學(xué)生會檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會各部門及全體成員在開展各項工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)生會檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生會工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)生會設(shè)立檔案管理委員會，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌學(xué)生會檔案管理工作。檔案管理委員會下設(shè)檔案管理辦公室，作為日常檔案管理的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)。（二）職責(zé)分工1.檔案管理委員會職責(zé)制定和修訂學(xué)生會檔案管理制度。監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理辦公室的工作。審議重要檔案的保管期限、銷毀等事項。2.檔案管理辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。建立健全檔案管理臺賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱等情況。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，提出改進(jìn)建議。三、檔案分類及歸檔范圍（一）檔案分類學(xué)生會檔案分為綜合類、組織建設(shè)類、活動策劃與執(zhí)行類、宣傳推廣類、權(quán)益維護(hù)類、財務(wù)類等六大類。（二）歸檔范圍1.綜合類學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、報告等文件。學(xué)生會章程、規(guī)章制度、工作流程等。學(xué)生會組織架構(gòu)、成員名單及變動情況。學(xué)生會會議記錄、紀(jì)要、決議等。上級部門及學(xué)校相關(guān)文件、通知等。2.組織建設(shè)類學(xué)生會干部選拔、培養(yǎng)、考核等相關(guān)材料。學(xué)生會換屆選舉材料，包括選舉方案、候選人名單、選票、選舉結(jié)果等。學(xué)生會成員培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)等。學(xué)生會內(nèi)部組織活動的相關(guān)材料，如團(tuán)隊建設(shè)活動記錄等。3.活動策劃與執(zhí)行類各類活動的策劃書、方案、預(yù)算等。活動籌備過程中的相關(guān)文件，如活動通知、邀請函、場地申請材料等?；顒蝇F(xiàn)場照片、視頻、音頻等資料?；顒涌偨Y(jié)、評估報告等?；顒荧@獎證書、榮譽(yù)證書等。4.宣傳推廣類學(xué)生會宣傳資料，如海報、宣傳單頁、宣傳視頻等設(shè)計稿及成品。學(xué)生會官方網(wǎng)站、社交媒體賬號的運(yùn)營記錄，包括發(fā)布內(nèi)容、粉絲增長情況、互動數(shù)據(jù)等。新聞稿件、通訊稿、媒體報道等宣傳稿件。宣傳工作相關(guān)的策劃方案、總結(jié)報告等。5.權(quán)益維護(hù)類學(xué)生權(quán)益問題的反饋記錄、處理情況及結(jié)果。與學(xué)校相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)學(xué)生權(quán)益問題的文件、會議記錄等。權(quán)益維護(hù)活動的策劃方案、實施記錄及總結(jié)報告。6.財務(wù)類學(xué)生會經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報告。經(jīng)費(fèi)報銷憑證、賬目明細(xì)等財務(wù)資料。固定資產(chǎn)登記清單、采購合同等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對檔案材料進(jìn)行排序，確保同一類檔案的順序合理、邏輯清晰。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案整理人員填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理辦公室。2.檔案管理辦公室接收檔案后，對檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)生會重大決策、重要?dú)v史資料、具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：保管期限分為3年、5年、10年等，具體根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管要求1.檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案的損壞、霉變、蟲蛀等。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.學(xué)生會內(nèi)部成員因工作需要借閱檔案時，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理辦公室借閱。2.外單位人員因特殊原因需要借閱檔案時，需經(jīng)學(xué)生會檔案管理委員會批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人或檔案管理委員會審批簽字。3.檔案管理辦公室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行操作。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理辦公室應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理辦公室定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理委員會成員、檔案管理辦公室人員及相關(guān)部門代表組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限進(jìn)行評估，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理辦公室編制檔案銷毀清單，報檔案管理委員會審批。2.檔案管理委員會審批通過后，檔案管理辦公室組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)生會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理辦公室應(yīng)及時將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，