醫(yī)院檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，采取有效措施預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生，做到防患于未然。2.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常開展。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案安全管理，確保管理活動(dòng)的合法性、規(guī)范性。二、檔案安全管理職責(zé)（一）醫(yī)院檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.定期對(duì)醫(yī)院檔案安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高全體員工的檔案安全意識(shí)和技能。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，環(huán)境符合安全要求。5.對(duì)檔案數(shù)字化過程中的安全管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案的安全。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案安全管理，嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案安全制度，落實(shí)安全防范措施。3.配合醫(yī)院檔案管理部門開展檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問題。4.對(duì)本科室、部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案工作安全有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、保管和利用工作，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.熟練掌握檔案安全管理知識(shí)和技能，積極參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)。5.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，并配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。檔案應(yīng)分類存放，不同門類、載體的檔案應(yīng)分開存放。4.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他雜物，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。（二）檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得隨意涂改、損毀檔案。2.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行保管，如檔案盒、檔案袋、檔案柜等。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）檔案借閱與歸還1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須填寫借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量等信息。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）檔案移交與接收1.各科室、部門應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原科室、部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.檔案移交過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。四、檔案信息安全管理（一）檔案數(shù)字化管理1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合安全要求，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，以及數(shù)據(jù)備份設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等。3.數(shù)字化加工人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案數(shù)字化流程和安全要求，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保數(shù)字化過程的安全。4.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，確保數(shù)字化后的檔案圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)格式符合要求。5.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）檔案信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理和維護(hù)。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事故的發(fā)生。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.嚴(yán)格控制檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級(jí)別，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。5.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（三）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種形式，并根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的備份策略。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，異地存放，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等意外情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新備份。4.制定檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，明確在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)的恢復(fù)流程和責(zé)任人員，確保能夠快速、有效地恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。（四）檔案信息保密管理1.加強(qiáng)檔案信息保密教育，提高全體員工的保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉人員范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。在檔案利用過程中，如需提供涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。4.對(duì)違反檔案信息保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立醫(yī)院檔案安全應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)科室、部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院檔案安全應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急管理預(yù)案，組織應(yīng)急演練等。2.明確各成員在應(yīng)急管理中的職責(zé)分工，確保應(yīng)急管理工作有序開展。（二）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.制定完善的檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程、措施和責(zé)任人員。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等各類安全事故的應(yīng)急處置方案。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)撲救、人員疏散、數(shù)據(jù)恢復(fù)、現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)等環(huán)節(jié)。3.根據(jù)演練情況，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少事故損失。2.及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)事故現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行保護(hù)，以便進(jìn)行調(diào)查和取證。4.組織力量對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡可能恢復(fù)檔案的原貌和信息。5.對(duì)事故原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)醫(yī)院檔案安全管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各科室、部門檔案安全管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房安全、檔案整理與保管、檔案借閱與歸還、檔案信息安全、應(yīng)急管理等方面。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等多種形式，并結(jié)合實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方法進(jìn)行。（三）問題整改與跟蹤1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)