醫(yī)保檔案收集制度一、總則（一）目的為加強公司醫(yī)保檔案管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護公司及員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工醫(yī)保檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于醫(yī)保檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則醫(yī)保檔案應(yīng)如實反映員工醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過程中的各項信息，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。3.完整系統(tǒng)原則全面收集醫(yī)保檔案相關(guān)資料，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保醫(yī)保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護員工隱私。二、醫(yī)保檔案收集范圍（一）員工基本信息檔案1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.員工入職登記表，記錄員工入職時間、崗位信息等。3.員工變更信息登記表，如姓名變更、身份證號碼變更、聯(lián)系方式變更等相關(guān)證明材料。（二）醫(yī)保參保檔案1.醫(yī)保參保登記表，詳細(xì)記錄員工參保時間、參保類型（如城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險等）、繳費基數(shù)等信息。2.醫(yī)保參保變更登記表，包括參保人員增減變動、參保類型變更、繳費基數(shù)調(diào)整等相關(guān)證明材料。3.醫(yī)保繳費憑證，如銀行扣款記錄、社保經(jīng)辦機構(gòu)出具的繳費證明等。（三）醫(yī)保報銷檔案1.醫(yī)保報銷申請表，員工填寫的報銷申請信息，包括報銷事由、費用明細(xì)、報銷金額等。2.醫(yī)療費用發(fā)票原件及復(fù)印件，要求發(fā)票真實有效，清晰反映醫(yī)療費用明細(xì)。3.醫(yī)療費用清單，詳細(xì)列出各項醫(yī)療費用的名稱、數(shù)量、單價、金額等信息。4.診斷證明、病歷等相關(guān)醫(yī)療資料，用于證明疾病診斷及治療情況。5.醫(yī)保報銷結(jié)算單，由醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)出具的報銷結(jié)算憑證。（四）醫(yī)保關(guān)系轉(zhuǎn)移檔案1.醫(yī)保關(guān)系轉(zhuǎn)移申請表，員工填寫的轉(zhuǎn)移申請信息，包括轉(zhuǎn)移原因、轉(zhuǎn)入地及轉(zhuǎn)出地信息等。2.醫(yī)保繳費憑證，轉(zhuǎn)出地醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)出具的繳費明細(xì)及參保狀態(tài)證明。3.接收函，轉(zhuǎn)入地醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)出具的接收函件。（五）其他醫(yī)保相關(guān)檔案1.醫(yī)保政策文件、通知等，公司收到的與醫(yī)保相關(guān)的各類政策法規(guī)、通知公告等文件資料。2.醫(yī)保培訓(xùn)記錄，公司組織的醫(yī)保政策培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、參加人員等信息。3.醫(yī)保工作會議紀(jì)要，公司召開的醫(yī)保工作會議記錄，涉及醫(yī)保工作的決策、部署、問題討論等內(nèi)容。三、醫(yī)保檔案收集職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)收集員工基本信息檔案、醫(yī)保參保檔案中的入職登記、參保登記及變更登記等相關(guān)資料。2.協(xié)助員工辦理醫(yī)保關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)，并收集相關(guān)檔案資料。3.定期與醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)溝通，獲取醫(yī)保政策文件、通知等資料，并及時傳遞給檔案管理部門。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)收集醫(yī)保繳費憑證，確保繳費記錄準(zhǔn)確無誤。2.配合檔案管理部門核對醫(yī)保報銷費用的財務(wù)信息，提供相關(guān)財務(wù)憑證及數(shù)據(jù)支持。（三）員工本人1.按照公司要求，及時提供個人基本信息及醫(yī)保相關(guān)資料。2.在辦理醫(yī)保報銷等業(yè)務(wù)時，負(fù)責(zé)填寫報銷申請表，并提供真實有效的醫(yī)療費用發(fā)票、清單、病歷等資料。（四）檔案管理部門1.制定醫(yī)保檔案收集計劃，明確收集范圍、時間節(jié)點及責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管工作。3.對收集到的醫(yī)保檔案進行審核，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.建立醫(yī)保檔案管理臺賬，記錄檔案的收集、整理、借閱、歸還等情況。四、醫(yī)保檔案收集流程（一）日常收集1.人力資源部門在員工入職、參保信息變更等業(yè)務(wù)辦理完成后，及時將相關(guān)資料整理并移交檔案管理部門。2.財務(wù)部門每月定期將醫(yī)保繳費憑證移交檔案管理部門。3.員工本人在辦理醫(yī)保報銷等業(yè)務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將報銷申請表及相關(guān)醫(yī)療資料提交至所在部門，部門負(fù)責(zé)人審核后統(tǒng)一移交檔案管理部門。（二）定期收集與核對1.檔案管理部門每季度對醫(yī)保檔案進行一次全面收集和核對，檢查各類檔案資料是否齊全、準(zhǔn)確。2.針對收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）特殊情況收集1.對于醫(yī)保政策調(diào)整、醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)要求補充資料等特殊情況，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和員工，按照要求收集補充檔案資料。2.在辦理醫(yī)保關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)等特殊業(yè)務(wù)時，檔案管理部門應(yīng)提前與醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)溝通，明確所需檔案資料清單，并指導(dǎo)員工及相關(guān)部門按照要求準(zhǔn)備和提交資料。