企業(yè)行政管理任務標準化手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政管理工作的核心流程，通過標準化操作提升工作效率、降低管理風險，保證各項行政任務有序開展。手冊適用于企業(yè)行政部門及各業(yè)務單元，相關人員需嚴格遵循本標準執(zhí)行，保證行政工作的統(tǒng)一性與規(guī)范性。第一章會議組織管理標準化1.1適用情境適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議，包括但不限于：周例會、月度總結(jié)會、專項工作推進會、部門協(xié)調(diào)會、外部來訪洽談會等。1.2標準化操作流程1.2.1會前準備明確會議信息：由會議發(fā)起部門/人員填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及）、參會人員范圍、預計時長及會議目標。審批會議安排：申請表提交至部門負責人審核，涉及跨部門會議或重要事項需報請分管領導審批。審批通過后，行政部門方可協(xié)調(diào)資源。發(fā)布會議通知：行政部門提前1個工作日通過企業(yè)通訊工具（如企業(yè)/釘釘）發(fā)送會議通知，包含會議主題、時間、地點、參會人員、議程及會議所需材料（如有）。重要會議需電話再次確認參會人員。準備會議物資：根據(jù)會議需求準備會議室、投影設備、麥克風、白板、筆、紙杯、飲用水等物資；線上會議需提前測試設備穩(wěn)定性，保證音視頻正常。1.2.2會中服務簽到與引導：參會人員到達后，在《會議簽到表》上簽字；行政部門安排專人引導參會人員就座，發(fā)放會議材料（如有）。設備與記錄：會議開始前5分鐘，保證投影、麥克風等設備正常運行；指定專人（一般為行政部門人員或會議發(fā)起部門人員）負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議決議、待辦事項、責任人及完成時限。秩序維護：會議期間，提醒參會人員將手機調(diào)至靜音或震動狀態(tài)，保持會場安靜；如遇特殊情況需離場，應向會議主持人說明。1.2.3會后工作整理會議紀要：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，會議記錄人根據(jù)記錄內(nèi)容整理《會議紀要》，經(jīng)會議發(fā)起部門負責人*審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關部門。跟蹤決議事項：行政部門負責跟蹤《會議紀要》中決議事項的落實情況，每周匯總進度并向分管領導*匯報，保證各項工作按時完成。會議室復位：會議結(jié)束后，行政部門檢查會議室物資是否齊全、設備是否關閉，清理會場衛(wèi)生，恢復會議室原狀。1.3相關表單模板1.3.1會議申請表會議主題會議時間年月日時分會議地點□線上□線下（具體位置）參會人員會議議程1.2.3.預計時長小時分鐘所需物資□投影□麥克風□白板□其他：會議目標部門負責人審核簽字：日期：分管領導審批簽字：日期：1.3.2會議簽到表會議名稱日期年月日序號姓名部門職務12…1.3.3會議紀要模板會議名稱會議時間年月日時分會議地點主持人參會人員記錄人會議議程及主要內(nèi)容：決議事項序號內(nèi)容責任人12附件（如有會議材料或照片）審核人簽字：日期：1.4關鍵控制點會議通知需提前至少1個工作日發(fā)出，保證參會人員有充足準備時間。會議記錄需客觀準確，重點突出決議事項及責任分工。會議紀要需在會后1個工作日內(nèi)分發(fā)，并明確決議事項的跟蹤責任人。會議室使用后需及時復位，保證物資無丟失、設備無損壞。第二章辦公用品采購與領用管理標準化2.1適用情境適用于企業(yè)日常辦公所需的消耗品（如筆、紙、文件夾等）和耐用品（如計算器、訂書機等）的采購與領用管理。2.2標準化操作流程2.2.1需求提報與審批部門需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品需求申請表》，列明物品名稱、規(guī)格型號、預估數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人*審核后提交至行政部門。匯總與審批：行政部門匯總各部門需求，編制《月度辦公用品采購計劃》，報請行政部門負責人及分管領導審批。審批通過后，方可啟動采購流程。2.2.2采購實施供應商選擇：優(yōu)先選擇與企業(yè)簽訂長期合作協(xié)議的供應商；對于臨時或小額采購，需至少對比2家供應商的價格及質(zhì)量，保證性價比。下單與驗收：采購訂單需注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間及付款方式；物品送達后，由行政部門與需求部門共同驗收，核對無誤后在《辦公用品入庫登記表》上簽字確認。2.2.3入庫與領用入庫管理：驗收合格的物品由行政部門統(tǒng)一入庫，并建立《辦公用品臺賬》，記錄物品名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息。