn)行分類整理。3.同一類文件應(yīng)按照時間順序排列，便于查閱。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。每個類別下再細(xì)分若干小類。2.編號：為便于管理和查找，對每一份檔案資料進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用流水號或分類編號相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，以便快速檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的項目檔案向公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案資料進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知項目建設(shè)單位補充或修正。（二）保管期限1.建設(shè)工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。2.具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案應(yīng)列為永久保管；對工程建設(shè)有一定保存價值，保管期限為[X]年的檔案列為長期保管；對工程建設(shè)只起短期參考作用，保管期限為[X]年的檔案列為短期保管。具體保管期限按照國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的在線檢索和利用。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的入庫、上架、保管等日常工作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。2.檔案目錄索引應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等詳細(xì)信息，并按照分類順序進(jìn)行編排。3.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索、分類檢索等功能，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員如需查閱建設(shè)工程檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，并嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.外部單位因工作需要查閱公司建設(shè)工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱內(nèi)容涉及公司機密的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.明確建設(shè)工程檔案中涉及的機密信息范圍，如工程技術(shù)秘密圖紙、項目投資預(yù)算等。2.對接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，最大限度減少損失，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的建設(shè)工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、更新索引等，保證數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（三）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、審核、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等基本功能，滿足日常檔案管理工作需求。2.支持多用戶并發(fā)訪問，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.能夠與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)信息共享。八、檔案監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司檔案管理部門定期對各部門和項目組的建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入部門和個人績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的進(jìn)行督促整改。（二）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及