辦公室文秘工作規(guī)范與流程手冊一、崗位定位與核心職責辦公室文秘是單位運轉(zhuǎn)的“樞紐節(jié)點”，承擔承上啟下、內(nèi)外銜接、參謀輔政、服務(wù)保障的核心職能，職責圍繞“文、會、事、人”四個維度展開：文書處理：統(tǒng)籌公文收發(fā)、起草、審核、歸檔，確保政令傳達準確高效；會議管理：全流程組織會議（籌備、記錄、督辦），保障決策部署落地；協(xié)調(diào)溝通：銜接上下級、內(nèi)外部關(guān)系，推動跨部門協(xié)作與問題解決；信息服務(wù)：收集、整理、報送關(guān)鍵信息，為決策提供數(shù)據(jù)支撐；事務(wù)保障：承擔接待、檔案、印章、保密等事務(wù)性工作，筑牢管理底線。二、日常工作規(guī)范（一）文書處理規(guī)范1.收文流程（外來公文/內(nèi)部流轉(zhuǎn)件）簽收登記：核對來文編號、份數(shù)、密級，登記文號、標題、來源、收文時間；擬辦呈批：結(jié)合文件內(nèi)容提出“閱知、承辦、轉(zhuǎn)辦”建議，附簽批單呈部門負責人或分管領(lǐng)導(dǎo)批示；分辦督辦：按批示轉(zhuǎn)交承辦部門，明確辦結(jié)時限（事務(wù)性文件≤3個工作日，重要文件≤5個工作日），定期跟蹤進度；辦結(jié)歸檔：承辦部門反饋結(jié)果后，復(fù)核文件完整性，標注“已辦結(jié)”并移交檔案室。2.發(fā)文流程（單位對外/對內(nèi)發(fā)文）擬稿核稿：起草人撰寫公文（請示、報告、通知等），部門負責人審核內(nèi)容準確性、格式規(guī)范性；會簽簽發(fā)：涉及多部門的公文需相關(guān)部門會簽，最終由單位負責人簽發(fā)（涉密文件需履行保密審批）；排版印制：按《黨政機關(guān)公文格式》排版，印制前校對文號、落款、附件等細節(jié)，加蓋公章；分發(fā)歸檔：通過機要、郵件或OA系統(tǒng)分發(fā)，同步留存電子、紙質(zhì)版檔案，填寫發(fā)文登記簿。（二）會議組織規(guī)范1.會前籌備方案擬定：明確會議主題、時間、地點、參會人員（列席、特邀）、議程、材料清單；通知傳達：提前1-2個工作日發(fā)會議通知（線上+線下提醒），確認參會人員回執(zhí)；材料準備：收集、整理會議材料（匯報稿、議程表、簽到表等），提前1天送審；會場布置：調(diào)試音響、投影，擺放席卡、資料、茶水，檢查會場衛(wèi)生與安全。2.會中服務(wù)簽到管理：提前15分鐘組織簽到，統(tǒng)計缺席人員并通報主持人；記錄紀要：同步記錄會議決議、任務(wù)分工、時間節(jié)點，會后24小時內(nèi)形成《會議紀要》初稿；應(yīng)急保障：備好備用設(shè)備、急救藥品，及時處理設(shè)備故障、人員突發(fā)狀況。3.會后督辦紀要簽發(fā)：《會議紀要》經(jīng)參會領(lǐng)導(dǎo)審核后，3個工作日內(nèi)印發(fā)至相關(guān)部門；任務(wù)跟蹤：建立“任務(wù)-責任人-時限”臺賬，每周/月督辦進度，向領(lǐng)導(dǎo)反饋執(zhí)行情況。（三）溝通協(xié)調(diào)規(guī)范1.內(nèi)部溝通向上匯報：采用“結(jié)論先行+數(shù)據(jù)支撐+方案建議”結(jié)構(gòu)（例：“本周A項目已完成80%，需協(xié)調(diào)B部門解決XX問題，建議采取XX措施”）；向下傳達：明確任務(wù)目標、標準、時限，同步提供資源支持（例：“請于周五17:00前提交XX報告，模板見附件，有疑問可溝通”）；跨部門協(xié)作：提前梳理需求，用“需求+價值+協(xié)作點”溝通（例：“因XX工作需要，需貴部門提供XX數(shù)據(jù)，將助力共同完成XX目標，能否周三前反饋？”）。2.