檔案統(tǒng)計(jì)移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案統(tǒng)計(jì)信息的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整，規(guī)范檔案移交工作流程，保障檔案的安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在檔案管理過程中涉及的統(tǒng)計(jì)工作和檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，統(tǒng)計(jì)工作要及時(shí)開展，為檔案管理決策提供可靠依據(jù)。3.安全保密原則：在檔案統(tǒng)計(jì)和移交過程中，要確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案統(tǒng)計(jì)和移交工作應(yīng)在公司檔案管理部門的統(tǒng)一組織下進(jìn)行。二、檔案統(tǒng)計(jì)管理（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案類別統(tǒng)計(jì)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等各類別的數(shù)量及占比情況。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：記錄檔案查閱、借閱的人次、次數(shù)、利用目的等信息，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)。4.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的保管環(huán)境（如溫度、濕度、空氣質(zhì)量等）、保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：各部門應(yīng)在每月末、每季度末和每年末，對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行初步統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送至公司檔案管理部門。2.動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄檔案的形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新。3.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)：根據(jù)檔案管理工作的需要，針對(duì)特定的檔案項(xiàng)目或問題，開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查，深入分析相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表由公司檔案管理部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)制定，包括紙質(zhì)報(bào)表和電子報(bào)表兩種形式。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，認(rèn)真填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。報(bào)表填寫完畢后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋部門公章。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門報(bào)送的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行匯總、分析，形成公司年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告。統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括檔案數(shù)量變化情況、類別結(jié)構(gòu)分析、利用效果評(píng)估、存在問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。（四）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)審核與分析1.檔案管理部門收到各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)報(bào)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性等方面。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與報(bào)送部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行更正。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過對(duì)比不同時(shí)期的數(shù)據(jù)、分析各類別檔案的變化趨勢(shì)等，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)。例如，根據(jù)檔案利用情況的分析，合理調(diào)整檔案保管期限、優(yōu)化檔案整理分類方式等。3.對(duì)于檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反映出的重大問題或異常情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行深入研究，提出解決方案。三、檔案移交管理（一）移交范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，均應(yīng)按照本制度規(guī)定及時(shí)移交至公司檔案管理部門。2.下屬單位應(yīng)定期將本單位形成的檔案移交至公司檔案管理部門，實(shí)行統(tǒng)一管理。（二）移交時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成整理并移交；科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成整理并移交；財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在年度終了后按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限整理移交；人事檔案應(yīng)在人員離職或調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢后及時(shí)移交。2.其他各類檔案的移交時(shí)間，由公司檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定。（三）移交要求1.檔案移交前，移交部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.移交的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。移交清單一式兩份，移交部門和檔案管理部門各執(zhí)一份。3.移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)安排專人與檔案管理部門辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。4.檔案管理部門接收移交檔案后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行進(jìn)一步審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行整改。（四）特殊檔案移交1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的移交，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作，采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。2.對(duì)于電子檔案的移交，應(yīng)確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。同時(shí)，應(yīng)提供電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，以便于檔案管理部門進(jìn)行管理和利用。四、檔案交接程序（一）交接準(zhǔn)備1.移交部門在檔案移交前，應(yīng)提前通知檔案管理部門，并準(zhǔn)備好移交檔案的相關(guān)材料，如檔案整理目錄、移交清單等。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收檔案，并對(duì)接收?qǐng)龅亍⒃O(shè)備等進(jìn)行檢查，確保具備接收條件。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.移交部門和檔案管理部門的交接人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。交接過程中，雙方應(yīng)按照移交清單逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于檔案的完整性和質(zhì)量問題，如發(fā)現(xiàn)有破損、缺失、整理不規(guī)范等情況，交接雙方應(yīng)共同協(xié)商解決。移交部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)存在問題的檔案進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求后再辦理交接手續(xù)。3.交接雙方核對(duì)無誤后，應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。移交清單應(yīng)作為檔案交接的重要憑證，妥善保存。（三）后續(xù)處理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行登記、上架等后續(xù)處理工作，確保檔案能夠迅速納入正常管理流程。2.對(duì)于移交過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，交接雙方應(yīng)在交接完成后及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)處理，確保問題得到妥善解決。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案統(tǒng)計(jì)和移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的報(bào)送情況、檔案移交的及時(shí)性和質(zhì)量、檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案統(tǒng)計(jì)移交工作考核機(jī)制，將檔案統(tǒng)計(jì)和移交工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、檔案移交的及時(shí)性、檔案整理質(zhì)量等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司檔案管理部門制定并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)在檔案統(tǒng)計(jì)移交工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其