項(xiàng)目檔案保存制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于項(xiàng)目檔案的查閱、利用和維護(hù)，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、管理及項(xiàng)目的持續(xù)改進(jìn)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目從項(xiàng)目啟動(dòng)至項(xiàng)目結(jié)束全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。包括但不限于項(xiàng)目策劃書(shū)、合同協(xié)議、技術(shù)文檔、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況和全過(guò)程，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，涵蓋項(xiàng)目的各個(gè)方面。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，語(yǔ)言表達(dá)清晰規(guī)范。5.系統(tǒng)性原則對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。6.安全性原則采取有效措施確保項(xiàng)目檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的借閱、歸還登記和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的安全。6.組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和管理水平。7.參與項(xiàng)目驗(yàn)收工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確項(xiàng)目各階段文件資料的收集責(zé)任人，督促其按時(shí)完成檔案收集任務(wù)。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的整理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案整理符合規(guī)范要求。4.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)整改。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。（三）文件資料收集責(zé)任人職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本崗位工作中形成的各類(lèi)文件資料，并移交檔案管理部門(mén)。2.確保收集的文件資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，對(duì)不符合要求的文件資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.配合檔案管理部門(mén)做好文件資料的分類(lèi)、編號(hào)等整理工作。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.項(xiàng)目策劃文件項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等。3.合同協(xié)議文件項(xiàng)目合同、合作協(xié)議、采購(gòu)合同、分包合同等。4.技術(shù)文件技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、測(cè)試報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。5.會(huì)議文件項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、技術(shù)研討會(huì)等會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議等。6.往來(lái)函件與項(xiàng)目相關(guān)的對(duì)外函件、內(nèi)部工作聯(lián)系函等。7.項(xiàng)目變更文件項(xiàng)目變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的文件資料等。8.項(xiàng)目驗(yàn)收文件驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)等。9.其他文件項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類(lèi)通知、報(bào)告、總結(jié)、照片、音像資料等。（二）收集要求1.及時(shí)性文件資料形成后，收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性按照收集范圍全面收集各類(lèi)文件資料，不得遺漏重要文件。3.準(zhǔn)確性收集的文件資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類(lèi)按照項(xiàng)目檔案的形成階段、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等大類(lèi)，每大類(lèi)下再細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“項(xiàng)目名稱分類(lèi)代碼流水號(hào)”的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件資料進(jìn)行整理和修復(fù)，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、項(xiàng)目檔案的保管期限與鑒定（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為10年至50年。如項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要技術(shù)文件、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.短期保管對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為1年至10年。如一般性會(huì)議文件、臨時(shí)性通知等。（二）鑒定工作組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值確定其保管期限。2.綜合分析結(jié)合項(xiàng)目的重要性、影響力、歷史意義等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行清查，初步確定檔案的保管期限。2.將初步確定保管期限的檔案提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組通過(guò)審查檔案內(nèi)容、聽(tīng)取相關(guān)人員意見(jiàn)等方式，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行最終確定。4.對(duì)經(jīng)鑒定確定保管期限的檔案，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行標(biāo)注，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和保管。五、項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.電子檔案建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保護(hù)措施1.防火檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等。嚴(yán)格遵守消防安全規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲(chóng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取防治措施，如使用防蟲(chóng)藥品、放置驅(qū)蟲(chóng)物品等。4.防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.防磁對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備采取防磁措施，避免磁場(chǎng)對(duì)電子數(shù)據(jù)的破壞。6.數(shù)據(jù)安全對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)。六、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公司原則以服務(wù)公司的決策、運(yùn)營(yíng)、管理和項(xiàng)目持續(xù)改進(jìn)為目的，合理利用項(xiàng)目檔案。3.確保安全原則在利用項(xiàng)目檔案過(guò)程中，應(yīng)采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用方式1.查閱公司員工因工作需要可到檔案管理部門(mén)查閱項(xiàng)目檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊原因需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，可對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明出處。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.利用項(xiàng)目檔案形成的資料，如需對(duì)外提供或公開(kāi)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。七、項(xiàng)目檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)需要銷(xiāo)毀的數(shù)據(jù)。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理和登記，編制銷(xiāo)毀清單。2.將銷(xiāo)毀清單提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷(xiāo)毀工作完成后，在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。