領用登記：各部門領用辦公用品時，需填寫《辦公用品領用登記表》，列明領用物品、數(shù)量、領用人、領用日期等信息，經(jīng)部門負責人*簽字后領取。行政部門臺賬同步更新，保證賬實相符。2.2.4庫存管理定期盤點：行政部門每月末對辦公用品庫存進行盤點，核對臺賬與實際庫存數(shù)量，如有差異需查明原因并處理。庫存預警：對于低值易耗品，當庫存數(shù)量低于安全庫存量時，及時啟動采購流程，保證供應充足。2.3相關表單模板2.3.1辦公用品需求申請表部門申請日期年月日物品名稱規(guī)格型號預估數(shù)量用途部門負責人審核簽字：日期：2.3.2辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量供應商驗收人年月日年月日2.3.3辦公用品領用登記表領用日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領用人部門年月日年月日2.4關鍵控制點辦公用品需求需按月提報，避免臨時緊急采購影響工作。采購過程需遵循“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，保證采購合規(guī)性。領用登記需手續(xù)齊全，臺賬更新及時，防止物資流失。定期盤點庫存，保證賬實相符，避免積壓或短缺。第三章固定資產(chǎn)日常管理標準化3.1適用情境適用于企業(yè)單價在2000元以上、使用期限超過1年的資產(chǎn)，包括電腦、打印機、辦公家具、投影設備等。3.2標準化操作流程3.2.1資產(chǎn)入庫與登記資產(chǎn)驗收：新購資產(chǎn)送達后，由行政部門、使用部門及采購部門共同驗收，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確認無誤后填寫《固定資產(chǎn)入庫單》。信息登記：行政部門對驗收合格的資產(chǎn)進行編號、貼標簽，并建立《固定資產(chǎn)臺賬》，記錄資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、采購日期、使用部門、使用人、存放位置、原值等信息，同時同步錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。3.2.2資產(chǎn)領用與調(diào)撥領用手續(xù)：使用部門領用資產(chǎn)時，需填寫《固定資產(chǎn)領用申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部門負責人審批后，領取資產(chǎn)并簽字確認。臺賬同步更新使用人及存放信息。內(nèi)部調(diào)撥：因工作需要，資產(chǎn)需在部門間調(diào)撥時，由調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)調(diào)出部門負責人、行政部門負責人審批后，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，臺賬同步更新調(diào)撥信息。3.2.3日常維護與盤點日常維護：使用人負責資產(chǎn)的日常清潔和簡單維護，如發(fā)覺故障需及時向行政部門報修；行政部門定期聯(lián)系專業(yè)人員進行設備檢修，保證資產(chǎn)正常運行。定期盤點：行政部門每半年組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實際資產(chǎn)信息，保證賬實相符；對盤盈、盤虧或毀損的資產(chǎn)，需查明原因，并報請分管領導*審批后處理。3.2.4資產(chǎn)報廢與處置報廢申請：資產(chǎn)因達到使用年限、損壞無法修復或技術淘汰等原因需報廢時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)名稱、編號、報廢原因等信息，經(jīng)技術部門鑒定、行政部門負責人審核、分管領導*審批后，方可辦理報廢手續(xù)。處置流程：報廢資產(chǎn)由行政部門統(tǒng)一回收，按照企業(yè)相關規(guī)定進行處置（如變賣、捐贈等），處置收入需及時上交財務部門。3.3相關表單模板3.3.1固定資產(chǎn)入庫單入庫日期年月日采購單號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應商驗收情況□合格□不合格（不合格原因：）驗收人簽字：采購人簽字：行政部門登記編號：貼簽位置：日期：3.3.2固定資產(chǎn)領用申請表資產(chǎn)名稱編號規(guī)格型號數(shù)量申請部門使用人領用原因□新領用□調(diào)換□其他：部門負責人審核簽字：日期：行政部門審批簽字：日期：3.3.3固定資產(chǎn)盤點表盤點日期年月日盤點人資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量3.4關鍵控制點資產(chǎn)入庫時需嚴格驗收，保證信息準確無誤后方可登記入賬。資產(chǎn)領用與調(diào)撥需辦理正規(guī)手續(xù)，臺賬更新及時，明確使用責任人。定期盤點資產(chǎn)，保證賬實相符，對盤盈盤虧需及時處理并上報。