會議室開會制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)管理準(zhǔn)則制定，同時參照集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險防控的總體要求，結(jié)合公司內(nèi)部管理實(shí)際需求，旨在規(guī)范會議組織管理，防控會議過程中的資源浪費(fèi)、決策失誤、信息安全等專項(xiàng)風(fēng)險，提升運(yùn)營效率與合規(guī)水平。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各類會議的策劃、組織、實(shí)施及會后管理全過程，包括但不限于部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會、決策類會議等。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“會議專項(xiàng)管理”指公司對會議活動進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃、流程化控制、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行及動態(tài)化監(jiān)督的綜合性管理模式，旨在確保會議活動合規(guī)、高效、安全。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險”指會議過程中可能引發(fā)的管理風(fēng)險、資源風(fēng)險、安全風(fēng)險及合規(guī)風(fēng)險，如資源浪費(fèi)、決策偏差、信息泄露、設(shè)備故障等。（三）“合規(guī)管理”指公司依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求，對會議活動全流程進(jìn)行合法性、合理性、安全性的審查與控制，確?；顒臃瞎芾硪?guī)范。第四條會議專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有會議活動納入制度管理范圍，覆蓋組織、流程、資源、安全等關(guān)鍵要素。（二）責(zé)任到人：明確各級管理及執(zhí)行主體的職責(zé)權(quán)限，形成責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)防控會議過程中的重大風(fēng)險點(diǎn)，實(shí)施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估制度執(zhí)行效果，優(yōu)化管理流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司會議專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對會議活動的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司會議專項(xiàng)管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度執(zhí)行與監(jiān)督考核。第六條公司設(shè)立會議專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人組成，承擔(dān)以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司會議專項(xiàng)管理工作，審議重大會議活動方案；（二）決策審批會議專項(xiàng)管理制度及重大風(fēng)險處置方案；（三）監(jiān)督評價制度執(zhí)行效果，推動管理體系優(yōu)化。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（由綜合管理部擔(dān)任）：負(fù)責(zé)會議專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，定期組織制度評估與修訂。（二）專責(zé)部門（由信息安全部、審計(jì)部擔(dān)任）：分別負(fù)責(zé)會議信息安全管控、合規(guī)風(fēng)險審核，提出流程優(yōu)化建議，監(jiān)督風(fēng)險處置執(zhí)行。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域會議專項(xiàng)管理要求，開展日常風(fēng)險防控，確保會議活動符合制度規(guī)范。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）嚴(yán)格遵守會議申請、審批、記錄等操作流程；（二）履行風(fēng)險識別義務(wù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時上報；（三）參與會議后資料歸檔與設(shè)備維護(hù)工作；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確違規(guī)責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會議策劃環(huán)節(jié)管控：業(yè)務(wù)部門需提交會議申請表，明確議題、參會人員、時長、預(yù)算等要素，牽頭部門審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。嚴(yán)禁無明確議題、超預(yù)算、超范圍的會議活動。第十條會議審批規(guī)范：重大會議（如涉及決策、敏感議題的會議）需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批；一般會議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；臨時會議需補(bǔ)充說明材料后快速審批。審批通過后方可通知參會人員。第十一條會議資源管控：統(tǒng)籌使用會議室、設(shè)備等資源，避免重復(fù)占用；提倡線上會議替代線下會議，節(jié)約成本并降低安全風(fēng)險。第十二條會議安全管控：明確會議場所消防安全要求，配置應(yīng)急設(shè)備；涉密會議需落實(shí)物理隔離、信號屏蔽等防護(hù)措施，會議記錄專人保管。第十三條會議紀(jì)律管理：要求參會人員準(zhǔn)時簽到，聚焦議題討論，禁止無關(guān)活動占用會議資源；會議記錄需完整留存，存檔備查。第十四條會后工作要求：會議決定事項(xiàng)需明確責(zé)任人與完成時限，牽頭部門跟蹤落實(shí)；會議資料按檔案管理規(guī)定歸檔，電子資料備份至專用存儲系統(tǒng)。第十五條特殊場景管控：境外會議需提前評估當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)風(fēng)險，配備合規(guī)顧問；涉及供應(yīng)商的會議需嚴(yán)格執(zhí)行反商業(yè)賄賂審查。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門每季度評估制度適用性，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時修訂，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：每年開展會議專項(xiàng)風(fēng)險排查，采用“風(fēng)險矩陣法”對資源浪費(fèi)、信息泄露等風(fēng)險進(jìn)行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將會議合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)施“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則，專責(zé)部門對重大會議進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：對一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門限期整改，重大風(fēng)險啟動應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任協(xié)同、上報路徑及處置時限。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：界定違規(guī)情形（如虛假會議申請、信息泄露等）及處罰標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)動績效考核、紀(jì)律處分，典型案件通報全公司。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：每年開展制度有效性評估，通過問卷調(diào)查、案例復(fù)盤等方式優(yōu)化流程漏洞，形成改進(jìn)閉環(huán)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)需定期聽取會議專項(xiàng)管理工作匯報，推動跨部門協(xié)同，確保制度落地。第二十三條考核激勵機(jī)制：將會議專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤，對優(yōu)秀實(shí)踐予以獎勵。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級開展專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)，每年不少于2次。第二十五條信息化支撐：通過會議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實(shí)時監(jiān)控，支持電子簽到、資料共享等功能。第二十六條文化建設(shè)：發(fā)布會議專項(xiàng)合規(guī)手冊，組織簽署合規(guī)承諾書，通過宣傳欄、內(nèi)刊等形式營造全員合規(guī)氛圍。第二十七條報告制度：每月匯總風(fēng)險事件、制度執(zhí)行情況，形成管理報告逐級上報；每年編制年