外部溝通接待來訪：起身迎接、茶水招待，記錄訴求后按“首問負責制”轉(zhuǎn)辦；對外聯(lián)絡(luò)：使用禮貌用語（例：“您好，這里是XX單位辦公室，請問有什么可以幫您？”），重要事項同步留痕（郵件、短信確認）。（四）檔案管理規(guī)范1.分類歸檔按“年度-類別-項目”分類（例：2024年-行政類-人事制度修訂），電子與紙質(zhì)檔案同步歸檔；涉密檔案單獨存放、標注密級，借閱需履行審批手續(xù)。2.借閱流程內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱單》，部門負責人簽字后借閱，限期歸還（≤7天）；三、核心工作流程（一）公文起草與審批流程1.調(diào)研醞釀：收集政策文件、歷史資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，與業(yè)務(wù)部門溝通需求，形成寫作思路；2.框架搭建：按公文類型確定結(jié)構(gòu)（例：請示需“背景+事項+建議”，報告需“進展+問題+計劃”）；3.初稿撰寫：語言簡潔正式，避免口語化（例：“擬于本月開展調(diào)研”而非“打算這個月做調(diào)研”），數(shù)據(jù)精確（如必要）；4.多級審核：部門負責人審“內(nèi)容合規(guī)性”，辦公室審“格式規(guī)范性”，法律顧問審“法律風(fēng)險點”，最終由簽發(fā)人定稿。（二）接待工作流程（公務(wù)/來訪接待）1.前期對接：確認接待對象（身份、人數(shù)、行程）、目的，制定《接待方案》（行程、食宿、陪同人員）；2.資源協(xié)調(diào)：預(yù)訂會議室、酒店、車輛，準備宣傳資料、禮品（按需），提前踩點檢查路線；3.現(xiàn)場服務(wù)：提前30分鐘到崗，引導(dǎo)接待對象，介紹單位情況，及時響應(yīng)需求（調(diào)整行程、解決突發(fā)問題）；4.后續(xù)跟進：整理接待記錄，匯報成果，跟進合作意向或問題進度，歸檔接待資料。（三）突發(fā)事件應(yīng)對流程1.快速響應(yīng)：第一時間向部門負責人報告事件（時間、地點、性質(zhì)、影響范圍），同步啟動應(yīng)急預(yù)案；2.協(xié)同處置：聯(lián)系安保、后勤、業(yè)務(wù)部門組建臨時工作組，按預(yù)案分工（信息發(fā)布、現(xiàn)場管控等）；3.信息報送：每小時向領(lǐng)導(dǎo)更新進展，重大事件按規(guī)定向主管部門報告，避免信息誤傳；4.復(fù)盤優(yōu)化：事件結(jié)束后3個工作日內(nèi)形成《復(fù)盤報告》，總結(jié)經(jīng)驗，完善應(yīng)急預(yù)案。四、職業(yè)素養(yǎng)與能力提升（一）核心素養(yǎng)要求1.文字功底：熟練掌握公文、總結(jié)、講話稿寫作，定期閱讀《人民日報》《求是》學(xué)習(xí)行文邏輯；2.溝通能力：具備“同理心+分寸感”，傾聽時記錄要點，表達時條理清晰、語氣謙和；3.應(yīng)變能力：面對突發(fā)情況（如會議材料錯誤），快速提出替代方案（例：材料錯誤時，立即聯(lián)系文印室重印，同步發(fā)電子版應(yīng)急）；4.保密意識：不泄露未公開文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、敏感數(shù)據(jù)，涉密文件單獨存放、雙人保管。（二）自我提升路徑1.建立學(xué)習(xí)清單：每月精讀1本公文寫作書籍（如《公文寫作要領(lǐng)與范例》），分析3-5篇優(yōu)秀公文結(jié)構(gòu)；2.復(fù)盤工作案例：每周記錄1個“成功/失誤”案例（例：“會議超時20分鐘，原因是議程設(shè)置過滿，下次需精簡環(huán)節(jié)”）；3.參與行業(yè)交流：加入文秘社群，分享經(jīng)驗、請教難題，關(guān)注“秘書工作”