檔案交接保存制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案交接與保存工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，維護(hù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的交接與保存管理。3.基本原則真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展，確保檔案內(nèi)容真實可靠。完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。時效性原則：及時進(jìn)行檔案的交接與整理，確保檔案管理工作與業(yè)務(wù)活動同步推進(jìn)，滿足公司/組織發(fā)展的需要。二、檔案交接管理1.交接主體與職責(zé)移交方：負(fù)責(zé)整理、核對擬移交的檔案，編制檔案移交清單，向接收方詳細(xì)說明檔案的形成背景、內(nèi)容和保管狀況等信息，并確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。移交方通常為產(chǎn)生檔案的部門或項目組。接收方：對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核和清點接收，檢查檔案的質(zhì)量和數(shù)量是否符合要求，對不符合要求的檔案有權(quán)要求移交方補(bǔ)充或修正。接收方負(fù)責(zé)檔案的后續(xù)保管和利用工作，一般為檔案管理部門或指定的專門保管機(jī)構(gòu)。2.交接流程準(zhǔn)備階段移交方在檔案交接前，應(yīng)對檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案目錄清單，確保每份檔案都有明確的標(biāo)識和詳細(xì)的內(nèi)容說明。對檔案進(jìn)行裝訂、裝盒等物理整理，保證檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。同時，檢查檔案的載體是否符合要求，如紙張是否完好、電子文件是否可讀等。接收方根據(jù)工作安排，確定接收檔案的時間、地點和人員，并提前做好接收場地、設(shè)備等準(zhǔn)備工作，如安排合適的檔案庫房、準(zhǔn)備檔案接收登記表等。交接階段移交方和接收方在約定的時間和地點進(jìn)行現(xiàn)場交接。移交方按照檔案移交清單，逐卷（件）、逐冊向接收方移交檔案，并當(dāng)面清點數(shù)量。雙方在交接過程中，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對。接收方如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求移交方當(dāng)場解決或限期整改。交接雙方對檔案的內(nèi)容進(jìn)行簡要介紹，移交方應(yīng)重點說明檔案形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要事項以及需要特別注意的問題，以便接收方更好地理解和管理檔案。交接完成后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。后續(xù)跟蹤接收方在接收檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和核對。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案仍存在問題，應(yīng)及時與移交方聯(lián)系，要求其采取措施解決。檔案管理部門應(yīng)定期對接收的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的保管狀況良好，無丟失、損壞等情況發(fā)生。同時，對檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤，及時了解檔案在公司/組織內(nèi)部的使用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.特殊情況處理檔案缺失或損壞：在交接過程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，移交方應(yīng)及時查找原因，并采取補(bǔ)救措施。如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案缺失或損壞，移交方應(yīng)提供相關(guān)證明材料，并與接收方協(xié)商解決方案。交接爭議：若移交方和接收方在檔案交接過程中發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以由雙方共同上級部門進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，確保檔案交接工作順利進(jìn)行。三、檔案保存管理1.檔案保管機(jī)構(gòu)與設(shè)施保管機(jī)構(gòu)：公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的人員、場地和設(shè)備條件，確保檔案管理工作的正常開展。保管設(shè)施：檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案實體安全。根據(jù)檔案的類型和保管要求，配備適宜的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲設(shè)備等。同時，應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，用于檔案的整理、編目和查閱。2.檔案分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：公司/組織應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和檔案管理需要，制定科學(xué)合理的檔案分類方案。檔案分類應(yīng)遵循邏輯性、系統(tǒng)性和實用性原則，便于檔案的整理、保管和利用。常見的檔案分類方法包括年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。編號規(guī)則：對每類檔案應(yīng)編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了、易于識別和記憶。編號應(yīng)涵蓋檔案的類別、年度、保管期限等信息，確保每份檔案都有一個獨立的編號。例如，可以采用“類別代碼年度流水號”的編號方式，如“A2023001”表示某類檔案在2023年度的第1份檔案。3.檔案整理與編目整理要求：檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，將檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。對紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物、裝訂成冊，并在每冊檔案首頁編制卷內(nèi)目錄；對電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲和管理，確保電子文件的可讀性和可追溯性。編目內(nèi)容：檔案編目應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檔案的查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，提高檔案檢索效率。4.檔案保管期限與鑒定保管期限劃分：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織歷史發(fā)展、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的檔案；長期保管的檔案一般為保存10年以上的檔案，如重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等；短期保管的檔案為保存10年以下的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、會議記錄等。鑒定工作：公司/組織應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行。鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的價值和歷史意義，綜合考慮公司/組織的發(fā)展需求和法律法規(guī)要求，做出科學(xué)合理的鑒定結(jié)論。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。5.檔案安全管理實體安全：加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案裝具完好無損，檔案存放環(huán)境符合要求。同時，應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。信息安全：對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子文件被篡改、丟失或泄露。加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要，為不同人員授予相應(yīng)的查閱和使用權(quán)限，確保檔案信息不被非法獲取和利用。四、檔案利用管理1.利用原則合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。權(quán)限管理原則：嚴(yán)格按照檔案利用權(quán)限，對檔案利用者進(jìn)行身份驗證和權(quán)限審核，確保檔案利用在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。保護(hù)檔案原則：在檔案利用過程中，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)限制利用方式和次數(shù)。2.利用流程申請：檔案利用者如需查閱、借閱或復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批：檔案管理部門對檔案利用申請表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案利用權(quán)限和利用目的，決定是否批準(zhǔn)申請。對涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。利用：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案利用者憑有效證件到檔案管理部門辦理檔案利用手續(xù)。檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并對利用過程進(jìn)行監(jiān)督。利用者應(yīng)在規(guī)定的時間和地點使用檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。歸還：檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究利用者的責(zé)任。3.特殊利用情況處理外單位利用：外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的對外合作程序，提前辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位利用檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定的利用范圍和方式進(jìn)行操作。檔案展覽與公布：如需舉辦檔案展覽或公布檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的信息公開程序，進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批。展覽和公布檔案應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實性和合法性，不得泄露公司/組織機(jī)密信息。五、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)。檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案交接與保存工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行到位。審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案管理的合規(guī)性、完整性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司/組織內(nèi)部的紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，維護(hù)檔案管理秩序。2.檢查內(nèi)容與方式檢查內(nèi)容：主要包括檔案交接手續(xù)是否齊全、檔案整理是否規(guī)范、檔案保管是否安全、檔案利用是否合規(guī)等方面。重點檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管期限、密級標(biāo)識等是否符合規(guī)定要求，檔案利用過程中是否存在違規(guī)操作等情況。檢查方式：采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，由檔案管理部門組織實施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進(jìn)行，可由檔案管理部門自行組織或會同其他相關(guān)部門聯(lián)合進(jìn)行。檢查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，形成檢查報告，并針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.問題整改與責(zé)任追究整改要求：被檢查部門或個人應(yīng)根據(jù)檢查意見，及時制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問題得到有效解決。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查驗收。