社區(qū)檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案信息的安全與保密，維護(hù)社區(qū)居民的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、社區(qū)工作人員、臨時聘用人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取積極有效的防范措施，防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案機(jī)密信息的人員范圍，確保信息知曉度最小化。4.全程管控原則：對檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)檔案保密制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，確保檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范性和保密性。3.負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的存儲、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案保密培訓(xùn)工作，提高全體工作人員的保密意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.對檔案的借閱、查閱、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.妥善保管檔案存儲設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，提供必要的服務(wù)和支持。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理，確保檔案信息安全。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。4.配合檔案管理部門做好檔案清查、盤點等工作，及時反饋檔案管理中存在的問題。三、檔案收集與整理保密要求（一）檔案收集1.各部門在收集檔案時，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，確保檔案收集過程中的信息安全。2.對于涉及居民個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，收集人員應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、加密傳輸?shù)取?.檔案收集過程中，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容及來源，嚴(yán)禁私自留存或銷毀檔案。（二）檔案整理1.檔案管理人員在整理檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善處理。2.對于不宜公開的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行遮蓋、涂抹等技術(shù)處理，防止信息泄露。3.在檔案整理過程中，要保持工作區(qū)域的整潔和有序，防止無關(guān)人員接觸檔案。四、檔案存儲保密措施（一）存儲場所1.設(shè)立專門的檔案存儲庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜。3.對庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲環(huán)境符合檔案保管要求。（二）存儲設(shè)備1.使用符合安全保密要求的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、光盤庫、磁帶庫等。2.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對存儲設(shè)備中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）存儲方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和類別，采用分類存儲的方式，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行排列上架，確保檔案存放有序。五、檔案利用保密規(guī)定（一）借閱與查閱1.嚴(yán)格限定檔案借閱與查閱的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能借閱或查閱相關(guān)檔案。2.借閱或查閱檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表或查閱登記表，注明借閱或查閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核借閱或查閱申請，對符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照審批意見提供檔案。4.借閱或查閱檔案時，必須在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。（二）使用與歸還1.借閱或查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。（三）特殊情況處理1.如因工作需要確需將檔案帶出檔案管理部門的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，確保檔案安全。2.對于涉及重要機(jī)密的檔案，如需在外部場所使用，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督，防止檔案信息泄露。六、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)檔案管理情況。3.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）外部審計1.定期邀請外部審計機(jī)構(gòu)對社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況和檔案管理的合規(guī)性。2.根據(jù)審計意見，及時整改檔案管理中存在的問題，完善檔案保密制度。（三）保密教育與培訓(xùn)1.定期組織開展檔案保密教育與培訓(xùn)工作，提高全體工作人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技術(shù)與方法等。3.通過培訓(xùn)，使工作人員熟悉檔案保密工作的重要性和操作流程，掌握必要的保密技能。七、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對于違反檔案保密制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重和造成的后果，明確相關(guān)人員的責(zé)任。2.因故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露的，應(yīng)追究直接責(zé)任人員的責(zé)任；因管理不善或工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露的，應(yīng)追究相關(guān)管理人員的責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反檔案保密制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違反檔案保密制度給社區(qū)或居民造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，