檔案資料室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案資料室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案資料管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案資料室對(duì)公司/組織各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案資料室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司/組織各類檔案資料，確保檔案資料的安全和完整。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理工作，建立檔案資料檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、歸還、查閱登記等工作，監(jiān)督檔案資料的使用情況。6.開展檔案資料管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案資料管理意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交檔案資料室。2.明確本部門檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料管理工作的具體實(shí)施。3.配合檔案資料室做好檔案資料的查詢、借閱等工作，確保檔案資料的合理利用。4.按照檔案資料管理制度的要求，對(duì)本部門檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。（三）檔案資料管理人員職責(zé)1.熱愛檔案資料管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案資料的安全保管工作，定期檢查檔案資料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、歸還登記工作，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案資料按時(shí)歸還。5.協(xié)助檔案資料室開展檔案資料的鑒定、銷毀等工作。6.積極參加檔案資料管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）檔案資料分類1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)、函件、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、采購(gòu)供應(yīng)、物流管理等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的檔案資料。3.項(xiàng)目檔案類：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等情況。5.實(shí)物檔案類：包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）檔案資料編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：公司/組織檔案資料室的編號(hào)，由公司/組織統(tǒng)一確定。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案資料的分類，為每個(gè)類別編制目錄號(hào)，以便于管理和查詢。4.案卷號(hào)：對(duì)每個(gè)類別下的檔案資料進(jìn)行組卷，為每卷檔案編制案卷號(hào)。5.件號(hào)：對(duì)卷內(nèi)檔案資料進(jìn)行逐件編號(hào)，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。4.公司/組織內(nèi)部各部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司/組織的工程建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目等相關(guān)資料。8.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案資料收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的檔案資料，并定期移交檔案資料室。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。4.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的材料，確保檔案資料整潔、規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.編目：對(duì)卷內(nèi)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案資料室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料室應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜、檔案架，用于存放檔案資料，并按照檔案資料的分類和編號(hào)進(jìn)行排列。3.檔案資料室應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管要求1.檔案資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，確保電子檔案資料的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試。4.對(duì)聲像檔案資料應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和保存，確保聲像資料的清晰、完整。5.對(duì)實(shí)物檔案資料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，建立實(shí)物檔案登記冊(cè)，記錄實(shí)物檔案的名稱、來(lái)源、保管情況等信息。（三）檔案資料的保護(hù)措施1.檔案資料室應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案資料應(yīng)采取防潮、防蟲、防霉等措施，定期進(jìn)行通風(fēng)、晾曬、消毒等工作。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)采取防病毒、防黑客攻擊等措施，確保電子檔案資料的安全。4.在檔案資料的整理、保管、利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案資料。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，按照檔案資料的保存價(jià)值和保管期限進(jìn)行。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案資料的價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)由檔案資料室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案資料逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，判斷其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案資料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、用途等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案資料分為30年、10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)定期保管。（四）銷毀程序1.檔案資料鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案資料銷毀審批表》。2.《檔案資料銷毀審批表》經(jīng)檔案資料室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀原因等信息，由檔案資料室永久保存。七、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司/組織相關(guān)檔案資料，但須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織相關(guān)檔案資料，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到檔案資料室查閱檔案資料，檔案資料管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案資料室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：?jiǎn)T工如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案資料室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守檔案資料室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案資料應(yīng)在檔案資料室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案資料室，應(yīng)經(jīng)檔案資料室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。帶出的檔案資料應(yīng)按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。