檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的本規(guī)章制度旨在加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案資料，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案室做好檔案的整理、歸檔等工作。3.在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管本部門使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室提出檔案查閱、借閱申請。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的安全和完整。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照等資料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文件。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等文件。8.公司技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品資料、項(xiàng)目文檔等文件。9.公司對外宣傳資料、廣告策劃、公關(guān)活動等文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件資料的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件資料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件資料形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)及時(shí)對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號和存儲，確保電子檔案的安全性和可訪問性。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）庫房管理1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自將無關(guān)人員帶入庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員作出說明。（三）保密要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案資料予以保密。2.嚴(yán)禁將檔案資料泄露給無關(guān)人員，不得在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.如因工作需要對外提供檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.分析檔案的形成背景、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.安裝防病毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。2.檔案室應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。（二）考核評價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績