供應(yīng)商信息資料收集標(biāo)準(zhǔn)化工具使用指南一、適用情境本工具適用于企業(yè)采購(gòu)、供應(yīng)鏈管理、法務(wù)合規(guī)等場(chǎng)景，具體包括但不限于：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前，需全面收集供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)能力等基礎(chǔ)信息，評(píng)估合作可行性；年度供應(yīng)商復(fù)審：對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的資質(zhì)有效期、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行年度更新核查，保證持續(xù)合規(guī)；合作范圍拓展：當(dāng)供應(yīng)商新增產(chǎn)品/服務(wù)類別或合作區(qū)域時(shí)，需補(bǔ)充相關(guān)專項(xiàng)資質(zhì)信息；集團(tuán)化供應(yīng)商管理：跨區(qū)域、多業(yè)務(wù)板塊統(tǒng)一供應(yīng)商信息標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范化管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟一：明確收集范圍與目標(biāo)需求確認(rèn)：根據(jù)合作類型（如原材料采購(gòu)、服務(wù)外包、工程合作等），確定需收集的信息模塊（如基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況等）；責(zé)任分工：指定專人（如采購(gòu)專員、法務(wù)專員）牽頭，明確信息提供方（供應(yīng)商對(duì)接人）、審核方（部門負(fù)責(zé)人）及歸檔方（檔案管理員*）的職責(zé)。步驟二：向供應(yīng)商傳遞模板與要求發(fā)送模板：通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或指定渠道向供應(yīng)商提供《供應(yīng)商信息資料收集表（模板）》，明確填寫說明及截止時(shí)間；溝通要求：向供應(yīng)商說明信息真實(shí)性要求、文件格式（如PDF掃描件）及補(bǔ)充材料（如過往合作證明、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等），避免信息遺漏。步驟三：供應(yīng)商信息填寫與提交規(guī)范填寫：供應(yīng)商需按模板要求逐項(xiàng)填寫，保證信息完整、準(zhǔn)確（如統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、資質(zhì)有效期等關(guān)鍵信息不得缺項(xiàng)）；材料附件：同步提交資質(zhì)文件原件掃描件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證證書等），并在掃描件上加蓋供應(yīng)商公章。步驟四：企業(yè)內(nèi)部審核與校驗(yàn)形式審核：審核人員檢查表格填寫是否完整、附件是否齊全、格式是否符合要求，對(duì)缺項(xiàng)或格式不符的，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充；實(shí)質(zhì)審核：通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等官方渠道核驗(yàn)供應(yīng)商資質(zhì)真實(shí)性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照狀態(tài)、經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信記錄等），必要時(shí)可通過第三方機(jī)構(gòu)核實(shí)財(cái)務(wù)狀況或生產(chǎn)能力；跨部門會(huì)簽：涉及重大合作（如金額超50萬(wàn)元或高風(fēng)險(xiǎn)品類），需法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合審核資質(zhì)合規(guī)性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及供應(yīng)穩(wěn)定性。步驟五：信息錄入與歸檔系統(tǒng)錄入：審核通過后，將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)ERP或供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立唯一供應(yīng)商編碼，關(guān)聯(lián)歷史合作記錄；分類歸檔：紙質(zhì)版資料（含簽字蓋章的表格及附件）按供應(yīng)商名稱+年度分類存檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合作結(jié)束后5年。三、供應(yīng)商信息資料收集表（模板）模塊信息項(xiàng)填寫要求附件說明基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件（加蓋公章）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位代碼，準(zhǔn)確無(wú)誤同上注冊(cè)地址與經(jīng)營(yíng)地址需詳細(xì)到省、市、區(qū)（縣）、街道產(chǎn)權(quán)證明或租賃合同掃描件（如有）法定代表人姓名、聯(lián)系方式（辦公電話）法定代表人證件號(hào)碼掃描件（加蓋公章）授權(quán)聯(lián)系人姓名、職務(wù)、辦公電話、郵箱授權(quán)委托書掃描件（加蓋公章）資質(zhì)文件行業(yè)準(zhǔn)入許可證如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證等許可證掃描件（在有效期內(nèi)）體系認(rèn)證證書如ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證證書掃描件（附最新審核報(bào)告）產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證如CE認(rèn)證、3C認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)志認(rèn)證等認(rèn)證證書掃描件經(jīng)營(yíng)能力信息主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍與合作產(chǎn)品/服務(wù)相關(guān)產(chǎn)品說明書或服務(wù)方案簡(jiǎn)介產(chǎn)能/服務(wù)規(guī)模如月產(chǎn)量、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、覆蓋區(qū)域產(chǎn)能證明或服務(wù)案例說明主要客戶與合作案例近3年合作企業(yè)名稱、合作項(xiàng)目、金額合作合同關(guān)鍵頁(yè)掃描件（隱去敏感信息）財(cái)務(wù)與合規(guī)信息注冊(cè)資本貨幣單位（如人民幣/美元）驗(yàn)資報(bào)告掃描件（如有）上一年度財(cái)務(wù)狀況營(yíng)業(yè)收入、資產(chǎn)負(fù)債率等關(guān)鍵數(shù)據(jù)審計(jì)報(bào)告掃描件（加蓋公章）信用記錄無(wú)重大失信行為、未列入經(jīng)營(yíng)異常名錄信用中國(guó)查詢截圖（加蓋公章）其他補(bǔ)充信息特殊資質(zhì)/榮譽(yù)如高新技術(shù)企業(yè)、專精特新企業(yè)等資質(zhì)相關(guān)證書掃描件備注說明如其他需說明的事項(xiàng)（如合作限制條件）無(wú)四、關(guān)鍵使用提示信息真實(shí)性核驗(yàn)：供應(yīng)商提供的信息需與官方渠道一致，對(duì)存疑信息（如注冊(cè)資本異常、資質(zhì)過期）應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)充說明，必要時(shí)暫停合作流程；文件時(shí)效性管理：資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）需在有效期內(nèi)，臨近到期前3個(gè)月啟動(dòng)復(fù)審流程，保證信息持續(xù)有效；隱私與保密：供應(yīng)商提交的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感資料僅限內(nèi)部審核人員接觸，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)第三方，違反者按企業(yè)保密制度追責(zé)；動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如法定代表人變更、地址遷移、股權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整）時(shí)，需在變更后15個(gè)工作日內(nèi)