勘察檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司勘察檔案管理，確?？辈鞕n案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，提高公司勘察工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及勘察工作形成的檔案管理，包括但不限于地質(zhì)勘察、工程測量、巖土工程勘察等項目所產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對勘察檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則勘察檔案應(yīng)如實反映勘察工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案管理應(yīng)涵蓋勘察工作的全過程，保證檔案資料的齊全、完整，不得遺漏重要信息。4.保密性原則對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的勘察檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和決策提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司勘察檔案管理制度，并組織實施。2.負責勘察檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.負責建立和維護勘察檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責對公司各部門勘察檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負責向公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供勘察檔案的查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）勘察項目負責人職責1.在勘察項目實施過程中，負責督促項目工作人員及時整理和歸檔項目文件資料，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.對項目形成的檔案資料進行初步審核，確保檔案符合歸檔要求后，移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好項目檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的信息和解釋。（三）勘察項目工作人員職責1.在勘察工作中，按照檔案管理要求，及時收集、整理個人工作中形成的各類文件資料，并定期移交項目負責人。2.對所提供檔案資料的真實性、完整性負責，確保檔案內(nèi)容與實際工作相符。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.勘察項目任務(wù)書、委托書、合同等文件。2.勘察工作計劃、方案、大綱等。3.野外勘察原始記錄，包括地質(zhì)編錄、測量記錄、試驗數(shù)據(jù)等。4.室內(nèi)試驗報告、測試數(shù)據(jù)、分析成果等。5.勘察報告、圖紙、圖表、附件等成果文件。6.與勘察項目相關(guān)的會議紀要、來往信函、請示報告等文件。7.其他與勘察項目有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.項目工作人員應(yīng)在工作完成后及時將各自負責的文件資料收集齊全，移交項目負責人。2.項目負責人應(yīng)定期對項目文件資料進行檢查，確保無遺漏、無缺失。3.對于重要的勘察項目，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)項目工作人員做好文件資料的收集工作。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，確保檔案的安全。（四）整理方法1.分類按照勘察項目類別進行分類，如巖土工程勘察、工程測量等。每個項目類別下再按照文件資料的性質(zhì)進行細分，如項目文件、技術(shù)文件、成果文件等。2.編號為每個項目檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)包含項目類別、年份、順序號等信息，便于檔案的識別和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項目負責人對整理好的項目檔案進行審核，確認無誤后填寫檔案移交清單，向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，符合要求的予以接收歸檔。3.檔案管理人員按照檔案分類方案和編號規(guī)則，將檔案歸入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心業(yè)務(wù)、具有重要歷史價值和長期利用價值的勘察檔案，如公司重大項目的勘察成果、長期保存的地質(zhì)資料等，應(yīng)永久保管。2.長期保管一般項目的勘察檔案，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性項目的勘察檔案，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.紙質(zhì)檔案保管檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案的安全和完整。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。對電子檔案的存儲設(shè)備進行維護和管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勘察檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱勘察檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行催還，確保檔案按時歸還。（三）外部查閱與借閱1.因工作需要，外部單位查閱或借閱公司勘察檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理部門應(yīng)對外部查閱或借閱檔案的情況進行登記備案，確保檔案的安全和保密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對勘察檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際利用需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進行重點鑒定，對于確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全勘察檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱情況等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整。3.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)，不斷改進檔案管理工作。（二）信息化管理1.推進勘察檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.將勘察檔案的電子文件和元數(shù)據(jù)及時錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。