徐州檔案制度一、總則（一）目的為加強徐州地區(qū)各類組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于徐州地區(qū)所有機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下簡稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映組織的各項活動和工作情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集和整理組織在各個階段形成的各類檔案，保持檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為各單位的工作決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究等提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.監(jiān)督、指導(dǎo)本單位各部門的檔案工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。7.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。8.定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案工作紀(jì)律，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)開展工作。3.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等具體工作，確保檔案的安全和完整。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件和信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案各單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動等過程中形成的各類文件材料，包括上級文件、本單位文件、下級文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的檔案，如科研項目立項報告、研究成果報告、工程設(shè)計圖紙、施工文件、設(shè)備說明書、操作規(guī)程等。3.人事檔案干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、培訓(xùn)、黨團關(guān)系等方面的檔案材料。4.會計檔案會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告等會計核算專業(yè)材料。5.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動、事件的聲像資料。6.實物檔案本單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要活動、重大項目等形成的文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和備考表。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案卷冊，編制檔案目錄和履歷表。4.會計檔案按照會計檔案管理辦法進行整理，裝訂成冊，編制檔案目錄。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，編制聲像檔案目錄。6.實物檔案對實物進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格應(yīng)符合檔案管理要求，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等信息。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。3.檔案應(yīng)排列有序，編號清晰，便于識別和檢索。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。5.各單位應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，并在檔案整理過程中予以標(biāo)注。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，上報本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以滿足各單位工作需要和社會利用需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損。5.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、利用目的等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。2.價值主導(dǎo)原則以檔案的價值為核心，重點鑒定檔案對本單位工作、歷史研究、社會利用等方面的價值。3.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和檔案鑒定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序進行鑒定，確保鑒定工作合法、合規(guī)。（二）鑒定組織1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等確定其保管期限和存毀。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值高低和保管期限是否合理。3.效益評估法從檔案利用的社會效益和經(jīng)濟效益等方面評估檔案的價值，確定其存毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提交的檔案鑒定審批表進行審核，并組織相關(guān)人員對檔案進行逐件審查。3.根據(jù)審核和審查結(jié)果，檔案鑒定小組提出檔案存毀意見，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（五）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程安全、徹底。2.銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，嚴(yán)禁將檔案出售或贈送他人。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案鑒定小組負責(zé)人、監(jiān)銷人等簽字確認。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.促進檔案信息資源的共享和有效利用，為各單位的工作決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究等提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)自身檔案管理需求，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進行定制化開發(fā)和配置。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化。3.系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機制，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定。（三）檔案數(shù)字化1.對重要檔案和利用率較高的檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進行分類存儲，建立索引目錄，便于檢索和利用。（四）信息安全管理1