五、醫(yī)保檔案整理規(guī)范（一）分類整理1.醫(yī)保檔案按照收集范圍分為員工基本信息檔案、醫(yī)保參保檔案、醫(yī)保報銷檔案、醫(yī)保關(guān)系轉(zhuǎn)移檔案及其他醫(yī)保相關(guān)檔案五大類。2.每大類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細(xì)分，如醫(yī)保參保檔案可細(xì)分為參保登記表、參保變更登記表、繳費憑證等。（二）編號編制1.為便于醫(yī)保檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號采用年份+檔案類別代碼+流水號的方式，例如：2023YB01001，其中“2023”表示年份，“YB”表示醫(yī)保檔案類別代碼，“001”表示流水號。2.檔案類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如員工基本信息檔案代碼為“YB01”，醫(yī)保參保檔案代碼為“YB02”等。（三）裝訂成冊1.對于醫(yī)保報銷檔案等資料較多的類別，應(yīng)按照一定順序進行整理裝訂。裝訂時應(yīng)去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。2.在每冊檔案首頁編制目錄，注明檔案內(nèi)容及頁碼，方便查閱。（四）電子檔案管理1.建立醫(yī)保電子檔案庫，將醫(yī)保檔案的紙質(zhì)資料進行掃描錄入，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進行分類存儲。2.電子檔案的命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，便于對應(yīng)查詢。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。六、醫(yī)保檔案保管要求（一）保管場所1.設(shè)立專門的醫(yī)保檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。（二）保管期限1.醫(yī)保檔案的保管期限根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定及檔案性質(zhì)確定。一般情況下，員工基本信息檔案、醫(yī)保參保檔案等長期保存；醫(yī)保報銷檔案等按照規(guī)定的報銷年限保存，如城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險報銷檔案保存期限為15年。2.對于超過保管期限的醫(yī)保檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進行處理。（三）檔案保管檢查1.檔案管理部門定期對醫(yī)保檔案保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、安全防護設(shè)施運行情況等。2.發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行整改，確保醫(yī)保檔案的安全保管。七、醫(yī)保檔案利用規(guī)定（一）查閱利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱本人醫(yī)保檔案相關(guān)資料。2.醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、審計部門等因工作需要，經(jīng)公司同意后可查閱醫(yī)保檔案。（二）查閱利用流程1.員工查閱本人醫(yī)保檔案，需填寫《醫(yī)保檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容及用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、審計部門等查閱醫(yī)保檔案，需出具正式的查閱函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱醫(yī)保檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中不得對檔案進行涂改、損毀、抽取等操作。（三）復(fù)制規(guī)定1.員工因工作需要復(fù)制本人醫(yī)保檔案相關(guān)資料，需填寫《醫(yī)保檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、審計部門等復(fù)制醫(yī)保檔案，按照查閱利用流程辦理相關(guān)手續(xù)后，由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。3.復(fù)制醫(yī)保檔案應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰、完整。八、醫(yī)保檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)保檔案保密規(guī)定，對在工作中接觸到的醫(yī)保檔案信息予以保密。2.檔案管理部門工作人員負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的保密管理工作，確保檔案信息不泄露。（二）保密措施1.醫(yī)保檔案保管庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員在整理、查閱、傳遞醫(yī)保檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案信息安全，不得在無關(guān)場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及員工隱私的醫(yī)保檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向他人透露。（三）違規(guī)處理1.對于違反醫(yī)保檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因泄露醫(yī)保檔案信息給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、醫(yī)保檔案銷毀程序（一）銷毀申請1.檔案管理部門定期對超過保管期限的醫(yī)保檔案進行清理，填寫《醫(yī)保檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《醫(yī)保檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀實施1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施醫(yī)保檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定場所進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.醫(yī)保檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案