資產(chǎn)報廢需經(jīng)專業(yè)鑒定和審批，按規(guī)定流程處置，避免資產(chǎn)流失。第四章企業(yè)訪客接待管理標準化4.1適用情境適用于外部單位來訪、客戶洽談、面試應聘、合作交流等所有訪客接待場景。4.2標準化操作流程4.2.1訪客預約與信息登記預約受理：訪客需提前1-2個工作日通過電話、企業(yè)通訊工具等方式向被訪部門/人員提出預約，說明來訪單位、姓名、職務、來訪人數(shù)、事由、預計停留時間及聯(lián)系方式。信息登記：被訪部門/人員收到預約后，填寫《訪客預約登記表》，并同步至行政部門；行政部門核對預約信息，確認無誤后回復訪客“預約成功”。4.2.2接待準備通知相關人員：行政部門提前1天將被訪部門、接待人員、訪客信息及接待安排通知至相關部門及人員。準備接待物資：根據(jù)訪客級別及接待需求，準備會議室、茶水、咖啡、紙巾、企業(yè)宣傳資料等；重要訪客需提前布置會議室，保證環(huán)境整潔、設備齊全。4.2.3迎接與引導前臺接待：訪客到達后，前臺人員主動上前問候，核對《訪客預約登記表》信息，要求訪客出示有效證件（證件號碼、駕駛證等），登記證件號碼，發(fā)放《訪客證》（佩戴于左胸顯眼位置）。引導至接待區(qū)域：前臺人員通知被訪部門/人員，引導訪客至指定會議室或接待區(qū)域；如被訪人員暫時無法接待，需安排訪客在等候區(qū)稍作等待，并提供茶水。4.2.4接待服務與送別接待服務：被訪人員到達后，與訪客握手問候，引導入座；接待過程中，行政部門根據(jù)需要提供續(xù)水、打印文件等服務；注意控制接待時間，保證高效溝通。送別訪客：接待結(jié)束后，被訪人員陪同訪客至企業(yè)門口，禮貌道別；前臺人員收回《訪客證》，并在《訪客接待記錄表》上登記離店時間。4.3相關表單模板4.3.1訪客預約登記表預約日期年月日預約編號來訪單位來訪人員姓名職務聯(lián)系方式來訪人數(shù)人到達時間年月日時分離店時間預計：時分事由被訪部門被訪人員行政部門確認簽字：日期：4.3.2訪客接待記錄表接待日期年月日訪客姓名來訪單位到達時間：離店時間：接待人員接待內(nèi)容前臺接待簽字：4.4關鍵控制點訪客預約信息需準確登記，包括單位、姓名、事由等關鍵信息?！对L客證》需規(guī)范佩戴，保證訪客在企業(yè)活動區(qū)域可被識別。接待過程中需注意禮儀規(guī)范，保持企業(yè)良好形象。訪客離開后，需及時收回《訪客證》并記錄離店時間，保證安全。第五章內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)與歸檔管理標準化5.1適用情境適用于企業(yè)內(nèi)部各類文件，包括但不限于通知、請示、報告、制度、會議紀要、工作計劃等的起草、審核、分發(fā)、歸檔管理。5.2標準化操作流程5.2.1文件起草內(nèi)容規(guī)范：文件起草需符合企業(yè)公文格式要求，標題簡潔明了、內(nèi)容條理清晰、數(shù)據(jù)準確無誤、語言簡練規(guī)范。涉及跨部門內(nèi)容的，需提前征求相關部門意見。格式統(tǒng)一：文件標題使用二號黑體，使用三號仿宋GB2312，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體GB2312，行距為28磅，頁碼位于頁面底端居中。5.2.2文件審核與審批部門審核：文件起草完成后，提交至部門負責人*審核，重點審核內(nèi)容真實性、合規(guī)性及部門間協(xié)調(diào)性。審核通過后，在《文件流轉(zhuǎn)審批單》上簽字。會簽與審批：涉及跨部門文件需相關部門會簽；重要文件（如制度、請示等）需報請分管領導或總經(jīng)理審批。審批人在《文件流轉(zhuǎn)審批單》上簽署意見及姓名、日期。5.2.3文件印發(fā)與分發(fā)排版與校對：審批通過的文件由行政部門統(tǒng)一排版，起草人需對排版后的文件進行校對，保證無錯別字、格式無誤。印發(fā)登記：文件需加蓋企業(yè)公章或部門章，填寫《文件印發(fā)登記表》，列明文件名稱、文號、印發(fā)份數(shù)、分發(fā)部門/人員等信息，分發(fā)時需由接收人簽字確認。5.2.4文件歸檔收集與整理：每月末，各部門將已辦結(jié)的文件原件（含審批單、印發(fā)件）整理后交至行政部門；行政部門按文件類別（如行政類、財務類、人事類）進行分類、排序、編頁。歸檔與保管：整理好的文件裝入檔案袋，標注檔案名稱、年度、部門、檔號等信息，存入專用檔案柜；電子文件同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證存儲安全。借閱與銷毀：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部門負責人審批后，在檔案室借閱，閱后及時歸還；超過保管期限的檔案，需經(jīng)鑒定后按規(guī)定程序銷毀，并做好銷毀記錄。5.3相關表單模板5.3.1文件流轉(zhuǎn)審批單文件名稱文件編號起草部門起草人起草日期年月日審核流程部門負責人*→相關部門會簽→分管領導*→總經(jīng)理*審核意見部門負責人*：簽字：日期：審批意見分管領導*：